Een steeds terugkerende administratieve last: btw- en accijnsrestitutie

In het buitenland betaalde btw en accijnzen terugvragen, kan duizenden euro’s opleveren. Maar wat kost het?

Veel bedrijven zijn druk bezig met de jaarafsluiting van 2019. Een onderdeel hiervan is het aanvragen van de teruggave van de in het buitenland betaalde btw en dieselaccijnzen; dit levert tenslotte geld op. Michel van Doorn, Sales Manager Financial Services bij DKV Euro Service: “neem bijvoorbeeld België. Als je in dit land jaarlijks 25.000 liter tankt, kun je al snel € 6190,- aan betaalde accijnzen terugontvangen. Maar ondanks dat het om substantiële bedragen gaat, laten veel bedrijven geld liggen. Internationale accijnsteruggave is een vakgebied dat niet elke administratieve afdeling goed in de vingers heeft. Daarnaast heb je te maken met verschillende douaneautoriteiten voor accijnsteruggave en met bewerkelijke systemen voor btw-teruggave”, stelt Michel van Doorn. 

Wat krijg je terug? 

Kort samengevat kunnen bedrijven onder bepaalde voorwaarden de betaalde brandstofaccijnzen terugvragen bij de douaneautoriteiten in België, Hongarije, Frankrijk, Italië, Slovenië, Kroatië en Spanje (stand 1 januari 2020). Daarnaast kan de btw voor alle zakelijk aangekochte goederen en diensten binnen de EU, Noorwegen en Zwitserland, worden gerestitueerd. Michel van Doorn: “En hier komt direct de complexiteit om de hoek kijken. Waar de processen voor de btw-teruggave binnen de EU redelijk gecentraliseerd zijn, gelden er weer andere regels en processen voor Noorwegen, Zwitserland en vanaf volgend jaar waarschijnlijk ook voor het Verenigd Koninkrijk. Voor de restitutie van de accijnzen heeft elk land zijn eigen proces, met bijbehorende voorwaarden, deadlines en (taal)barrières.” 

Zelf doen of uitbesteden? 

De spelregels van de teruggaveprocessen rondom btw en accijns zijn dus niet altijd even duidelijk. Als de kosten maar in één land gemaakt worden, is hier nog wel grip op te krijgen. Maar op het moment dat er kosten worden gemaakt in meerdere landen, of als het bedrijf om cashflowredenen vaker dan één keer per jaar voor teruggave in aanmerking wil komen, is het aan te raden een afweging te maken de processen rondom de teruggave van btw en accijnzen uit te besteden. Dit kan al tegen relatief lage kosten; vaak is dit een percentage van de terugontvangen bedragen. 

De volgende zaken kunnen hiervoor worden meegenomen in de kosten/batenanalyse: 

  • Hoeveel tijd is de administratieve afdeling jaarlijks bezig met het terugvragen van btw en accijnzen? 
  • Hoeveel btw wordt er niet teruggevraagd bijvoorbeeld omdat het om incidentele uitgaven gaat in een bepaald land? 
  • Hoeveel btw wordt er jaarlijks teruggevraagd, maar wordt niet goedgekeurd? En waarom? Ligt dit aan een taal- of andere barrière?

Bij het vergelijken van de kosten tegenover de baten, zal de weegschaal voor de meeste bedrijven uitslaan naar ‘uitbesteden’. Vaak is het alleen voor bedrijven die btw en accijns terugvragen in slechts één land en waarbij het dan om relatief hoge bedragen gaat, interessant deze processen in eigen hand te houden. Voor overige bedrijven is het meestal gunstiger dit uit te besteden, zodat er meer tijd overblijft voor de core business. 

Meer weten over btw- en accijnsrestitutie? 

Wij hebben voor onze leden een partnership met DKV Euro Service. Deze mobiliteitspartner levert, naast services op het gebied van brandstof en tol, ook refund services voor btw en accijns. Zij zijn een wettelijk erkend restitutiebedrijf en beschikken over experts door heel Europa. Neem voor meer informatie vrijblijvend contact op met Michel van Doorn, de refund expert van DKV in Nederland: michel.vandoorn@dkv-euroservice.com.

Onze ledenadviseur Evert-Jan
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Evert-Jan en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder