Btw en facturatie

Wanneer moet je factureren en aan welke eisen moet je factuur voldoen?

15-11-2019  De Belastingdienst mag een factuur niet weigeren als er sprake is van een licht gebrek en op basis van de factuur vastgesteld kan worden dat aan de materiële voorwaarden is voldaan. Dit geldt niet bij btw-fraude en ook niet als de vermelde btw niet of niet volledig door de leverancier is afgedragen en de afnemer redelijkerwijs had kunnen weten dat deze de btw niet zou afdragen aan de Belastingdienst.

Als ondernemer kun je op papier of elektronisch factureren. Het laatste is echter niet toegestaan als de afnemer dit niet aanvaardt. Bij toepassing van een bijzondere btw-regeling dien je deze op de factuur te vermelden in de taal van het land waarvoor de factureringsregels gelden. In beginsel is dit het land waar de leveringen/diensten conform de regels voor de plaats van levering/dienst worden verricht. Je bent verplicht een factuur uit te reiken wanneer je als onderneming:

  1. Goederen en/of diensten levert aan ondernemingen en rechtspersonen die geen ondernemer zijn
  2. Afstandsverkopen verricht en daarbij de drempel voor verkopen in een andere lidstaat hebt overschreden
  3. Intracommunautaire leveringen doet die onder het nultarief vallen
  4. Vooruitbetalingen ontvangt voor bovenstaande leveringen

Je hoeft geen factuur uit te reiken aan particulieren als er géén sprake is van:

  • Een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken
  • Een levering van een nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een andere EU-lidstaat
  • Afstandsverkopen

Ondernemers hoeven geen facturen op te maken die aan alle eisen voldoen voor:

  1. Taxivervoer en openbaar vervoer
  2. Leveringen en/of diensten voor horeca
  3. Vrijgestelde goederen of diensten
  4. Diensten/leveringen die onder de landbouw- of veehandelsregeling vallen
  5. Gevallen waarbij afgesproken is dat de afnemer zelf de factuur opmaakt (self billing)

Ondernemers die zowel belaste als vrijgestelde prestaties verrichten, moeten wél een factuur sturen voor de belaste prestaties. Deze moet aan alle factuurvereisten voldoen.

Factuurvereisten

In Nederland dient elke factuur de volgende zaken te bevatten:

1.    Datum van uitreiking
Uiterlijk de 15e dag van de maand die volgt op de maand van levering;

2.    Opeenvolgend factuurnummer
Facturen moeten opeenvolgend zijn genummerd met één of meer reeksen. Een creditfactuur moet verwijzen naar de oorspronkelijke factuur;

3.    Naam en adres van de leverancier/dienstverlener en afnemer
Het gebruik van de handelsnaam is toegestaan, mits deze bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Het adres is de plaats waar de ondernemer/afnemer feitelijk woont of is gevestigd. Bij fiscale eenheden is de hoofdregel dat je de gegevens van de daadwerkelijk leverende onderneming vermeldt;

4.    Btw-identificatienummer van de leverancier/dienstverlener
Vermeld bij een fiscale eenheid het btw-identificatienummer van de presterende onderneming. Als er sprake is van btw-verlegging of een intracommunautaire levering is ook het btw-identificatienummer van de afnemer verplicht. Let erop dat een onderneming kan leveren onder meerdere btw-nummers;

5.    Aard en hoeveelheid van de levering van goederen of verrichte diensten
Op één factuur mogen leveringen en diensten tegen verschillende btw-tarieven voorkomen, zolang deze duidelijk zijn omschreven;

6.    Datum waarop de dienst verricht is of de vooruitbetaling heeft plaatsgevonden
Het tijdstip van levering is het moment waarop de afnemer van de goederen de macht verkrijgt om daar als eigenaar over te beschikken. Voor een dienst geldt als uitgangspunt het tijdstip waarop de werkzaamheden zijn voltooid. Bij de levering van onroerende zaken vindt de levering plaats bij inschrijving van de notariële akte;

7.    Vergoeding minus eventuele kortingen
De vergoeding is het totale bedrag dat voor een levering of dienst in rekening wordt gebracht exclusief btw. Deze moet apart voor elk tarief of elke vrijstelling vermeld worden. Daarnaast moet ook een eenheidsprijs exclusief btw vermeld worden. Eventuele kortingen, die niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen, dienen afzonderlijk op de factuur vermeld te worden;

8.    Toegepaste btw-tarief of btw-tarieven
Vermeld de vergoeding per tariefgroep afzonderlijk (21, 9 of 0 procent). Let op het verschil tussen het toepassen van het nultarief en een vrijstelling;

9.    Totaalbedrag aan btw per tariefgroep
Op een factuur mogen de bedragen in andere munteenheden worden vermeld, maar het te betalen btw-bedrag moet altijd ook in de valuta van het betreffende land vermeld worden.

Vereenvoudigde factuur

Let op bij toepassing van een btw-vrijstelling, nultarief, verleggingsregeling of een bijzondere btw-regeling (zoals reisbureauregeling of self billing). Als het te factureren bedrag niet hoger is dan 100 euro of als de uitgereikte factuur een aanvullende factuur betreft, kun je volstaan met een vereenvoudigde factuur. Daarin moet naar voren komen:

  • De datum van uitreiking
  • De identiteit van de ondernemer
  • Het te betalen btw-bedrag of gegevens waarmee het btw-bedrag kan worden berekend
  • Bij creditfacturen: een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur

Dit artikel is geschreven door Ariane van den Berg. Zij is werkzaam bij VAT Institute in Dordrecht, specialist in internationale btw-kwesties.

Wijzigingen btw-stelsel 2020

Weet jij welke impact de wijzigingen van het Europese btw-systeem op jouw business hebben? Bereid je goed voor op wat er gaat veranderen. Er is dit jaar nog één btw-ontbijtbijeenkomst, in Utrecht. Laat je informeren.
 

Onze ledenadviseur Evert-Jan
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Evert-Jan en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder