Contracten met agenten en distributeurs in het buitenland

Een handdruk is niet genoeg

Of je als ondernemer nu zaken doet met een buitenlandse leverancier, agent of distributeur, het contracteren met buitenlandse partijen vraagt om aandacht voor een aantal specifieke zaken. Dit artikel noemt drie basisbeginselen, die ook de exportmanager zou moeten kennen. Marianne Elissen is werkzaam als jurist bij evofenedex en adviseert leden op het gebied van internationaal  ondernemen Internationaal contracteren.

Om niet alleen op die stevige handdruk te hoeven vertrouwen is het belangrijk om de afspraken die je met de buitenlandse zakenpartner maakt, vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst. Volgens het Nederlands recht kunnen partijen ook mondeling een overeenkomst aangaan. Een overeenkomst kan zelfs worden afgeleid uit het feitelijk handelen van partijen. Een schriftelijke overeenkomst verschaft beide partijen echter duidelijkheid over de voorwaarden waaronder er zaken met elkaar wordt gedaan.

Door het sluiten van goede en duidelijke schriftelijke overeenkomsten verklein je het altijd aanwezige risico dat onduidelijkheden en geschillen over specifieke onderwerpen ontstaan. En mocht het toch tot een geschil komen, dan zorgt een goed contract ervoor dat je belangen zoveel mogelijk zijn veiliggesteld. Een aantal belangrijke afspraken kunnen bovendien alleen schriftelijk worden overeengekomen, zoals bijvoorbeeld de bevoegde rechter en het toepasselijke recht. In de praktijk willen partijen nog wel eens samen aan de slag gaan voor het contract door beide partijen ondertekend is. Het is beter om dit niet te doen. Als de samenwerking al van start is, zal de andere partij minder geneigd zijn een voor hem veelal beperkende overeenkomst te ondertekenen.

Ken de contractspartner

Ga bij het sluiten van contracten na of het bedrijf of de persoon waarmee je zaken wilt gaan doen wel degene is die vermeld staat in het contract. Belangrijk is de juiste naam en rechtsvorm van de wederpartij op te nemen. Let ook op hoe de tekeningsbevoegdheid in elkaar zit (in Nederland te vinden in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel). Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat personen twee aan twee tekeningsbevoegd zijn. Indien de verkregen gegevens aanleiding geven tot twijfel, is het belangrijk nader juridisch advies in te winnen. Mocht het zo zijn dat de wederpartij aangeeft te handelen als gevolmachtigde namens derden, dan moet dit onder meer ook blijken uit een deugdelijke volmacht (een zogenaamde ‘power of attorney’). De ondertekening van een contract door iemand die daartoe niet bevoegd is, kan vervelende gevolgen hebben; de ‘vertegenwoordigde’ onderneming zou bij een conflict kunnen stellen dat ze niet gebonden is aan het contract.

Regel de geschillenbeslechting

De meeste exporttransacties zullen zonder problemen verlopen. Maar wat als er een meningsverschil ontstaat met de afnemer en je er samen niet uitkomt? Dan zal het geschil aan een rechter moeten worden voorgelegd. Op dat moment komt de vraag om de hoek kijken welke rechter over het geschil moet oordelen en op basis van welk recht hij dat dient te doen. Om onduidelijkheid en onzekerheid daarover uit te sluiten, is het aan te raden dat partijen zelf kiezen welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd. Als Nederlandse exporteur is het aan te raden in het contract zoveel mogelijk vast te houden aan Nederlands recht en de Nederlandse rechter. Maken partijen geen uitdrukkelijke keuze, dan bepalen nationale en internationale regels welk rechtsstelsel van toepassing is en welke rechter bevoegd is.

Beperk de aansprakelijkheid

Indien je als exporteur niet of niet behoorlijk voldoet aan je verplichtingen, pleeg je wanprestatie als deze tekortkoming je kan worden toegerekend. Je zult dan in beginsel de schade die de klant lijdt, door het uitblijven van bijvoorbeeld de levering of een foutieve levering, moeten vergoeden. Voor die gevallen is het wenselijk om in een contract te bepalen wat de gevolgen van zo’n toerekenbare tekortkoming zullen zijn. Dit heeft als voordeel dat beide partijen weten waar zij aan toe zijn en weten waar hun eigen risico en daarmee een eventuele verzekeringsnoodzaak begint. Het meest eenvoudig zou zijn om iedere aansprakelijkheid uit te sluiten. De kans is echter groot dat de contractpartner daar niet mee akkoord zal gaan. Tevens zal een dergelijke volledige uitsluiting veelal door de rechter als onredelijk betiteld worden, zeker bij consumententransacties.

Gevolgschade

Een aanbeveling is om in ieder geval indirecte en gevolgschade uit te sluiten; dergelijke schadeposten zijn namelijk niet goed te overzien en kunnen aanzienlijk zijn. De termen ‘indirecte schade’ en ‘gevolgschade’ worden niet nader gedefinieerd in de wet waardoor niet geheel duidelijk is wat daar precies onder wordt verstaan. Wel wordt aangenomen dat zaken als omzetschade en gederfde winst hieronder vallen. Om misverstanden te voorkomen, is het mogelijk om in het contract te omschrijven wat hieronder wordt begrepen. Verder is het mogelijk een gemaximeerde boete bij te laat leveren op te nemen.

Contractsbepaling

Mocht je onverhoopt niet aan aansprakelijkheid ontkomen, dan is het prettig als je een beroep kunt doen op een contractsbepaling die de hoogte van het bedrag waarvoor je aansprakelijk kunt worden gesteld, begrenst. Zo kan de aansprakelijkheid bijvoorbeeld beperkt worden tot de factuurwaarde of een concreet bedrag waarvan de hoogte zal afhangen van onder meer de waarde van de transactie, de voorzienbare schade en hetgeen gebruikelijk is in de branche.

Workshop

Op 13 december vindt de workshop 'Contracten met agenten en distributeurs in het buitenland' plaats in Leusden. De workshop geeft inzicht in wat een goede distributie- en agentuurovereenkomst is. Na het volgen van de workshop kun je inschatten wat het belang is van een dergelijke overeenkomst, welke eisen er aan een overkomst worden gesteld en wanneer een overeenkomst juist en volledig is.

Onze bedrijfsjurist Peter
Contact

Advies nodig of vragen?

Peter en de andere bedrijfsjuristen helpen je graag verder