Welke vermeldingen moet je op je facturen opnemen?

Leestijd 8 minuten

02-07-2021  Door wijzigingen in de regelgeving voor e-commercezendingen naar het Verenigd Koninkrijk (VK), is het voor leveranciers niet altijd duidelijk welke btw- en douaneverplichtingen op hen van toepassing zijn. Dit is vooral het geval bij e-commercezendingen die door Nederlandse leveranciers worden geleverd aan particulieren in het VK volgens de ICC Incoterms® 2020-regel Delivered Duty Paid (DDP). Door die wijzigingen komt bovenal de vraag op welke vermeldingen er op facturen moeten worden opgenomen. In deze bijdrage belichten wij enkele van deze aspecten.

Sinds 1 januari 2021 is brexit een feit. Met ingang van deze datum heeft het VK ook nieuwe regelgeving ingevoerd voor de heffing van btw ter zake van e-commercetransacties. Deze regels zijn (nog) op dezelfde leest geschoeid als de regels die per 1 juli 2021 in de Europese Unie (EU) van kracht zijn geworden1. Zijn de regels hetzelfde, dan zullen ook de vereisten voor zendingen volgens de ICC Incoterms® 2020-regel Delivered Duty Paid (DDP) aan particulieren in het VK en de EU in de praktijk vergelijkbaar zijn.

Een van de belangrijkste wijzigingen van die regelgeving betreft de afschaffing van de vrijstelling van btw ter zake van zendingen met een geringe waarde. Onder het voorheen geldende systeem waren zendingen met een waarde van minder dan (in Nederland) 22 euro vrijgesteld van btw ter zake van invoer. Onder de nieuwe regelgeving geldt dit niet meer. Met ingang van 1 juli 2021 zijn namelijk alle e-commerceleveringen bij de heffing van btw betrokken. Daarbij geldt dat zowel in het VK als de EU voor zendingen met een ‘intrinsieke waarde’ van niet meer dan 150 euro (135 Britse pond) speciale regelingen toegepast kunnen worden. Om te bepalen of leveringen voor toepassing van die speciale regelingen in aanmerking kunnen komen, speelt de door de leverancier uit te reiken factuur een belangrijke rol.

De nieuwe e-commerce regels: platformen

Om te voorkomen dat veel meer - vaak vooral ook kleine - leveranciers in de EU en het VK met btw-verplichtingen geconfronteerd worden, heeft de wetgever er voor gekozen de btw in bepaalde gevallen van tussenpersonen te heffen, zoals webshops en marktplaatsen. Dergelijke platformen worden in dat geval op grond van die ‘platformfictie’ (alleen) voor de heffing van btw geacht de goederen van de leverancier geleverd te hebben gekregen en deze vervolgens te leveren aan de particulier in de EU. In het VK geldt een dergelijke fictie voor binnenlandse leveringen door niet in het VK gevestigde leveranciers. Daarvan wordt geacht sprake te zijn bij DDP-leveringen.

Bij de ‘platformfictie’ behoeft het platform geen eigenaar van de goederen te worden. Doordat de webshops de kosten van het vervullen van de btw-verplichtingen zullen doorbelasten aan de leverancier of willen inhouden op de ontvangen koopprijs die aan die leverancier wordt overgemaakt, zullen de verkoopprijs van de geleverde goederen enerzijds en het door de leverancier ontvangen bedrag anderzijds uit elkaar gaan lopen. Dat is in ieder geval zo bij DDP-leveringen, waarbij de leverancier zorgdraagt voor het verrichten van de invoerformaliteiten en betaling van de douanerechten. Hierdoor is het in zo’n geval aan te raden met de geleverde goederen een kopie van de factuur of daarmee gelijk te stellen document mee te sturen2, die betrekking heeft op de (fictieve) levering van het platform aan de particulier.

Op de fictieve levering aan het platform kan een nultarief worden toegepast, als de goederen al in het VK of de EU zijn, en bestemd zijn om aan een afnemer aldaar te worden geleverd. Hoewel er geen verplichting bestaat in het VK om ter zake van die fictieve levering aan dat platform een factuur uit te reiken, kan de leverancier er voor kiezen toch zo’n factuur uit te reiken.

Als in de EU bij de levering aan een platform een factuur uitgereikt moet worden, dan zijn hierop de gebruikelijke voorwaarden van toepassing, zoals die zouden gelden voor de leverancier als deze zijn goederen rechtstreeks (dus zonder tussenkomst van het platform) zou leveren aan zijn in het VK of de EU gevestigde B2C-afnemer. Daarbij kan de leverancier of de factuurwaarde van de transactie aan de afnemer vermelden (waarbij het platform zijn diensten afzonderlijk aan de leverancier factureert), of de waarde waarop de door het platform aan de leverancier in rekening te brengen kosten in mindering zijn gebracht. In sommige lidstaten geldt dit laatste als uitgangspunt. In dat geval kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid van wat ‘self billing’ wordt genoemd. Hierbij reikt het platform de factuur namens en met instemming van de leverancier uit aan zichzelf.

Overigens moeten platformen bij het factureren aan de particuliere afnemers in de EU de factureringsregels van de lidstaat van registratie in acht nemen. Als de vereenvoudiging van de zogenaamde Unieregeling niet wordt toegepast voor B2C leveringen binnen de EU van goederen die nog niet zijn ingevoerd, dan geldt evenwel dat zij de factuurvereisten in acht moeten nemen van de lidstaat waar de particuliere afnemer is gevestigd. Voor de fictieve levering van de leverancier aan het platform geldt dat hierop de factureringsregels van toepassing zijn van het land of de lidstaat van waaruit de goederen worden verzonden. Bij die regels is het volgende van belang.

Het belang van de factuur

Hoewel in de EU bij leveringen aan particulieren geen verplichting bestaat een factuur uit te reiken3, is dat in het VK bij DDP-leveringen anders. Dit is ook het geval bij B2C-leveringen die worden verricht door tussenkomst van een platform. De fictieve levering aan het platform wordt dan als B2B-levering aangemerkt, waarbij voor leveringen van goederen die vanuit een derde land door een buiten de EU gevestigde leverancier worden geleverd, die leverancier niet verplicht is een factuur uit te reiken.

De factuur speelt niet alleen een belangrijke rol bij het vervullen van btw-formaliteiten, maar ook bij het inklaringsproces in het land van invoer. Voor het verrichten van de invoerformaliteiten is het aan te raden een bescheid te hebben, waaruit de relevante elementen van de transactie blijken, zoals waarde, handelsconditie, goederencode en oorsprong.

Wat die waarde betreft, geldt dat douanerechten en btw bij invoer geheven worden over de douanewaarde van de goederen. Deze douanewaarde wordt bepaald op basis van de transactiewaarde, zijnde het totale betaalde of te betalen bedrag voor levering van het goed aan de afnemer in het land van invoer. Bij het bepalen van deze transactiewaarde speelt de factuur een belangrijke rol. Want hoewel van die transactiewaarde ook op andere manieren opgaaf gedaan zou kunnen worden, zullen de douaneautoriteiten in de regel vragen naar de factuur of de commercial invoice. Daarom verdient het, uit oogpunt van eenvoudige verwerking door de douane-expediteur in het land van bestemming, maar ook in het belang van de controleerbaarheid door de douaneautoriteiten van dat land, aanbeveling zendingen vergezeld te laten gaan van een document met daarop de voor de inklaring benodigde gegevens. Deze kunnen uiteraard ook rechtstreeks, bijvoorbeeld langs elektronische weg, aan die douane-expediteur worden verstrekt.

Taal en valuta van de factuur

Er bestaat geen verplichting een factuur op te stellen in de taal van het land van invoer. Desalniettemin zal het gebruik van de taal van het land van bestemming de controleerbaarheid van het document vergroten. Hierdoor wordt de kans op fouten en vergissingen verminderd. Dit geldt ook voor een uitdrukkelijke verwijzing naar de elementen op de factuur die voor het vervullen van de elementen van belang kunnen zijn. Het valt aan te raden belangrijke elementen, zoals douanewaarde, tariefindeling, vrachtkosten, oorsprong en handelsconditie, maar in voorkomende gevallen ook de intrinsieke waarde, op de factuur als zodanig aan te duiden en een vertaling toe te voegen die bruikbaar is in het land van invoer.

Wat de valuta betreft, hierbij geldt dat een onderscheid gemaakt moet worden naar situaties waarin wel een factuur moet worden uitgereikt en waarin dit niet het geval is. In het laatste geval geldt als uitgangspunt dat een bescheid mag worden opgesteld in de valuta waarin de transactie is afgewikkeld, waarbij een omrekening kan worden opgenomen in de lokale valuta. In dat geval verdient het aanbeveling de bij die omrekening gehanteerde wisselkoers te vermelden. Als wel een factuur moet worden uitgereikt, dan zal in ieder geval het daarop te vermelden btw-bedrag (ook) in lokale valuta moeten zijn vermeld. Is daarbij sprake van een omrekening, dan moet duidelijk zijn welke wisselkoers daarbij is gebruik. In dat kader verdient het aanbeveling die wisselkoers op de factuur te vermelden.

Auteurs: Phil Simmons en Gooike van Slooten zijn btw-experts van Deloitte.

Voetnoten

1. Klik hier voor een overzicht van deze regels.

2. Een dergelijk document wordt ook wel aangeduid als ‘commercial invoice’.

3. Lidstaten kunnen evenwel voorschrijven dat een factuur uitgereikt moet worden.

Peter
Contact

Vragen over de brexit?

Peter helpt je graag verder