Bak verantwoord zakendoen in bedrijfsprocessen in

Leestijd 4 minuten

19-04-2021  Geen enkele deal is een schandaal waard, toch? Denk aan omkoping, kartelvorming, of overtredingen van de exportcontrole- en sanctiewetgeving. Voorbeelden zijn Ballast Nedam, Imtech en SBM Offshore. Organisaties hebben veel baat bij een open, kritische opbouwende cultuur waarbij medewerkers gewaardeerd worden wanneer zij een actieve bijdrage leveren aan het verbeteren van de organisatie. Waar zakelijke dilemma’s bespreekbaar zijn, leidinggevenden aanspreekbaar zijn op hun voorbeeldgedrag en kernwaarden leidend zijn bij zakelijke beslissingen, met als doel: duurzame groei op lange termijn.

Uit een enquête bleek vorig jaar dat slechts twintig procent van alle ondervraagden vond dat business executives ook ethisch handelen1. Dat kan dus veel beter. Als duurzaamheid en groei organisatiedoelen zijn, dan moet de directie regelmatig een afweging maken tussen kortetermijnwinst en langetermijngroei en reputatie. Op korte termijn kun je veel winst behalen met schimmige tussenhandelaren, dubieuze agenten of louche consultants. Of door een wet te overtreden. Maar kiezen voor kortertermijnwinst kan het voortbestaan op de langere termijn in gevaar brengen.

Compliance of verantwoord zakendoen?

Compliance gaat veel verder dan wetten naleven. Soms mag iets wettelijk, maar moet je je afvragen of je het wel zou moeten willen. Je hebt vrijheid van meningsuiting, maar als werknemers alles zeggen wat zij vinden, wordt samenwerken soms moeilijk. Kinderarbeid mag in sommige landen. Compliance gaat over de vraag hoe je je doelen wilt bereiken. Waar trek je de grens? Directie en aandeelhouders bepalen die grenzen, aan de hand van een risicoprofiel. Duurzame groei betekent dat je kiest voor de lange termijn. Dus geen snelle winsten gebaseerd op omkoping, kartelvorming of andere wetsovertredingen. Compliance lijkt alleen over wetten te gaan. Verantwoord zakendoen gaat veel verder: gedrag en cultuur bepalen de DNA en reputatie van de organisatie op de lange termijn.

Behapbaar en gepast 

Houd het vooral klein en kies wat bij jouw organisatie past. Kijk naar de (export)risico’s die de organisatie loopt, in welke sector en welke landen jullie actief zijn, of jullie agenten of (ex)ambtenaren gebruiken, enzovoort. Op basis van die analyse kom je tot een gepaste aanpak van een complianceprogramma. Niet elke medewerker hoeft alles te weten of eindeloze trainingen te volgen. Houd het vooral behapbaar en gepast. Ondersteun medewerkers met korte, heldere, leesbare tips, herinneringen en flowdiagrammen. Vermijd oneerlijk hoge druk.

Medewerkers plegen fraude omdat zij de kans krijgen, zich onder hoge druk voelen staan (extern of intern) of omdat zij hun gedrag weten te rechtvaardigen door te rationaliseren dat het eigenlijk niet hun eigen fout is maar die van de baas. Om fraude of andere overtredingen van de gedragscode van de organisatie te voorkomen, is het van belang alert te zijn op signalen die wijzen op deze drie aspecten van de fraudedriehoek. Verantwoord gedrag moet je iedere dag weer aandacht geven, door signalen af te geven over wenselijk gedrag (nudging) en deze in te passen in de gewone dagelijkse processen.

Zakelijk kompas ijken

Opvattingen over ethiek en integriteit verschillen tussen landen, subculturen, individuen en zijn zelfs afhankelijk van tijdgeest en context. We kunnen én mogen verschillen van mening. Of het nu gaat om het inhuren van familieleden, om het aannemen van uitnodigingen voor gesponsorde evenementen, of zelfs het inkopen van goedkope onderdelen bij producenten die weliswaar de wet niet overtreden maar het toch niet zo nauw nemen met milieu- of zelfs veiligheidsvoorschriften.

Een complianceprogramma ijkt de waarden, het zakelijk-ethisch kompas, van iedere werknemer aan de waarden van de organisatie. IJken gebeurt dankzij kernwaarden, gedragscode, trainingen, communicaties en vooral dankzij groepsgesprekken want die zijn effectiever dan e-learnings. Dit ijken blijkt in de praktijk steeds nodig om te voorkomen dat mensen (onder leiding van een dominante manager) hun ‘eigen’ weg inslaan of per ongeluk verkeerde, fatale keuzes maken.

Compliance loont

Voor cynici is er goed nieuws: compliance loont. Een effectief complianceprogramma is op langere termijn goedkoper dan de kosten van grote incidenten en boetes. Een effectief programma met een open cultuur biedt ook bescherming voor de eigen reputatie van bestuurders en toezichthouders. Compliance lijkt kostbaar, maar gebrek aan compliance is mogelijk fataal, zoals het Imtech-debacle heeft aangetoond.

People, planet, profit. Managen betekent keuzes maken2. Gedrag en cultuur zijn bepalend voor verantwoord zakendoen en succes op de lange termijn. Bak verantwoord zakendoen dus in bedrijfsprocessen in, zodat het een gewoon onderdeel van de bedrijfsvoering en het succes wordt.

Auteur: Roland Notermans, eigenaar van NUX Compliance Consultancy / De Compliance Academie. Dit artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.

Een specifiek onderdeel van compliance is export control en sanctiebeleid. Wil je hier meer over weten? Volg dan onze opleiding.

1. https://news.gallup.com/poll/1654/Honesty-Ethics-Professions.aspx
2. Roland Notermans, ‘De 7 elementen van een effectief compliance programma’, 2019, in Handboek compliance in de zorg, Wiggers/Oostwouder

 

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder