19-04-2013  In deze tijden van economische crisis wordt het steeds vaker duidelijk dat een goede cashflow management strategie het verschil kan maken tussen succes en falen. Het niet voor handen hebben van cash op het moment dat het nodig is kan ieder bedrijf fataal worden, zelfs als er op papier goede winsten worden gemaakt. Dus voor organisaties is het van belang dat geld op het juiste moment binnenkomt en met name ook pas de deur uit gaat als het echt nodig is.

Voor veel organisaties is beheer van materieel en transportmiddelen een van de grootste kostenposten die ze kennen. Deze middelen vergen vaak een grote investering vooraf en ook een grote hoeveelheid tijd en kosten  om te beheren. Alle reden dus om goed te kijken naar de kosten van uw wagenpark en materieel. En dat begint bij een goed overzicht van welke materieelkosten op welke wijze worden gemaakt.  In dit document is een lijst verzameld met zaken die uw financiële positie beïnvloeden.

Aanschaf en vervanging van materieel

Bij het beheer van bijvoorbeeld uw wagenpark of materieel lijkt kostenbesparing eenvoudig. Het is bijvoorbeeld verleidelijk om de levensduur van materieel te verlengen. Als de vervanging van materieel na 4 jaar plaatsvindt in plaats van na 3 jaar, bespaar je 1/3e op de aanschafkosten. Wat echter veel minder duidelijk zichtbaar is zijn de oplopende kosten van latere vervanging op andere plaatsen. 

  • Ouder materieel en vervoermiddelen vereisen meer ongepland onderhoud, 
  • Garantie is vaker verlopen, 
  • De restwaarde van materieel daalt over tijd, en hoe ouder hoe sneller het waardeverlies 
  • Nieuwe technologie is vaak energiezuiniger
  • Materieel dat niet vaak wordt gebruikt omdat uw organisatie beter met andere middelen uit de voeten kan, kan sneller worden ingeruild tegen effectievere middelen.
  • Gebruikmaken van verouderd materieel heeft invloed op de motivatie en daarmee productiviteit van de medewerker

Het is dus niet vanzelfsprekend dat je kosten verlaagt door de vervanging van materieel uit te stellen. De juiste timing rond materieel levenscycli kan nauwkeurig worden bepaald op basis van informatie die wordt vastgelegd in wagenparkbeheer software

Audits / regelgeving en boetes

Van organisaties wordt verwacht dat ze zich aan een veelheid aan regels houden en ook kunnen aantonen dat de regels worden nageleefd. Op niet naleving van de regels staan veelal boetes die behoorlijk kunnen oplopen.

Het is dus zeer de moeite om een goed en actueel overzicht te hebben van alle zaken rond uw materieel en wagenpark. Voor veel organisaties zitten de kosten overigens niet alleen in het niet kunnen naleven van regels. Vaak zijn er ook hoge verborgen personeelskosten verbonden aan ISO-certificeringsrondes of onaangekondigde controles. Dan moeten ineens alle feiten boven water worden gehaald.  De moeite die dat kost wordt maar zelden meetbaar gemaakt. Echter, u kunt zich voorstellen dat als alle informatie hiervoor niet centraal wordt vastgelegd, dat er dan zeer veel tijd in het opzoeken van informatie kan gaan zitten. Al deze tijd die hiervoor nodig is, is productiviteitsverlies.

Productiviteit

Materieel-  en wagenparkbeheer heeft in veel meer opzichten impact op de productiviteit van een organisatie. Denk bijvoorbeeld aan;

  • Ongeplande reparatietijd voor verouderde vervoersmiddelen
  • Overmatige stilstand door het uit laten voeren van vele kleine  reparaties in plaats van 1 grote reparatie
  • Impact van te laat uitgevoerde keuringen op de veiligheid van het materieel en daarmee schades of risico’s voor uw medewerkers
  • Impact op de motivatie van uw personeel door het inzetten van het verkeerde, verouderde of mogelijk onveilig materieel 
  • Het niet kunnen inzetten van het juiste materieel omdat dat net even ergens anders is dan u had gewild. 

Vastlegging van complete informatie kan u hier in zeer belangrijke mate mee helpen. Het voorkomen van verlies van productiviteit begint bij het herkennen van de momenten en plaatsen waar dit plaatsvindt. Software voor wagenparkbeheer is bij uitstek de juiste plek hiervoor, zeker als de software een ingebouwde signaleringsfunctie heeft bij excessen.

Beheerkosten

Rond materieel en vervoermiddelen komen vaak additionele kosten. Zo worden vervoermiddelen vaak geleased, is er veelal sprake van verzekeringen, onderhoudscontracten of andere zaken waarvoor u jaarlijks terugkerende kosten maakt. Als u zich te laat realiseert dat bepaald materieel wordt vervangen en daarmee de opzegtermijn voor het opzeggen van contracten rond deze zaken mist, dan maakt u daarmee onnodig kosten. Onnodig omdat dit op een goede wijze kan worden voorkomen door op de juiste wijze informatie rond deze zaken vast te leggen in een goed wagenparkbeheerssysteem

Een goede software voor het beheer van uw wagenpark biedt u niet alleen de mogelijkheid om al deze zaken vast te leggen maar geeft ook inzage in de oorzaken van kosten en zelfs de plaatsen of medewerkers die vaker dan gemiddeld kosten veroorzaken. Is het steeds dezelfde chauffeur die boetes krijgt? Is het steeds dezelfde magazijnmedewerker die iedere week nieuwe werkhandschoenen nodig heeft? Is het steeds dezelfde vrachtwagen die stilstaat? Uw software voor wagenparkbeheer waarschuwt u proactief als u moet handelen. Goed wagenparkbeheer geeft u dan ook de middelen in handen om niet alleen de juiste strategische keuzes te maken maar ook om bij te sturen als er in de operatie iets fout loopt.