26-08-2014  Al lijkt het economisch weer een beetje de goede kant op te gaan, kritisch kijken naar kosten blijft noodzakelijk voor bedrijven. Uiteraard geldt dit ook voor de transportkosten. Wilt u meer in detail weten of u niet te veel betaalt en of u tevreden mag zijn over de service, dan is het uitzetten van een tender een goede manier om daarachter te komen. En misschien is het wel zinvol om op zoek te gaan naar een goedkopere of beter presterende aanbieder.

Doorlooptijd

Voordat u echter aan een tendertraject begint, is er een aantal zaken waarmee u rekening moet houden, zoals de doorlooptijd. In de praktijk blijkt dat een doorlooptijd van tussen de 3 en 6 maanden heel normaal is. Er gaat veel tijd zitten in het goed op papier zetten van de eisen en wensen en ook de logistieke dienstverleners hebben tijd nodig om dingen uit te zoeken en op papier te zetten.

Fasering

Dan is er nog de fasering. Een tender bestaat globaal uit drie grote onderdelen: de RFI-fase (request for information), de RFQ-fase (request for quotation) en de afrondingsfase. In de RFI-fase gaat het er vooral om dat u uitvindt of de partijen die zijn uitgenodigd om aan de tender deel te nemen, kunnen voldoen aan uw eisen en wensen. Het komt vaak genoeg voor dat er al over tarieven wordt gesproken terwijl nog niet eens duidelijk is of de partij in kwestie wel aan de behoeften van de opdrachtgever kan voldoen.

Tarieven

Pas als de RFI-fase is afgerond, start het opvragen van offertes en begint de zogenoemde RFQ-fase. In deze fase is het belangrijk dat u duidelijk maakt of u all-in tarieven wilt zien of ‘kale’ tarieven, dus zonder allerlei toeslagen voor diesel of Maut. Daarnaast is het ook belangrijk om de deelnemers aan de tender te laten weten welke tarieven u precies wilt hebben; gaat het bijvoorbeeld om pallettarieven of FTL-tarieven.

Afspraken

In de afrondingsfase vinden de onderhandelingen plaats en kunt u, als alles goed gaat, concrete afspraken maken. Wat in deze fase vooral belangrijk is, is dat de afspraken over en weer goed worden vastgelegd.

Communicatie

Uiteraard is het belangrijk dat er gedurende het gehele tendertraject goed wordt gecommuniceerd tussen u - als verlader - en de logistieke dienstverleners. Meestal gebeurt dat schriftelijk (per mail) of telefonisch, maar het kan verhelderend zijn om tijdens het tendertraject eens bij elkaar in de keuken te kijken.

Drieluik Tendering

EVO organiseert in september een Drieluik Tendering, waar functionarissen die te maken hebben met het inkopen van logistieke diensten, stapsgewijs door het gehele tendertraject worden geleid. Ook krijgen deelnemers handvatten die zij kunnen gebruiken als zij zelf een tendertraject ingaan.

Meer informatie en aanmelden