Blog | Risicodeling: hoe kan je ketensamenwerking contracteren?

Gastblog van hoogleraar Jack van der Veen

12-11-2018  Het opstellen en handhaven van waterdichte contracten met klanten en toeleveranciers is doorgaans niet de favoriete bezigheid van logistiek en supply chain professionals. Kan dat ook anders? Bij ketensamenwerking ga je uit van wederzijds vertrouwen en een gezamenlijk gevoel van winst, verlies en risico. Ook daarbij blijken contracten nuttig. Maar wel heel andere contracten dan we gewend zijn.

Hoewel we ons dat niet altijd beseffen zijn verreweg de meeste juridische contracten gebaseerd op de veronderstellingen achter de zogenaamde ‘agency theory’. Binnen die theorie zijn er twee partijen die ieder hun eigen belang nastreven; de opdrachtgever (de ‘principal’) en de opdrachtnemer (‘agent’). Daarbij is de opdrachtnemer een specialist (immers daarom wordt het werk door hem uitgevoerd) en hij heeft dientengevolge een informatievoorsprong op de opdrachtgever. Dat wil zeggen, de expert weet van de hoed en de rand daar waar de opdrachtgever doorgaans op zijn best alleen de hoofdlijnen kent.

Verleiding

Vanuit het feit dat de opdrachtnemer zijn eigen belang nastreeft en een informatievoorsprong heeft is het niet ondenkbaar dat deze in de verleiding komt om het met de afspraken niet zo nauw te nemen, de kantjes er af te lopen of iets te doen wat de opdrachtgever schaad; de zogenaamde ‘moral hazard’. Een bekend voorbeeld hiervan is het paardenvleesschandaal; een vleesverwerker voegde het goedkopere paardenvlees toe aan rundvleesproducten in de verwachting dat niemand het zo merken (immers de opdrachtgever staat er niet de hele dag met de neus bovenop) zodat er eenvoudig een eenzijdig kostenvoordeel kon worden behaald.

Voorkomen

Natuurlijk zijn opdrachtgevers ook niet gek en willen ze voorkomen dat een opdrachtnemer al te gemakkelijk zichzelf kan bevoordelen. Het is daartoe dat er lijvige contracten worden opgesteld en dat daar scherp op wordt gehandhaafd (bijvoorbeeld door audits en contractmanagement). In de contracten worden alle afspraken in detail vastgelegd en worden alle mogelijke risico’s benoemd en aan één van de partijen toegewezen. Hierbij geldt dat hoe meer de partijen elkaar wantrouwen, hoe dikker het contract wordt. En het is dan natuurlijk naïef om de juristen er niet bij te halen, immers anders loop je een gerede kans dat je wordt genept waar je bij staat.

Uitgangspunten

Daar waar de meeste ketenrelaties impliciet of expliciet worden gemanaged aan de hand van voornoemde agency theory, is ketensamenwerking gebaseerd op fundamenteel andere uitgangspunten. Het gaat daarbij niet om het omgaan met botsende eigenbelangen maar om het realiseren van gezamenlijk doelen. Er is een gezamenlijk gevoel voor winst, verlies en risico; alle ketenpartijen winnen samen of verliezen samen. En de informatieasymmetrie wordt bestreden door transparantie; er is een ‘open huis’ en ‘open boekhouding’, iedereen mag alles zien en weten.

Vertrouwen

Terwijl bestaande contracten in essentie kunnen worden beschouwd als ‘gestold wantrouwen’ is ketensamenwerking juist gebaseerd op onderling vertrouwen. Daarom wordt vaak gedacht dat er bij Ketensamenwerking geen contracten nodig zijn. De ervaring leert echter dat ook bij ketensamenwerking contracten heel nuttig kunnen zijn. Echter dergelijk samenwerkingscontracten hebben een hele andere functie en daardoor ook een heel andere vorm en inhoud dan we gewend zijn bij de klassieke contracten. Hieronder een kort overzicht van nut en noodzaak van dergelijke samenwerkingscontracten.

Concreet

Natuurlijk is het gezamenlijk doel dat wordt nagestreefd de basis van elke samenwerking. Het is daarom verstandig om dit doel zo concreet mogelijk vast te leggen in het contract. Immers voor je weet blijft het bij ‘vage praat’ waarmee iedereen het van harte eens is, maar waar de echte inhoud en de consequenties daarvan niet diep doordacht zijn. En omdat de waan van de dag vaak regeert en we in de haast nog wel eens willen afwijken van wat we ons hadden voorgenomen, is het goed om af en toe nog even terug te kunnen grijpen naar het contract waar heel precies staat waarom we het allemaal ook alweer deden.

Monitoringsysteem

Natuurlijk klinkt ‘een gezamenlijk gevoel voor winst, verlies en risico’ prima. En samen winnen leidt zelden tot problemen. Maar samen verliezen en samen risico’s managen is andere koek. Daarom is het van belang om afspraken te maken op het gebied van ‘pain & gains sharing’ en een gezamenlijk monitoringsysteem aan de hand waarvan alle prestaties kunnen worden besproken en verbeterplannen kunnen worden geformuleerd vanuit de visie van “meten is weten is verbeteren”. Ook hierbij geldt weer dat een contract uitstekend kan dienen als ‘communicatiemiddel’; bijvoorbeeld door samen definities vast te leggen kunnen latere misverstanden worden voorkomen.

Aanspreken

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van een samenwerkingscontract zijn de afspraken over de te volgen procedures bij de onverhoopte maar onvermijdelijke verschillen van inzicht. Immers na ‘uitspreken & bespreken’ (voordat het contract wordt opgesteld) en ‘afspreken’ (in het contract) is de noodzakelijk volgende stap het ‘aanspreken’ (binnen het contract). Het is daarom verstandig om af te spreken hoe dit precies in zijn werk gaat zodat er een omstandigheid wordt gecreëerd waarbij iedereen zonder schroom de voorliggende issues aan de orde kan stellen en waarbij ook duidelijk is hoe uiteindelijk de gezamenlijke besluiten genomen worden zonder direct in allerlei juridisch getouwtrek te belanden.

Complex

Daar waar klassieke contracten ertoe dienen om alle mogelijke risico’s te managen door deze zo eenduidig mogelijk aan één van de partijen toe te wijzen zijn samenwerkingscontracten vooral bedoeld om een methodiek af te spreken om de risico’s gezamenlijk te beheersen. Met name in complexe situaties waarbij risico’s lang niet altijd van te voren in te schatten zijn leiden de klassieke contracten bijna onvermijdelijk tot conflicten terwijl samenwerkingscontracten gebouwd zijn om in gezamenlijkheid oplossingen te vinden. Niet door juridische fijnslijperij maar door precies daar waar het over zou moeten gaan: gezamenlijke excellentie in logistiek & supply chain.

Kortom, samenwerkingscontracten zijn niet alleen meer functioneel maar ook simpelweg beter geschikt voor een steeds complexer wordende wereld. Bent u ook zo toe aan deze andere contracten?

Jack van der VeenAuteur: Hoogleraar Jack van der Veen is als professor Supply Chain Management verbonden aan de leerstoel van evofenedex op de Nyenrode Business Universiteit.

Onze ledenadviseur Nanne
Contact

Vragen over supply chain management?

Nanne en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder