Algemene voorwaarden check doen door nieuwe Incoterms® 2020

Algemene voorwaarden zijn voor ondernemers een onmisbare tool bij risicomanagement.

01-11-2019  De inwerkingtreding van de nieuwe ICC Incoterms® 2020 op 1 januari is een goede aanleiding voor ondernemers om de algemene voorwaarden weer eens onder de loep te nemen en ze eventueel te (laten) actualiseren.

Algemene voorwaarden zijn voor ondernemers een onmisbare tool bij risicomanagement. Het is nu eenmaal onmogelijk iedere transactie uit te onderhandelen tot het laatste detail. Het regelmatig (laten) actualiseren van de algemene voorwaarden is geen overbodige luxe. De inwerkingtreding van de nieuwe ICC Incoterms® 2020 op 1 januari is daarvoor een goede aanleiding. 

Algemene voorwaarden zijn een soort standaardvoorwaarden die een ondernemer van tevoren opstelt om bij zijn transacties te gebruiken. Door het hanteren van algemene voorwaarden is er minder administratieve rompslomp en weet de koper precies onder welke voorwaarden zaken wordt gedaan. Algemene voorwaarden vervangen in detail uitonderhandelde overeenkomsten echter niet. Uiteraard moet de verkoper, ook bij gebruik van algemene voorwaarden, de belangrijkste punten van de overeenkomst in een aparte overeenkomst vastleggen, en dan met name product en prijs. Dit kan bijvoorbeeld gemakkelijk in een offerte waarin product en prijs worden omschreven en die voor het overige naar de algemene voorwaarden verwijst.

Maatwerk

Het opstellen van algemene voorwaarden is maatwerk. Organisaties verschillen immers van elkaar en bij het inkaderen van de bedrijfsrisico’s moet daarmee rekening worden gehouden. Of een bedrijf al dan niet ook internationaal zakendoet, is bijvoorbeeld een aandachtspunt.

Belangrijk is dat de koper vóór het afsluiten van de order een redelijke mogelijkheid heeft gekregen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Als in een later stadium naar de voorwaarden wordt verwezen, bijvoorbeeld op de orderbevestiging of op de factuur, is dat meestal te laat. Zeker bij exporttransacties is het advies om algemene voorwaarden met de offerte mee te sturen. 

Een van de onderwerpen die in de algemene voorwaarden niet mag ontbreken, is ‘leveringscondities’. Voor het vastleggen van deze condities is het gebruik van Incoterms een goede en in het nationale en internationale verkeer veelvuldig gebruikte manier. De Incoterms worden vastgesteld en gepubliceerd door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC) in Parijs en betreffen standaardafspraken over de rechten en plichten van de koper en verkoper bij het leveren van de producten. Door het verwijzen naar een Incoterms-conditie is het voor de koper direct duidelijk wie welke verplichtingen heeft, wie tot waar het transport regelt, wie de verzekeringen, vergunningen en andere formaliteiten regelt en het punt waarop de kosten en risico’s overgaan op de koper.

Leveringswijze

Bij het bepalen van de leveringsconditie is het van belang goed te letten op wat er in de rest van de algemene voorwaarden is bepaald. Als bijvoorbeeld de leveringswijze of de bepaling wie verantwoordelijk is voor de verpakkingskosten, niet overeenkomen met de gekozen Incoterms-conditie, kunnen problemen ontstaan. Daarnaast mag de gekozen Incoterms-conditie niet conflicteren met de gekozen betalingsconditie.
Tevens is het belangrijk te weten wat de Incoterms níet regelen, omdat hier nogal wat misverstanden over bestaan. Zo bepalen de Incoterms niet het moment van eigendomsoverdracht. Daarnaast zijn Incoterms slechts gericht op de verhouding tussen koper en verkoper en niet op de verhouding tussen vervoerder of expediteur en opdrachtgever. 

In de algemene voorwaarden mogen verder de volgende onderwerpen niet ontbreken: leveringstermijnen, betalingsvoorwaarden, eigendomsvoorbehoud, aansprakelijkheid, toepasselijk recht en bevoegde rechter. Het advies is om de algemene voorwaarden eens na te lopen om te zien of en hoe er verwezen wordt naar de Incoterms. Daarbij is het van belang meteen de nieuwe Incoterms mee te nemen.

Quick scan en meer informatie

Ondernemers kunnen bij ons terecht voor een - voor leden kosteloze - quick scan algemene voorwaarden. Ook is het mogelijk de voorwaarden volledig te laten screenen en aanpassen tegen een aantrekkelijk uurtarief.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder