Zoetermeer, 2 februari 2012

Beschikbaarheid aangiftesystemen moet eind 2012 drastisch zijn verhoogd

Vandaag heeft de Douane met het bedrijfsleven, vertegenwoordigd door EVO, FENEX en de Verenigde Software Ontwikkelaars, concrete afspraken gemaakt om de uitval van de douanesystemen drastisch te verminderen. Dit gebeurde tijdens de startbijeenkomst van de werkgroep Hoogbeschikbaarheid Douane Systemen op het EVO hoofdkantoor te Zoetermeer. De afspraken en het plan van aanpak staan verwoord in het zogenaamde ‘spoorboekje’.  Douane en bedrijfsleven zetten mensen, middelen en expertise in om de beschikbaarheid van de systemen op te voeren naar 97,5%. Er komt een back-up systeem en de communicatie van de Douane richting het bedrijfsleven wordt verbeterd in geval van storingen. Het bedrijfsleven ziet hiermee een lang gekoesterde wens in vervulling gaan. Douane kan hiermee haar dienstverlening nog verder verbeteren.

Problemen

De douanesystemen liggen er momenteel vaak uit als gevolg van regulier onderhoud aan de systemen of een (technische) storing. De beschikbaarheid van de douanesystemen is 93 procent. Hierdoor ondervindt het bedrijfsleven problemen bij het doen van aangifte voor internationale goederentransacties. Als de systemen van de Douane niet beschikbaar zijn, ligt de handel letterlijk stil. Dit logistiek oponthoud zorgt voor hoge extra kosten voor het bedrijfsleven. Bij uitval van de systemen bestaat weliswaar de mogelijkheid aangifte op papier te doen via de noodprocedure maar dit levert achteraf voor zowel de Douane als het bedrijfsleven nog een hoop werk op. Bovendien bestaat de kans op een dubbele aangifte omdat één van de twee aangiftes open kan blijven staan na de handelstransactie. Als niet kan worden aangetoond dat de papieren en elektronische aangifte voor dezelfde handelstransactie zijn, kunnen ze als twee verschillende transacties worden beoordeeld. Hieraan zijn financiële risico’s verbonden.

Back-up systemen

De Douane wil dat de beschikbaarheid van de douanesystemen eind 2012 is verhoogd van 93 naar 97,5 procent. Daarom gaan Douane en bedrijfsleven samen een nieuwe elektronische noodprocedure ontwerpen. De aangiftesystemen worden uitgebreid met back-upsystemen, waardoor de systemen standaard dubbel worden uitgevoerd. Als een systeem dan hapert of uit de lucht gaat, pakt het noodsysteem het over. Eind 2012 zijn de eerste delen van de back-up systemen gereed. Het oponthoud in de logistieke keten zal hierdoor aanzienlijk verminderen. Op lange termijn wil de Douane de beschikbaarheid zelfs opvoeren naar 99,5 procent.

Goede communicatie

Als de systemen eruit liggen, is het voor bedrijven van belang te weten hoe lang de storing gaat duren. Met die informatie kunnen ze dan een weloverwogen besluit nemen om over te gaan naar de noodprocedure als de systemen langere tijd niet beschikbaar zijn of met elektronische aangifte te wachten als de storing slechts van korte duur is. Aangezien de communicatie over de uitval van systemen voor verbetering vatbaar is, gaan bedrijfsleven en Douane hier samen mee aan de slag. Daarnaast gaan Douane en bedrijfsleven samen onderzoeken welke momenten het meest geschikt zijn om regulier onderhoud uit te voeren.