Minder fouten meer duidelijkheid

Leestijd: 7 minuten

Chugoku maakt verf voor schepen. Doordat het Japanse bedrijf de afgelopen jaren heeft gedigitaliseerd, kan het nu makkelijker op- en afschalen. Bovendien zorgt de digitalisering ervoor dat er minder fouten worden gemaakt bij de productie en kunnen ze klanten precies vertellen wanneer een product er kan zijn. Dat is belangrijk om de concurrenten voor te blijven.

Zoals de zee golft, golft ook de productie van scheepsverf. Elke vijf jaar piekt de productie van verf om vervolgens weer in te zakken. Bij het Japanse bedrijf Chugoku zitten ze midden in de piek, die ze onder meer opvangen door te digitaliseren en te automatiseren. Vanuit het Brabantse Heiningen belevert het bedrijf heel Europa.
Volgens General Manager Operations Martijn de Jong is die golfbeweging al tientallen jaren aan de gang. “Voor ons waren 2014 en 2015 topjaren en 2019 en 2020 ook, ondanks de komst van het coronavirus. Daartussen zakte de vraag tot wel 20 procent in en dat is ook weer de verwachting voor de komende jaren. Dat komt doordat veel schepen tegelijk naar de werf gaan voor onderhoud en verven, wat om de vijf jaar moet gebeuren.”

Martijn de Jong
Martijn de Jong:" We hadden te veel voorraad en dat kostte veel geld"


De Jong kwam zelf bij Chugoku werken voordat de piek in 2019 begon. “Wat ik toen aantrof was niet fraai. We hadden te veel voorraad en dat kostte veel geld. Toen ik me daarin ging verdiepen, bleek dat we verf op voorraad hadden staan die we nooit meer zouden verkopen. Dan was er ooit een klant geweest die tienduizend liter van een bepaald type wilde hebben en dan werd er nog tienduizend liter gemaakt voor de volgende keer. Alleen, de klant kwam nooit meer terug en die verf is onbruikbaar.”

Nooit ‘nee’

Dat het bedrijf toch nooit ‘nee’ kan verkopen, is volgens De Jong de grondhouding. “Maar we hadden totaal geen zicht op hoe lang de productie van een bepaald product duurde. Nu hebben we dat wel en kunnen we klanten een betrouwbare leveringsprognose geven. We krijgen soms vrijdag een belletje of een bepaald type verf maandag in Lissabon kan zijn. Daar kunnen we dan eerlijk ‘ja’ of ‘nee’ op zeggen. Of we zeggen: ‘Nee, maandag lukt niet, maar woensdag wel.’ Misschien bellen ze dan een ander, die zegt wel maandag te kunnen leveren, maar dat ook pas op woensdag doet, zonder dit te laten weten. Nog afgezien van eventuele claims.”

"Wie denkt dat de ‘oude rot’ op de werkvloer is vervangen door een IT’er, zit ernaast."

Om ervoor te zorgen dat de productie betrouwbaar is en dat de afspraken over productietijd kunnen worden waargemaakt, heeft het bedrijf flink gedigitaliseerd en geautomatiseerd, maar wie denkt dat de ‘oude rot’ op de werkvloer is vervangen door een IT’er, zit ernaast. “Alles wat we implementeren op de werkvloer moet het werk van medewerkers makkelijker maken en het moet te begrijpen zijn voor iedereen. Is dat niet het geval, dan beginnen we er niet aan. Software moet vóór ons werken, niet tegen ons. En als je het niet simpel kunt uitleggen, snap je het zelf niet voldoende.” De Jong benadrukt daarbij dat je alleen moet starten met digitalisering als het bijdraagt aan de veiligheid, prestaties of de kwaliteit.

Scanners

Om te beginnen zijn er scanners aangeschaft, vertelt De Jong. “Alles wat wordt gepakt, moet worden gescand. Dus de medewerker begint met een productiebon en die scant hij of zij. Vervolgens zegt de scanner waar hij heen moet, bijvoorbeeld G4XV5. Loopt de medewerker per ongeluk naar G3 en scant hij de zak op die locatie, dan weigert de scanner verder te gaan. De drempel om in te stappen is dus laag. Een magazijnmeester die er al 25 jaar werkt, weet precies waar alles ligt, maar als hij met vakantie is of met pensioen gaat, wordt het lastig. Een medewerker weet na een paar dagen wel waar G4 is. Dus je bent daardoor minder kwetsbaar. Bovendien kun je snel opschalen als het nodig is. ”Ook het aantal fouten wordt volgens De Jong fors beperkt, en dat een fout zo gemaakt is, blijkt wel uit voorbeelden van het verleden. “Dan was er toch een verkeerde zak componenten gebruikt en was de productie niet meer te gebruiken. Of, nog erger, het incorrecte product belandde bij de klant, met alle gevolgen van dien”, legt hij uit. “Dus ook de kwaliteit is omhoog gegaan. De scanners leverden in het begin best wat frustraties en weerstand op bij het personeel, maar nu willen ze niet meer zonder op pad.”

“Je kunt wel iets de organisatie in slingeren, maar dan is de kans van slagen nihil.”

Ambassadeurs

Om dat proces goed te laten verlopen, is er veel tijd en energie gestoken in de medewerkers. “We hebben ambassadeurs gezocht die konden uitleggen waarom dat scannen zo belangrijk is. De werknemers moeten ermee werken en het uiteindelijk een goed idee vinden. Je kunt wel iets de organisatie in slingeren, maar dan is de kans van slagen nihil.” Inmiddels is het aantal afschrijvingen van producten fors gedaald. De Jong: “Het was niet altijd makkelijk, want het vergt wel discipline. En het zorgt voor wrijving, want tijdens de implementatie klaagt de IT’er dat de productie het niet goed doet en productie roept dat de IT’er niets van processen in de fabriek snapt. Daarom vind ik het belangrijk om beide kanten goed te kennen. Als projectleider moet je snappen wat er aan twee kanten gebeurt.

verfblikken


”handeling kun je automatiseren”

Volgens De Jong moet de software die wordt aangeschaft, goed passen bij de processen. “Of het moet passend te maken zijn. Anders is het zonde van het geld en kost het meer tijd en geld dan dat het oplevert. Bij ons is het uitgangspunt dat het werk makkelijker of simpeler wordt. Iets waarmee mensen met tegenzin aan de slag gaan, gaat niet werken.”

Standaardklusje

Een voorbeeld van een simpele app die het werk makkelijker maakt, is die voor de schoonmaak- en veiligheidschecklist. De Jong: “Dat zijn van die lijsten waar mensen ‘ja’ moeten invullen als ze het hebben gecontroleerd. Dat was zo’n standaardklusje dat niet of nauwelijks serieus werd genomen. Ter controle wisselden we wel eens de vragen, maar vervolgens was dat na drie dagen ook alweer een routine om in te vullen. De app die we nu hebben is een stuk interactiever en je hebt er een mobiel voor nodig. Zo kunnen we meteen foto’s krijgen van eventueel onveilige plekken, maar we kunnen ook vragen om de houdbaarheidsdatum van bijvoorbeeld oogspoelmiddel te checken en vast te leggen. Mensen vinden het nu weer leuk om zo’n ronde te doen. En dat voor een app die vijf dollar per maand kost.”

Chugoku heeft de digitalisering ook doorgetrokken naar kantoor, waar bijvoorbeeld de financiële administratie met software werkt. “Ik hoef niet elke rekening of offerte te tekenen, zeker niet als het om vijfhonderd euro gaat. Dat zijn we aan het digitaliseren. Als het om een ton gaat is het een ander verhaal.” De Jong verwacht dat digitalisering en automatisering nog verder toeneemt. “Elke repeterende handeling kun je automatiseren. De vraag is wel hoe ver je daarin kunt gaan. Met mensen kun je in een fabriek makkelijk op- en afschalen, al zijn er nu ook al robotuitzendbureaus. In 2100 zijn er volgens de verwachting nog maar dertien miljoen Nederlanders, die evenveel werk moeten doen als nu. Dus we ontkomen er niet aan.” Waar in ieder geval geen enkele medewerker naar terugverlangt is het stapelen van blikken verf op een pallet. “Daar hebben we een machine voor. Tot vier jaar geleden tilden medewerkers die blikken à 38 kilo per stuk nog zelf. Dat kan alleen al uit ergonomisch oogpunt niet meer.”

Digitaliseren met de Digiscan

Digitaliseren is niet iets wat je even erbij doet. Daarom heeft evofenedex de gratis Digiscan ontwikkeld. Het doel van de Digiscan is jou te helpen stappen te zetten in digitalisering, om de druk op jouw logistieke operatie te verlichten. De uitkomsten van de Digiscan bieden je houvast voor je digitale plannen.

Onze ledenadviseur Nanne
Contact

Vragen over supply chain management?

Nanne en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder