De voordelen van zelf de douaneformaliteiten regelen

De indiener is en blijft altijd verantwoordelijk

01-04-2019  Douaneformaliteiten. Elk bedrijf dat gaat im- of exporteren krijgt er zeker mee te maken. Maar wat is nu slim om te doen? Zelf alles regelen of juist uitbesteden aan een gespecialiseerd bedrijf? Wat zijn de voordelen van het zelf doen en wat is de juiste keuze voor de toekomst? Ridvan Taci, Manager Sales im- en export bij Beurtvaartadres, geeft advies.

Veel Nederlandse bedrijven die im- en exporteren gaat het zakelijk voor de wind. Een luxepositie, maar soms ook een lastige. Een vraag die ik vaak tegenkom: besteed ik mijn douaneformaliteiten uit, of houd ik ze juist zelf in beheer? Dat is een goede vraag en bij het formuleren van het antwoord moet er rekening worden gehouden met een aantal belangrijke factoren. Zoals:

  • In- en uitvoer;
  • De hoeveelheid douaneaangiften;
  • Borgstellingen bij de invoer en transit;
  • Het kennisniveau van de medewerkers;
  • Benodigde vergunningen;
  • Passend (aangifte)softwarepakket;

De formaliteiten zelf regelen?

Ga je zelf de in- en uitvoer of andere douaneformaliteiten beheren, onderzoek dan goed met welke factoren je rekening moet houden. Bij het regelen van de uitvoer komt op douanegebied bijvoorbeeld minder kijken dan bij de invoer. Dat laatste is complexer, invoer vraagt ook om meer kennis. Zo is er bij een standaard uitvoeraangifte geen sprake van financiële belangen. Dit is enkel het geval als er geen aanzuivering (exit of goods) heeft plaatsgevonden op de uitvoeraangifte. Dan moet er alsnog btw worden afgedragen over de goederen.

Zelfs dan is er nog geen man overboord. Je krijgt 150 dagen de tijd om alternatief bewijsmateriaal te overleggen. Bijvoorbeeld met een ‘bill of lading’, ‘airway bill’ of een gestempelde en getekende factuur. Bij invoer is er juist wél een wezenlijk financieel belang. Zodra een ingediende invoeraangifte wordt geaccepteerd door de Douane ontstaat er een douaneschuld, door middel van een UTB. De douaneschuld houdt in dat je invoerrechten, btw en mogelijk ‘antidump’ over de ingevoerde goederen betaalt. Dit maakt invoer een stuk complexer dan uitvoer.

Kennis en opleidingen

Het juist opmaken van een uitvoeraangifte is voor een ervaren medewerker goed te doen. Alle gegevens voor het opmaken van de uitvoeraangifte staan op de eerder opgemaakte factuur. Als je zelf de aangifte beheert, biedt een erkend douanesoftwarepakket de nodige houvast. Hierin verwerk je eenvoudig alle gegevens van de goederen en vervolgens dien je de aanvraag bij de Douane in. Een kind kan de was doen. Bij de invoeraangifte wordt er andere kennis van de medewerker gevraagd. Hier spelen ook de borgstelling en belangrijke financiële aspecten een rol. Om dit goed zelf te doen, is de nodige douanekennis nodig. Tegenwoordig zijn er veel opleidingen en cursussen om deze kennis op te doen.

Je blijft altijd verantwoordelijk

Als aangever blijf je altijd zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de aangifte. Het maakt niet uit of je het zelf doet of uitbesteedt. Bij uitbesteding aan bijvoorbeeld een douaneagent geef je een machtiging af, hierdoor blijft de eindverantwoordelijkheid bij jezelf. Voor veel exporteurs is dit een argument om de douaneformaliteiten zelf te doen.

Een voorbeeld: als er op de uitvoeraangifte een aanzuivering heeft plaatsgevonden en de douaneagent meldt dit niet, loop je als aangever tegen een onverwachte btw-heffing aan. Het controleren van de status van je aangifte is dus een belangrijke bezigheid. Als je dit uitbesteedt heb je minder controle over het proces en ben je volledig afhankelijk van een derde partij: de douaneagent. Beheer je zelf de douaneformaliteiten, dan ben je altijd goed geïnformeerd over de actuele status van je zending en heb je je processen beter onder controle. Goede aangiftesoftware helpt hierbij.

Een snellere afwikkeling

We leven in een 24-uurseconomie. Hierdoor is een snelle doorlooptijd steeds belangrijker, ook bij douaneprocessen. Door de aangiften zelf te doen, win je tijd. Simpelweg omdat je de derde partij ertussenuit laat.

Je kent het vast wel: de lading staat klaar, de vrachtwagen wacht en je kunt maar niet laden of lossen omdat je douaneagent de douaneformaliteiten nog moet afhandelen. Vervelend allemaal en het kost bovendien geld. Daarom wordt het steeds belangrijker om 24/7 zelf de zaken te kunnen regelen. Dit zorgt voor: snelheid, flexibiliteit en efficiëntere logistieke processen. En klanten die op het laatste moment nog ‘iets’ willen, kun je eenvoudiger bedienen. Een tevreden klant is een ambassadeur voor jouw bedrijf.

De Nederlandse Douane heeft alle processen gedigitaliseerd. Dit betekent dat de doorlooptijd van een aangifte hooguit enkele minuten duurt. Als de Douane de goederen wil controleren, ontvang je hiervan direct een melding in het softwaresysteem. Je hebt binnen enkele seconden duidelijkheid of je mag laden of lossen. Het exportdocument print je zelf direct uit en de chauffeur kan vertrekken.

Samengevat

Het zelf verzorgen van de douaneformaliteiten heeft de nodige voordelen. Wel is het belangrijk om de nieuwe processen goed in te richten en het personeel dat ermee gaat werken goed op te leiden. Dan zorgt het zelf beheren voor een snellere afwikkeling, meer controle, flexibiliteit en een besparing op tijd en kosten. Verder geeft het extra zekerheid: de indiener is blijft namelijk altijd verantwoordelijkheid.

Er zijn tegenwoordig verschillende softwareoplossingen voor het zelf doen van de douaneformaliteiten. Zowel voor grote als kleinere bedrijven. Van webbased met een ‘pay-per-use’-principe, tot een compleet geïntegreerde oplossing. Net wat past bij jouw organisatie, toepassing en budget. Mijn advies: Wil je jouw concurrenten net een stapje voor zijn? Dan is het zeker interessant om je er verder in te verdiepen!

Dit artikel is geschreven door Ridvan Taci van Beurtvaartadres.

 

Hulp nodig bij het zelf doen van douaneaangifte?

Goed inzicht in de werkwijze van de douane en in de verschillende douaneprocedures is voor een internationaal georiënteerd bedrijf van belang. Dit kan ertoe leiden dat logistieke processen sneller en eenvoudiger verlopen. De opleiding douaneprocedures in de praktijk is een basisopleiding op teamleidersniveau die meer inzicht geeft in douaneprocedures. Deze opleiding is geschikt voor customer service, inkopers, verkopers, logistiek managers en directieleden die betrokken zijn bij zaken die direct of indirect door douaneprocedures worden beïnvloed. Ook in het geval douanezaken zijn uitbesteed aan een externe partij.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder