Betalingszekerheid begint in de offerte

Is een offerte bedoeld om betaald te krijgen? Zeker wel!

02-10-2019  Het is niet eenvoudig om te bepalen welke documenten nodig zijn en hoe die ingevuld moeten worden. Het grootste risico voor een leverancier is als er geen betaling volgt op de levering. Exportdocumenten spelen daarbij een belangrijke factor. Noodzakelijk kwaad of niet, als een document verkeerd is ingevuld, kan dat gevolgen voor de betaling (en levering) hebben. En dat komt vaak voor.

Het is dus noodzaak om, nadat product-technisch overeenstemming is bereikt met de koper, alle randvoorwaarden te regelen die waarborgen dat de levering en betaling zullen plaatsvinden. Vaak wordt dit op z´n beloop gelaten, want leveranciers willen de klant niet vermoeien met allerlei bijkomende zaken. Liever wordt er vertrouwd op de goede relatie met de koper.
Toch zullen in de definitieve verkoopovereenkomst de voorzienbare risico’s moeten worden afgedekt. Dit leidt tot de noodzaak om vooraf te inventariseren welke risico’s er spelen.

De offerte

De offerte (dat kan ook een brochure zijn) biedt een goede gelegenheid om, naast het aan te bieden product, ook de randvoorwaarden om risico’s af te dekken aan te kaarten. In het kort heeft dat drie voordelen: Als verkoper kun je in alle rust de risico’s inventariseren en daarvoor maatregelen voorstellen; Bij de bespreking van de offerte heb je als het ware een agenda, om niets te vergeten dat geregeld moet worden; Het geeft de potentiële koper de gelegenheid om er ook goed over na te denken. De offerte kan het beste worden gezien als concept voor het contract of de orderbevestiging.

Onderdelen van een offerte, contract of orderbevestiging

  1. Algemene informatie met naam en adres van koper en verkoper, datum van de offerte en de periode van geldigheid van de offerte.
  2. Het product of dienst dat aangeboden wordt: beschrijving van de werking of specificaties van het product of de dienst met kwantiteiten en prijs per onderdeel of voor de totale levering.
  3. Omschrijving van de verpakking en wijze van transport (weg, zee, lucht, rail).
  4. De leveringsconditie (Incoterms®)
  5. De financiële paragraaf: hoe wil de verkoper dat de koper zal betalen.
  6. Een aantal juridische zaken zoals: beëindiging van de overeenkomst, garantie, verzekering, arbitrage bij geschillen en andere zaken die van toepassing zijn voor de overeenkomst.

Leveringsconditie

De afgesproken leveringsconditie (Incoterms®) heeft direct invloed op wie de risico’s draagt tijdens de levering. In het algemeen gesteld  - en hier vallen nog vele artikelen aan te wijden - zijn de beste keuzes vanuit het oogpunt van betalingszekerheid:

  • FCA – aflaadadres: als de koper vooruitbetaald heeft of als de koper een bewezen betrouwbare relatie is.
  • CPT of CIP – bestemming in het importerende land (haven of luchthaven of eindbestemming bij klant): als de koper vooruitbetaald heeft of de betaling plaats vindt vanuit een documentair krediet (L/C).
  • DAP, DAT of DDP – bestemming in het importerende land (haven of luchthaven of eindbestemming bij klant): Als de klant ‘op rekening’ betaalt of als de klant betaalt via een documentair incasso (cash against documents of documentair accreditief), of als de verkoper om verschillende redenen het transport en de verzekering daarvan in eigen hand wil houden.
  • FAS, FOB, CFR en CIF worden alleen gebruikt bij stukgoed en bulkleveringen over zee.
  • Belangrijk is om te voorkomen dat het transportrisico van de klant tot een betalingsrisico voor jezelf als verkoper leidt. Dit kan gebeuren als de koper het transportrisico draagt (bij FCA, CPT, CIP, FAS, FOB, CFR en CIF) en de koper niet of onvoldoende verzekerd is.


Betalingszekerheid

In de gevraagde betalingszekerheid komt de mate van vertrouwen in de potentiële koper tot uitdrukking. De meest voorkomende betalingsconditie is op rekening of open account met een termijn die ingaat op de factuurdatum. Als na bijvoorbeeld financiële screening van de potentiële koper blijkt dat er vragen zijn rond de solvabiliteit van de koper, kan gekozen worden voor betalingszekerheid.
De beste zekerheid is te verkrijgen door vooruitbetaling te bedingen. Bij sommige prospects in bepaalde landen is volledige vooruitbetaling een haalbare optie. Bij kapitaalgoederen is vaak dertig procent gebruikelijk. Als door de potentiële koper een bankgarantie voor hetzelfde bedrag wordt verwacht, is het de vraag of het verstandig is om daar mee akkoord te gaan. Die bankgarantie kan namelijk ‘getrokken’ worden en doet daarmee de vooruitbetaling teniet.

Een andere zekerheid is het documentair krediet (L/C). Een bank zal dan tot betaling overgaan nadat de leverancier aan zijn (documentaire) verplichtingen heeft voldaan. Die bank zal daartoe een bewijs van levering willen zien, meestal een transportdocument, en een factuur waarop de waarde van de levering is vermeld. Daarnaast wordt in de L/C meestal ook om de documenten gevraagd die de douane van het importerende land vereist. Zoals in het voorgaande artikel is aangegeven, wordt op madb.europa.eu/madb/ [procedures and formalities] [import land en HS-nummer] in de kolommen [general requirements] en [specific requirments] aangegeven welke documenten nodig zijn voor de inklaring.

Verstandig is om reeds in de offerte en later in de overeenkomst, een voorbeeld op te nemen voor de tekst van de L/C, daarmee dus ook onder veld 46A de documenten, zodat deze tekst dan deel uitmaakt van de overeenkomst. Verder is het ook verstandig om een clausule op te nemen waarin staat dat de levertijd van de overeenkomst pas aanvangt nadat of de vooruitbetaling of de geopende L/C is ontvangen.

Algemene voorwaarden

Een verkoper stuurt vaak een pamflet ‘algemene verkoopvoorwaarden’ met de offerte mee, waarin een aantal juridische aspecten (zie kader ‘Onderdelen van een offerte’) worden verwoord. Deze algemene voorwaarden veronderstellen dat verkoop naar een Belgische klant onder gelijke condities kan plaats vinden dan verkoop aan een klant in bijvoorbeeld Bangladesh. Elk land heeft zijn eigen wet en regelgeving en kunnen soms sterk afwijken van de in Nederland geldende wet en regelgeving. Beter is dus om in de juridische paragraaf alleen de van toepassing zijnde artikelen uit de algemene voorwaarden op te nemen en in sommige gevallen artikelen aan te passen.

De overeenkomst

Nadat de offerte is onderhandeld, kan deze tekst met de afgesproken wijzigingen gebruikt worden als verkoopcontract of orderbevestiging. Belangrijk voor de administraties en andere documenten wordt dan de vermelding van het ordernummer.

De pro-forma factuur

In een aantal gevallen heeft de koper die nodig voor het aanvragen van een importvergunning in zijn land. Vermelding van te leveren goederen, prijs, leveringsconditie en betalingsconditie is meestal voldoende. Sommige landen willen soms een complete specificatie van de te leveren goederen zien; de hierboven genoemde EU-site geeft daarover uitsluitsel.
Als de koper de pro-forma factuur nodig heeft voor het aanvragen van een L/C bij haar bank, dan is het verstandig om te verwijzen naar het hierboven omschreven voorbeeld-L/C. Je voorkomt dan dat de L/C openende bank op eigen houtje een L/C in elkaar gaat knutselen.

De paklijst

Dit document heeft 2 doelen: Informatie aan de klant verstrekken over de inhoud van de containers, kisten, dozen en pallets voor gemak bij het uitpakken en inventariseren; en informatie aan de douane van het importerende land verstrekken over de samenstelling van de levering. In sommige landen gaat de douane akkoord als de specificaties ook op de factuur vermeld zijn, dan is de paklijst niet noodzakelijk.

Conclusie

Reeds in de offerte kan de verkoper voorstellen hoe de levering georganiseerd moet worden. Daarmee is dit een prima plek om een aantal mogelijke risico’s in te perken. Het contract en de orderbevestiging dienen om de voorgestelde afspraken vast te leggen en vormen daarmee de basis voor verkoper en koper voor de levering en afname van de goederen of diensten. Maar werken aan betalingszekerheid begint al in de offerte!

Dit artikel is geschreven door Leendert van Walsum. Hij is is docent bij evofenedex en eigenaar van Walxonex export services & consultancy.

Wil je meer weten over dit onderwerp en andere export binnendienst gerelateerde zaken? Volg de verdiepende opleiding Manager Export Binnendienst.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder