“Virtuele aanpak zal blijven in combinatie met een fysieke activiteit”

Leestijd 7 minuten

25-3-2021  Wie even gaat googelen, ontdekt al snel dat je komende maanden mee kunt gaan met allerlei handelsmissies naar alle windrichtingen, maar dan wel virtueel. “Ja, wij zijn inderdaad zeer actief met digitale handelsmissies. In essentie verschilt de situatie eigenlijk niet veel met de tijd voor corona”, aldus Tjerk Opmeer (foto hierboven) directeur Internationale Programma's bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). In dit interview vertelt hij alles over het hoe en waarom van zo’n digitale missie.

Volgens de ervaring van de RVO is de vraag naar digitale handelsmissies vrijwel net zo groot als naar hun vertrouwde, fysieke tegenhanger. “Het aantal bedrijven dat deelneemt aan een virtuele missie is ongeveer gelijk aan dat van een fysieke. Ook zijn de achtergrond en doelen van de deelnemers net zo gevarieerd als altijd. Wij zien dat de digitale missies net als de fysieke goed werken voor het informeren van bedrijven over de markt en kansen in het betreffende land, en bijdragen aan het leggen van contacten en opbouwen van een netwerk daar”, vertelt Tjerk Opmeer.

“In maart 2020 was het door het zich snel verspreidende coronavirus even zoeken naar mogelijkheden, maar daarna zijn we snel overgestapt op digitale missies. Uiteindelijk hebben we vorig jaar negen missies met een bewindspersoon georganiseerd. Voor dit jaar zijn vijftien tot twintig missies onder leiding van een bewindspersoon gepland. Daarnaast organiseren wij nog allerlei missies zonder bewindspersonen, en zijn er privaat georganiseerde missies en business-to-businessmissies, allemaal digitaal.”

Fysiek versus digitaal

Als wij Tjerk vragen waarin fysieke en digitale handelsmissies nu van elkaar verschillen, zegt hij: “Voor zakendoen blijft fysiek contact echt een pré. Dat kun je virtueel gewoon niet nabootsen. Ook cultuurverschillen spelen een belangrijke rol en zijn niet altijd digitaal oplosbaar. Een ander belangrijk verschil is dat bij fysieke missies deelnemers toegewijd bezig zijn met ‘hun’ missie omdat ze op dat moment zelf in het land zijn, hun afwezigheidsassistent aan hebben staan en niet beschikbaar zijn voor anderen. Bij een digitale missie blijven deelnemers vaak chatten, bellen en overleggen, waardoor het moeilijker is hun aandacht vast te houden. Vanuit deelnemersperspectief is dit juist een voordeel omdat mensen de missie makkelijker kunnen combineren met hun dagelijkse werk. Omdat er geen reis- en verblijfskosten zijn, is de prijs van digitale handelsmissies bovendien aanzienlijk lager dan die van fysieke.” Op www.rvo.nl staan de actuele prijzen.

Een ander verschil is dat het programma van een fysieke handelsmissie uitgebreider is dan dat van een virtuele. De reden hiervoor is dat een aantal programmaonderdelen, zoals bedrijfsbezoeken, gewoonweg niet een-op-een digitaal gekopieerd kunnen worden, leren wij van Tjerk. “Het is voor ons een extra uitdaging in minder tijd een uitgebreid programma neer te zetten dat net zoveel zakelijke kansen creëert als een echte handelsmissie. Een virtuele missie vraagt van zowel organisatie als deelnemers dan ook een andere manier van denken. Sessies zijn korter, en interactie en culturele invloeden zijn anders. Bovendien hebben tijdsverschillen meer impact.”

Achtergrond - Op handelsmissie vanachter je bureau, hoe gaat dat?

Twee verschillende instrumenten

Tjerk ziet digitale en fysieke handelsmissies als twee verschillende instrumenten, die elkaar uiteindelijk moeten aanvullen om nieuwe markten te verkennen en op te bouwen. “Een virtuele missie is een goed instrument om in deze tijd van niet kunnen reizen toch contacten te kunnen leggen, relaties te onderhouden en je alvast voor te bereiden op een fysieke ontmoeting in de - hopelijk zeer nabije - toekomst. Je krijgt veel relevante informatie over zakendoen in het betreffende land, kansen op de lokale markt en specifieke sectorinformatie. Na afloop beschik je over een netwerk van Nederlandse en buitenlandse bedrijven, instellingen en overheidspartijen die jou van dienst kunnen zijn en je ‘warm’ kunnen introduceren. Op deze wijze is het eerste contact alvast gelegd en de introductie gedaan. Ook kun je beginnen met het verkennen van zaken om straks, als fysieke ontmoetingen weer mogelijk zijn, meteen de juiste vervolgstappen te kunnen maken. Want in de meeste gevallen is toch een fysieke ontmoeting, locatiebezichtiging of bedrijfsbezoek nodig om definitief tot zaken te kunnen komen.”

Valkuil

Tjerk waarschuwt dat virtuele handelsmissies voor deelnemers ook een valkuil hebben. “Hoewel je tijdens de inhoudelijke sessies veel informatie toegezonden krijgt, staat of valt het succes met de mate waarin je als deelnemer zelf actief bent op het platform. Want niemand komt spontaan naast je staan. Nog meer dan bij een fysieke missie moeten deelnemers zelf contacten leggen, opvolging geven aan gelegde contacten en relaties verder uitbouwen. Een goed digitaal visitekaartje is hierbij onmisbaar. Bovendien zul je moeten investeren in het bekijken van deelnemersprofielen en zelf anderen moeten aanspreken. Het is daarom goed dat we bij virtuele missies zien dat bedrijven heel actief zijn in het analyseren van alle aanwezige bedrijfsprofielen van zowel de Nederlandse als de buitenlandse zijde. Ook zien we dat veel bedrijven zeer actief gebruikmaken van de mogelijkheid zelf een-op-een gesprekken te houden.”

Achtergrond - Op handelsmissie vanachter je bureau, hoe gaat dat?

Virtuele matchmaking

Wie ambities heeft in een bepaald land en daar snel de juiste contacten wil leggen, vind alle handelsmissies van de overheid op www.rvo.nl. Bedrijven worden daarvandaan doorverwezen naar een online platform waar ze zich kunnen registreren en hun bedrijfsprofiel kunnen uploaden. “Dit bedrijfsprofiel is het visitekaartje van het bedrijf, waarmee dit zich presenteert aan anderen binnen de missie en in het ontvangende land. Het platform is de virtuele omgeving waarbinnen het hele missieprogramma plaatsvindt”, aldus Tjerk.

Om Nederlandse bedrijven in contact te brengen met potentiële zakenpartners, overheidspartijen en tegenhangers in het buitenland, zorgt RVO voor inhoudelijke webinars en virtuele matchmaking. Tjerk: “Wij nodigen bedrijven en instellingen uit het ‘ontvangende land’ uit deel te nemen aan gezamenlijke webinars en in gesprek te gaan met Nederlandse deelnemers. Dit leidt dan tot een basisprogramma dat doorgaans minimaal bestaat uit een openingsbijeenkomst, een of meer sectorspecifieke webinars en uitgebreidere matchmaking; net als bij fysieke missies. Sterker nog, we bieden nu twee vormen aan. Enerzijds kunnen deelnemers op eigen initiatief een-op-een afspraken plannen met (buitenlandse) partijen van hun interesse. Anderzijds bieden we net als bij fysieke missies de professionele matchmaking op maat. Met dat verschil dat de afspraken nu via videoconferencing plaatsvinden. Ook bij digitale missies maken we hierbij gebruik van lokale of Nederlandse professionals die gespecialiseerd zijn in de markt en het land en de Nederlandse posten. Vaak breiden wij dit basisprogramma uit met algemene webinars over bijvoorbeeld financiën of zakendoen in het betreffende land en/of meer diepgaande thematische deelsessies.”

Als wij Tjerk vragen of digitale handelsmissies slechts een tijdelijke oplossing zijn nu we niet kunnen reizen of dat deze zullen blijven, antwoordt hij: “Gezien de positieve ontvangst bij bedrijven gaan wij ervanuit dat een virtuele aanpak zal blijven maar dan in combinatie met een fysieke activiteit. Bijvoorbeeld door eerst een digitale missie te organiseren die zich richt op de marktverkenning, informatie-uitwisseling en het leggen van de eerste contacten. Vervolgens geven we daar in een fysieke missie een vervolg aan met een verdiepend lokaal programma waarvoor persoonlijke aanwezigheid essentieel is.”

Tips

  1. Verdiep je in de cultuur en gebruiken, net als bij fysieke handelsmissies;
  2. Zorg voor een volledig en aantrekkelijk bedrijfsprofiel dat goed omschrijft waar jouw organisatie voor staat. Wat zoek je en wat heb je te bieden? Dit is jouw visitekaartje en bepaalt of iemand anders digitaal contact met jou wil leggen;
  3. Ga actief aan de slag op het platform en investeer tijd in het doornemen van de deelnemersprofielen van anderen;
  4. Geef vervolg aan de gelegde contacten. In de meeste landen moet je een relatie opbouwen voordat je zaken kunt doen;
  5. Leg ook contacten binnen de Nederlandse delegatie en met de mensen van de ambassade of het ambassadenetwerk. Via het platform van RVO kun je ook gesprekken voeren met andere Nederlandse deelnemers. Ook dit zijn waardevolle contacten doordat zij jou introduceren in hun netwerk of jullie samen een markt kunnen benaderen. Al dan niet met behulp van de regeling Partners for International Business;
  6. Gebruik de instrumenten, regelingen en het lokale netwerk die de overheid te bieden heeft. Bezoek www.rvo.nl en bel voor vragen naar +31(0)88 0424 242.

Auteur: Gerben J. Sas. Dit artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.