Scannen in het magazijn: dit zijn de voordelen

Scannen. De wereld raakt er steeds meer vertrouwd mee. Bijna iedereen heeft in de supermarkt weleens zelf zijn boodschappen gescand, waardoor wachten in een lange rij bij de kassa niet meer nodig is. Maar ook op het vliegveld zorgt een scan van de label aan de koffer ervoor dat de bagage daadwerkelijk op de band ligt na aankomst op de bestemming. Tenminste, als alles goed gaat.

Ook in het magazijn heeft scannen vele voordelen. Naast dat het zorgt voor het optimaliseren van de voorraad en vergroten van de leverbetrouwbaarheid, voorkomt het zoeken en controleren en verbetert dit de doorlooptijden. Hiermee bespaart een bedrijf tijd en dus geld.

Vragen

Voor gebruik in magazijnen bestaan er al jaren prima scanapparatuur en andere voorzieningen. Toch staat een flink deel van de mkb-bedrijven daar nog huiverig tegenover. Zij zitten vooral met vragen als ‘wat dat kost dat allemaal?’, ‘hoe snel verdien ik dat terug?’ en ‘welke apparatuur heb ik allemaal nodig?’ Ook zijn er vragen over de betrouwbaarheid van de systemen; onbekend maakt nog altijd onbemind.

Fouten uitgesloten

Wat die betrouwbaarheid betreft kunnen we kort zijn, zegt Arjen Lagerweij, logistiek consultant bij evofenedex. “Stel, je moet 10 telefoonnummers opschrijven van elk 10 cijfers. Dan is er een behoorlijk grote kans dat je ergens een fout maakt. Een scanner maakt zo’n fout niet; die neemt zo’n cijferreeks gewoon over, desnoods een paar 100 keer per dag. Fouten zijn dan uitgesloten.”

Realtime-informatie

Maar dat is nog maar het begin. Want als een product in het magazijn eenmaal gescand is, kun je met die informatie nog veel meer doen. Neem alleen al realtime-informatie. Van het betrokken voorwerp – laten we een rode koffiebeker nemen – is dan bekend waar het is gemaakt, van welk materiaal, wat de prijs ervan is, wanneer het is binnengekomen, hoeveel bekers er in een verpakking zitten, en ga zo maar door. In een goed georganiseerd magazijn is het bovendien bekend wáár in het gebouw de koffiebeker precies ligt en hoeveel er nog in voorraad zijn. Als de laatste rode koffiebeker besteld is, wordt dat meteen doorgegeven aan de website. Daar kan dan een melding komen dat er even geen rode koffiebekers beschikbaar zijn, maar nog wel 2000 blauwe en 893 witte.

Informatiestroom

“Wat je uiteindelijk wilt bereiken is dat als een klant een order plaatst, je de keten van levering meteen in gang zet”, legt Arjen Lagerweij uit. “De order komt het systeem binnen en dat zet meteen een informatiestroom op gang die vooruit loopt op je goederenstroom. Het bewuste artikel (of een hele pallet daarvan) wordt opgezocht in het magazijn en de transporteur krijgt alvast een seintje. Je kunt zelfs – als het om export gaat – de douanedocumenten alvast laten opstellen en aan de douane melden dat er wat aankomt. Je doorlooptijden worden stukken sneller en je belast je medewerkers minder, want een tweede controle is bij scannen niet nodig.”

Magazijnvoorraad

Dat laatste komt doordat, door te scannen, de basis van de magazijnvoorraad is vastgelegd. Eenmaal goed gescand is alles over een bepaald product bekend: waar het staat, wat de kleur ervan is, wie het heeft gefabriceerd, en ga zo maar door. Handmatige controles achteraf zijn dan overbodig. Dat bespaart tijd en geld.   

Inspiratiesessie

Overweeg je te starten met scannen? Of denk je meer te kunnen halen uit je scanapparatuur? Op maandag 22 mei organiseert evofenedex de inspiratiesessie ‘Starten met scannen in het magazijn’ in Zoetermeer. Naast het delen van basiskennis laten we je verschillende scanapparaten en technieken ervaren in ons eigen magazijn. Deze bijeenkomst is exclusief voor leden van evofenedex.