Een goede Incoterms®-policy voorkomt problemen

Leestijd : 3 minuten

12-11-2021  De meeste Nederlandse exporteurs en importeurs gebruiken de ICC Incoterms® 2020 als leveringsvoorwaarden. In de praktijk blijken de gekozen Incoterms®-regels echter niet altijd aan te sluiten bij de werkelijke situatie, met alle risico’s en gevolgen van dien. Dit komt onder meer door interpretatieverschillen of de neiging een klant tegemoet te komen met extra service. Een goede Incoterms®-policy schept duidelijkheid en biedt een solide basis voor internationale transacties.

Bij het maken van de keuze welke ICC Incoterms® 2020-regel(s) je als bedrijf wel en niet wilt gebruiken, verdient het aanbeveling alle stakeholders bij dit proces te betrekken. Want deze keuze heeft directe gevolgen voor de logistieke, financiële en fiscale bedrijfsvoering. Naast de afdelingen verkoop en inkoop, is het aan te raden die van logistiek, financiën, verzekeringen en juridische zaken te betrekken bij het opstellen van je beleid. Laat het vaststellen van de te gebruiken Incoterms®-regel(s) niet alleen over aan de verkopers en inkopers. Want die zijn meestal niet in staat bedrijfsbreed alle gevolgen en risico’s te overzien.

Als managementteam kun je zo - naast de belangen van de klant of leverancier - rekening houden met alle bedrijfsbelangen en deze tegen elkaar afwegen om tot een verantwoorde keuze te komen. Let bij het kiezen van de Incoterms®-regel(s) in elk geval op het productieproces en de grootte van de logistieke operatie, de waarde en kenmerken van het product, de betalingsconditie, de verzendwijze en bespreek ook de relatie die je met de klant of leverancier hebt. Eventueel kun je bij dit traject een externe adviseur inschakelen. Door alle betroffen afdelingen bij het maken van je beleid te betrekken, zorg je er ook voor dat deze allemaal over dezelfde informatie beschikken en op dezelfde wijze kunnen gaan werken. Zo maak je het mogelijk dat afdelingen prettiger en efficiënter met elkaar samenwerken.

Regelmatig monitoren

Bij het opzetten van een Incoterms®-policy, is het belangrijk de volgende vragen te beantwoorden:

  1. Wil je het logistieke proces en omzetmoment controleren?
  2. Wil je controle hebben over documenten die betaling garanderen en de garantie hebben dat je deze documenten ook echt krijgt?
  3. Wil je eventuele transportschade kunnen claimen?
  4. Wil je grip hebben op de plaats waar de goederen naartoe worden vervoerd; bijvoorbeeld voor je compliancebeleid of marketing?
  5. Welke Incoterms®-regel(s) wil je in welke situaties gebruiken? Beargumenteer ook waarom dit goed is voor het bedrijf;
  6. Welke Incoterms®-regel(s) mogen nooit of alleen in overleg met het management gebruikt worden?

Na het vaststellen van de Incoterms®-policy zal het managementteam regelmatig moeten monitoren of de verkopers en inkopers de gekozen Incoterms®-regel(s) op de juiste wijze inzetten. Bespreek daarbij met de binnendienst en logistieke afdeling cases waarbij medewerkers problemen ondervonden. Denk hierbij aan zaken als extra gemaakte kosten of vertraging in het logistieke proces.

Grote veranderingen

Het is ook nuttig regelmatig te bespreken of de gekozen Incoterms®-regel(s) nog wel de beste keuze zijn. Doe dit in elk geval bij grote veranderingen bij klanten en leveranciers, zoals bedrijfsovernames, fusies, doorstarts of het vestigen in een ander land. Ook bij veranderende economische omstandigheden is het advies de gekozen regels tegen het licht te houden. De COVID-19-pandemie en brexit en zijn hier recente voorbeelden van.

Zo bepaalt de Incoterms®-regel Delivered Duty Paid dat de verkoper onder andere verantwoordelijk is voor alle douaneformaliteiten en het voldoen van de invoerrechten en lokale btw. Binnen de Europese Unie was dit niet relevant; sinds de brexit bij export naar het Verenigd Koninkrijk (VK) wel. Controleer daarom alle bestaande contracten met partijen in het VK als je dit nog niet hebt gedaan. Bekijk goed welke Incoterms®-regel(s) je met je handelspartner(s) hebt afgesproken en ga na of deze sinds 1 januari 2021 nieuwe verplichtingen met zich meebrengen. Kun en wil je hieraan nog voldoen?

Dit artikel is geschreven door Willemijn Gwanmesia, manager Opleidingen Internationaal bij evofenedex. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.

Praktische handleiding

In de praktische handleiding Incoterms® 2020 in de praktijk besteedt evofenedex aandacht aan het bepalen van Incoterms®-regels en het opzetten en monitoren van een doelmatige Incoterms®-policy. Auteurs: Sonja van Hall, Fred Koning, Ivo Veraart, Alicia Zwanikken 104 pagina’s, 27,50 euro (excl. btw) ISBN/EAN 978-90-9032835-5

 

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder