Export tip: hanteer eigen algemene voorwaarden

Leg de algemene voorwaarden voor aan de klant voordat de order is afgesloten

22-05-2019  Voor ambitieuze ondernemers is Nederland al snel een maatje te klein. Over de grens lonken mooie kansen, maar er wachten ook risico’s. Met een goede juridische voorbereiding valt hier grip op te houden. Een tip die geldt voor elke verstandige exporteur is het hanteren van de eigen algemene voorwaarden.

Reeds in jouw offerte dien je naar je algemene voorwaarden te verwijzen en/of deze mee te sturen; leveringsvoorwaarden bij export, inkoopvoorwaarden bij import. Sluit de algemene voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk uit. Het gebruik van algemene voorwaarden is niet meer weg te denken in het internationale handelsverkeer. Algemene leveringsvoorwaarden zijn een aantal schriftelijke bedingen die zijn opgesteld om in een of meerdere overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van kernbedingen, zoals prijs, hoeveelheid en het product zelf. In het navolgende zal met algemene voorwaarden bedoeld worden algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden.

Verminderen administratieve rompslomp

Waarom zou je gebruik moeten maken van algemene voorwaarden? Het kan voorkomen dat je door omstandigheden de afgesproken leveringstermijn overschrijdt of dat jouw producten bij levering beschadigd blijken te zijn. Ben je hier als verkoper voor aansprakelijk? Dit is een voorbeeld van wat in algemene voorwaarden van tevoren kan worden geregeld. Het is immers kostbaar en omslachtig om bij iedere overeenkomst allerlei aspecten opnieuw uit te werken. Door het hanteren van algemene voorwaarden verminder je administratieve rompslomp en uw klant weet precies onder welke voorwaarden zaken wordt gedaan.

Vóór afsluiten order

Belangrijk is dat jouw klant vóór het afsluiten van de order een redelijke mogelijkheid heeft gekregen om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Indien je in een later stadium, bijvoorbeeld op de orderbevestiging of op de factuur naar de voorwaarden verwijst, dan ben je meestal te laat.

Zeker bij exporttransacties is het advies om jouw voorwaarden voor afsluiten van jouw order aan jouw klant mee of toe te zenden. Zo kun je op offertes, prijslijsten e.d. steeds uitdrukkelijk naar jouw algemene voorwaarden verwijzen, die op de achterzijde zijn gedrukt of aan de formulieren zijn toegevoegd. Een verwijzing in jouw e-mail of offerte dat de algemene voorwaarden bij jouw Kamer van Koophandel in Nederland zijn in te zien of op te vragen is in vele landen onvoldoende.

Battle of the Forms

Wanneer jouw koper ook algemene voorwaarden (inkoopvoorwaarden) hanteert, is het de vraag wiens voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn (‘Battle of the Forms’). Naar Nederlands recht geldt dat de voorwaarden waarnaar als eerste verwezen wordt, toepasselijk zijn tenzij jouw wederpartij jouw algemene voorwaarden uitdrukkelijk heeft afgewezen. Voor een uitdrukkelijk van de hand wijzen is veelal niet voldoende dat in de eigen voorwaarden een bepaling is opgenomen, waarin is vermeld dat slechts de eigen voorwaarden van toepassing zijn en dat de eerste voorwaarden worden afgewezen.

Het verdient derhalve aanbeveling de volgende clausule op te nemen op de voorzijde van jouw offerte: ’Op al onze transacties zijn onze, op de achterzijde van dit formulier gedrukte, algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden van toepassing. Toepasselijkheid van enige andere voorwaarden wijzen wij uitdrukkelijk van de hand’.

Taal

Jouw afnemer in het buitenland moet jouw algemene voorwaarden kunnen lezen en begrijpen. Daarom is het advies jouw voorwaarden in de moedertaal van jouw afnemer ter beschikking te stellen. Indien je altijd met deze afnemer in een andere taal dan zijn moedertaal correspondeert, bijvoorbeeld Engels, dan kun je in principe volstaan met een Engelstalige versie van jouw algemene voorwaarden.


Checklist Juridische aspecten van export en internationalisering

De checklist Juridische aspecten van export en internationalisering geeft jou als export manager inzicht in de juridische aspecten die bij export en internationalisering van belang zijn. Dit document geeft je concrete handvatten bij het voorkomen en beperken van juridische problemen. In totaal worden dertien onderwerpen belicht en krijg je veel waardevolle tips om als niet-jurist toch goed uit de voeten te kunnen met deze vaak ingewikkelde materie.

Onze bedrijfsjurist Peter
Contact

Advies nodig of vragen?

Peter en de andere bedrijfsjuristen helpen je graag verder