Digitalisering kan ook bij kleine bedrijven

"Koop geen moker voor een kleine spijker"

23-06-2020  Voor een meerderheid van de bedrijven zijn digitaliseren en het gebruik van data een ver-van-mijn-bed-show. Onterecht, stelt Tom van Woensel, hoogleraar Freight Transport & Logistics aan de Technische Universiteit Eindhoven. Mega-investeringen in servers zijn volgens hem zeker niet altijd nodig, net als dure consultants. “Begin met een goede analyse van een probleem en zoek daar een passende oplossing bij.”

Kleine bedrijven zijn minder ver met digitalisering dan grote bedrijven, blijkt uit onderzoek van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Van de mkb-bedrijven is de bedrijfsvoering bij één op de drie in hoge mate of bijna volledig gedigitaliseerd. Een iets groter deel, 36 procent, is echter niet of nauwelijks gedigitaliseerd. Eerder bleek al uit onderzoek van evofenedex in samenwerking met Beurtvaartadres en Transport en Logistiek Nederland dat digitalisering om velerlei redenen niet bovenaan de prioriteitenlijst van ondernemers staat. Het ontbreekt hen aan tijd en kennis, en zij verwachten dat zo’n  digitaliseringsslag veel geld kost en dat het invoeren ervan erg complex is.

De argumenten komen Tom van Woensel, hoogleraar Freight Transport & Logistics aan de Technische Universiteit Eindhoven, bekend voor. “Maar het beeld dat ondernemers hebben klopt niet helemaal. Digitaliseren kan op verschillende manieren en met verschillende budgetten.”

Betere beslissingen

Volgens Van Woensel gaat digitaliseren niet alleen over tools in de vorm van hard- en software, maar ook om het gebruik van data. “Het hebben van data en die beschikbaar stellen in het bedrijf of in de keten kan helpen om betere beslissingen te nemen. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer of meer efficiëntie in het productieproces. Door data krijg je betere inzichten en kun je bijvoorbeeld de voorraden optimaliseren, waardoor je minder opslag nodig hebt.”

Bedrijven die het gevoel hebben te moeten digitaliseren omdat ze de nieuwste trends moeten volgen of omdat de buren het ook doen, kiezen een verkeerd uitgangspunt volgens Van Woensel. “Je moet niet digitaliseren om het digitaliseren. Het is belangrijk om vooraf te bekijken welk probleem er is en wat er wordt opgelost als het wordt gedigitaliseerd. Er zijn ondernemers die hun klanten zo goed kennen, dat ze precies weten wat ze nodig hebben. Dat is prima en dan hoeft zo’n ondernemer ook geen duur pakket aan te schaffen. Maar als je wilt groeien en je kunt niet meer onthouden welke klant wat wil, heb je systemen nodig die helpen om dat overzicht te bewaren.”

“Digitaliseren is niet dat iedereen aan een ERP-systeem als SAP moet”, vervolgt Van Woensel. Volgens hem zijn er genoeg andere oplossingen die ondernemers kunnen helpen. “Maar als je een oplossing moet kiezen, moet je wel weten welke er beschikbaar zijn. Er is heel veel, van een traditioneel softwarepakket op een server tot een oplossing in de cloud en in dat oerwoud moet je de weg zien te vinden. Uiteraard zijn er consultants die helpen, maar die nemen hun bekende product als vertrekpunt. Zij kunnen alles op maat bouwen om jouw probleem op te lossen. Ze komen met een goedkoop standaardproduct en passen het daarna tegen forse bedragen aan.”

Hoogleraar Tom van Woensel
Hoogleraar Tom van Woensel

 

Hamer

Van Woensel vergelijkt het zoeken naar een oplossing met het aanschaffen van de juiste hamer. “Je hebt bedrijven en adviseurs die een standaardassortiment hamers verkopen en spijkers zoeken om op te slaan. Het maakt ze niet uit wat voor spijkers het zijn, als ze er maar op kunnen slaan. Maar die spijker, jouw probleem, heeft zo’n zware hamer helemaal niet nodig. Soms krijg ik het idee dat bepaalde consultants gewoon graag die dure, zware hamer verkopen, al is de spijker nog zo klein. Puur omdat ze daarmee het meeste geld kunnen verdienen. Ik ken voorbeelden van SAP-implementaties waarvan 90 procent van de functionaliteiten overbodig was. Zonde van de centjes.”

Maar hoe vind je dan de juiste hamer voor de spijker? “Dat begint met een gedegen analyse van het probleem. Dat is cruciaal. Een goede analyse draait om oorzaak en gevolg. Wat zijn de oorzaken van dit probleem, zowel kwantitatief als kwalitatief? Daarnaast moet je interviews doen met mensen die nauw bij het proces betrokken zijn. Als je dat allemaal netjes in kaart hebt gebracht, kun je kijken waar het fout loopt.”

Dan is het volgens Van Woensel belangrijk om goed op te schrijven waar een oplossing aan moet voldoen, zodat de juiste hamer gevonden kan worden. ”Bepaal aan welke voorwaarden een oplossing moet voldoen. Dan zou je een tender kunnen uitschrijven, waarin je enkele softwareleveranciers vraagt wat zij kunnen bieden. In tenders wordt vrij nauwkeurig aangegeven welke oplossing er gevraagd wordt. Dat is vaak heel specifiek vermeld, inclusief technische details. Leveranciers die daarop intekenen, moeten dan aantonen dat hun oplossing het best past bij de gevraagde specificaties. Kortom, definieer ‘spijker’ en laat de aanbieders maar uitleggen waarom hun hamer het best past bij die spijker.”

Software-as-a-service

Wie zelf op zoek wil gaan naar de juiste oplossing moet daar wat tijd en moeite in steken, maar kan een eind komen volgens Van Woensel. “Een site als Gartner geeft een overzicht van alle beschikbare tools en de bijpassende functionaliteiten.” Zo zijn er steeds meer oplossingen beschikbaar in de cloud, waardoor het aanschaffen van dure servers niet meer nodig is. “Deze zogenoemde software-as-a-service, of kortweg SaaS, is vrij laagdrempelig en makkelijk te implementeren. Op dit gebied gaan de ontwikkelingen heel snel. Er is ook steeds meer mogelijk.”

Van Woensel benadrukt nogmaals het belang van goed weten wat je zoekt. “Als je een ERP-systeem koopt maar geen idee hebt waarom, wordt dat een teleurstelling.” Hij schetst een voorbeeld. “Zo’n vijftien jaar geleden was de RFID-chip hét wondermiddel voor retailers. Alle producten zouden zo’n chip krijgen, was het idee. De chip werd bedacht om voorraadverschillen die bijvoorbeeld aan de kassa ontstonden door dubbel te scannen, te elimineren. Alleen waren de ontwikkelkosten velen malen hoger dan de kosten van het probleem.”

“Zie het als een bezoek aan de dokter als je hoofdpijn hebt”, vervolgt hij. “De dokter kan een paracetamol voorschrijven en de hoofdpijn is weg. Maar de oorzaak van de hoofdpijn is niet weggenomen. Je weet nog steeds niet waarom je hoofdpijn hebt en dat moet geanalyseerd worden. Als de oorzaak bekend is, is het beter om die te behandelen dan elke keer een tabletje als symptoombestrijding in te nemen. Zo moeten ondernemers ook naar hun bedrijf kijken.”

Overleven

Volgens Van Woensel zullen bedrijven digitalisering in een of andere vorm nodig hebben om te kunnen overleven. “We gaan naar een toekomst waarin er meer geld wordt verdiend met data dan met fysieke producten. Bedrijven als Coolblue en Amazon gebruiken data onder meer om de verkoop te voorspellen. Het product staat al op de juiste plaats in de keten voordat jij op de bestelknop hebt gedrukt.” Voor kleine en middelgrote bedrijven wordt het dan ook belangrijk om onderscheidend te blijven. “Van Amazon ga je het niet winnen”, zegt Van Woensel. “De vraag is dan ook, hoe ziet het businessmodel eruit voor de kleine ondernemer? Daar kunnen data een belangrijke ondersteunende rol spelen om contact te houden met de klanten. En doe iets wat die grote aanbieders niet kunnen. Je kunt kip kopen in de supermarkt, maar ook bij de poelier. Daar betaal je meer, maar krijg je wel ambacht en kwaliteit. Gaat die poelier proberen hetzelfde te doen als de  supermarkt, dan verliest hij klanten.”


Een goed gesprek over data en digitalisering?

Bedrijven die willen sparren en inzichten willen uitwisselen over de toekomst van hun supply chain en hoe digitalisering daar bij kan ondersteunen, kunnen een afspraak maken met onze supply chain specialisten Stefan Heeringa of Nanne Schriek.

Onze ledenadviseur Nanne
Contact

Vragen over supply chain management?

Nanne en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder