Wanneer is goed, goed genoeg bij export controls?

Bedrijven ontkomen niet aan extra aandacht voor compliance

18-6-2020  De door de overheid nog steeds op klassieke gedachten gebaseerde aanpak van export controls werkt niet altijd. Bij een overtreding ligt een strafrechtelijke schikking of zelfs vervolging al snel op de loer. Dit brengt ook reputatieschade met zich mee.

De overheid heeft de laatste jaren steeds meer nadruk gelegd op export controls. Het bedrijfsleven ontkomt er niet aan hier extra aandacht aan te besteden en een hoge mate van compliance na te streven. Deze compliance werkt vooral goed in een omgeving waarin duidelijke regels en heldere normen gelden. Dit is bij export controls echter niet vanzelfsprekend, omdat de overheid nauwelijks oog lijkt te hebben voor de hoge snelheid van het moderne handelsverkeer.

Spectrum vakgebied export controls

Het vakgebied export controls heeft te maken met een breed spectrum aan regelgeving en omvat veel meer dan je denkt, want niet alleen militaire of dual-use goederen vallen eronder. Ook leveringen aan bepaalde landen of personen moeten worden onderzocht, en bepaalde goederen boven een bepaalde waarde mag je niet naar bepaalde landen uitvoeren. Daarnaast is het noodzakelijk vast te stellen welke persoon achter een bepaalde afnemer zit, om daarna te controleren of deze meneer of mevrouw niet op een sanctielijst voorkomt. Ook de Amerikaanse sanctiewetgeving kan meespelen, bijvoorbeeld als een Nederlandse onderneming in de Verenigde Staten een dochteronderneming heeft.

Door de toegenomen handelsspanningen tussen een aantal landen kan het voorkomen dat wat vorige week probleemloos kon worden verzonden, nu ineens niet meer mogelijk is. Grote ondernemingen met veel exportbewegingen steken dan ook veel tijd en moeite in export controls en zijn daarvoor bezig met permanente monitoring. Dit is zonder geautomatiseerde toepassingen bijna niet meer te realiseren. Voor kleinere ondernemingen met slechts incidentele export is dit echter vaak niet mogelijk omdat het een te kostbare aangelegenheid is. Een oplossing is advies inwinnen bij experts die over de benodigde kennis en expertise beschikken.

Internal Compliance Program

Een positieve ontwikkeling, ook vanuit de overheid, is dat het werken met Internal Compliance Programs (ICP’s) wordt gestimuleerd. Een dergelijke aanpak is te vergelijken met het concept van Authorized Economic Operator (AEO) zoals dit van toepassing is in het douanerecht. Als een onderneming beschikt over een AEO-vergunning kan deze gebruikmaken van een aantal faciliteiten, bijvoorbeeld door minder of zelfs geen zekerheid te hoeven stellen of een lagere controledichtheid. Door het optreden als AEO-gecertificeerd bedrijf en het daarbij signaleren van bepaalde zaken neem je de rol van de handhavende overheid immers deels over.

Bij het gebruik van een ICP ontstaat een vergelijkbaar beeld en zou het aantal controles ook lager moeten worden. Het bedrijf heeft immers, gebaseerd op een vooraf voorgelegde en geaccordeerde wijze, de nodige maatregelen genomen, zodat de overheid niet meer zelf hoeft te controleren. Natuurlijk kunnen er steekproefcontroles worden gehouden om vast te stellen of de onderneming zich houdt aan de ICP-werkwijze. De overheid kan echter ook hierbij steunen op de controleactiviteiten van de onderneming. Het verkrijgen van een akkoord op een ICP vergt echter wel de nodige serieuze inspanningen, tijd, geld en vaak een wijziging van houding en bewustzijn. Daarna zal het schelen in de tijd van controles en kunnen goederen sneller worden getransporteerd.

Sneller en anders

Als een bedrijf een order kan binnenhalen voor een nieuw product of een product dat tailor made wordt ontwikkeld, past het niet om daarna nog maanden tijd te moeten spenderen aan de vraag of uitvoer van het product wel of niet vergunningplichtig is. Als dit wel gebeurt, zal de productie of levering al snel aan een andere leverancier worden gegund. In dit licht zou de overheid dan ook in staat moeten zijn binnen een korte termijn, bijvoorbeeld een week, uitsluitsel te geven. Dat is echter niet de realiteit. Als de overheid gelijke tred wil houden met het bedrijfsleven, is het noodzakelijk dat de overheid hierin sneller en anders kan handelen.

Aantonen

Een ander lastig punt waar ondernemingen vaak tegenaan lopen, is het achterhalen van de personen die achter de buitenlandse eindgebruikers zitten. Waar overheden onderling om informatie kunnen vragen, is het bedrijfsleven afhankelijk van openbare bronnen. Als die al bekend zijn, is het aanboren van de bronnen om antwoorden op de nodige vragen te krijgen vaak geen gemakkelijke klus. Daarom is het bij een uitvoeraangifte in het kader van export controls in elk geval van belang duidelijk vast te leggen welke stappen zijn ondernomen om gegevens en duidelijkheid te verkrijgen. Zo kun je later, indien nodig, aantonen wat je hebt gedaan om gegevens en inlichtingen te achterhalen.

De vraag die zich dan aandient - en dat is bij de AEO vaak niet anders - is of er voldoende is gedaan om de nodig geachte gegevens te achterhalen. Eén ding is zeker: niets of weinig doen is meestal onvoldoende. Want een eenduidig antwoord op de vraag ‘wanneer is goed, goed genoeg?’ is er op dit moment helaas niet.

Dit artikel is geschreven door Fred Kaijser. Hij is consultant bij Customs Knowledge.

Heb jij vragen over export controls of andere export gerelateerde onderwerpen? Stel ze aan de ledenservice van evofenedex.

Onze bedrijfsjurist Peter
Contact

Advies nodig of vragen?

Peter en de andere bedrijfsjuristen helpen je graag verder