Hoe ga je goed om met de risico’s van thuiswerken?

Thuiswerken begint met goede afspraken te maken tussen werkgever en werknemer

26-02-2021  Onze ledenservice krijgt regelmatig de vraag hoe werkgevers hun medewerkers moeten faciliteren bij thuiswerken en hoe het zit met de verantwoordelijkheid voor de inrichting van de thuiswerkplek en de kosten die daar bij komen kijken. Hoe zit het nu precies met het vastleggen van de risico’s van de thuiswerkplek en hoe kun je dat het beste aanpakken? Zeker nu de preventiemaatregelen langer van kracht zijn, verdient dit onderwerp nadere aandacht. De risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) heeft ook betrekking op de thuiswerkplek, maar in hoeverre is dit bekend bij de afdeling HR en opgenomen in het HR-beleid? Een onderwerp waarbij gezond en veilig werken hand in hand gaan en waar de preventiemedewerker en de personeelsfunctionaris in hun aanpak goed moeten samenwerken.

Voor de meeste bedrijven is het niet nieuw; veel bedrijven hadden al een thuiswerkbeleid opgenomen in hun HR-beleid voordat de coronacrisis optrad. De verwachting is dat thuiswerken ook na de coronapandemie niet meer uit onze samenleving kan worden weggedacht. Er is zelfs het wetsvoorstel ‘Werken waar je wil’ ingediend om het recht van de keuze van de medewerker voor de werkplek te verstevigen.

Verantwoordelijkheid werkgever

Vanuit de Arbowet is het je wettelijke plicht te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Deze wettelijke zorgplicht bestaat kort gezegd uit informeren, instrueren, faciliteren en controleren. Als werkgever wil je het thuiswerken goed regelen voor je medewerkers en ben je je bewust van je verantwoordelijkheid voor een gezonde en veilige thuiswerkplek. Dit betekent dat je faciliteert dat de medewerker over een goede thuiswerkplek beschikt en dat je de medewerker actief informeert en instrueert over de noodzakelijke inrichting en het goede gebruik van de thuiswerkplek. Ook is het van belang om na te gaan, te controleren, of ook volgens de instructies wordt gewerkt.

Dit houdt dus een thuiswerkplek in die ergonomisch is ingericht, waarbij de werkgever zijn medewerker faciliteert door de benodigde arbeidsmiddelen aan te bieden. Bijvoorbeeld een ergonomische stoel en bureau, en een los toetsenbord. Een aandachtspunt is of er op de thuiswerkplek goede verlichting beschikbaar is. Verder zijn de regels die opgenomen zijn in de Arbowet en het Arbobesluit over de RI&E, het geven van voorlichting, beeldschermwerk, werkdruk en de regels voor pauzes ook van toepassing op het thuiswerken.

Voldoe je als werkgever onvoldoende aan je zorgplicht voor een veilige thuiswerkplek, dan riskeer je een boete van de Inspectie SZW en aansprakelijkheid voor de schade die de medewerker mogelijk lijdt. Zelf ben je niet bevoegd de thuiswerkplek ter plekke te controleren, maar via een film of checklist mag dat wel. Inspecteurs hebben deze bevoegdheid wettelijk gezien wel, maar alleen bij bijzonder zwaarwegende redenen. In de praktijk zal dit niet snel voorkomen, omdat er ook minder ingrijpende manieren zijn de thuiswerkplek te controleren.

Verantwoordelijkheid werknemer

Medewerkers hebben zelf ook een eigen verantwoordelijkheid voor hun thuiswerkplek. Er wordt een proactieve houding van de medewerkers verwacht, waar je vervolgens als werkgever adequaat op moet reageren. Dit houdt in dat medewerkers zelf moeten aangeven dat de thuiswerkplek niet voldoet en het moeten melden als zij de werkplek willen aanpassen omdat er gezondheidsklachten zijn. Verder hebben medewerkers de plicht de instructies van de werkgever op te volgen en mee te werken aan een eventuele controle op afstand.

Wat leg je vast en waar?

  1. Het is belangrijk samen met de medewerker de werk- en rustmomenten in de thuissituatie te bespreken. Leg de genomen maatregelen en afspraken vast, bijvoorbeeld via de e-mail, en neem deze op in het (elektronische) personeelsdossier en de werkplek-RI&E.
  2. Voor de inrichting van de werkplek, het faciliteren van de benodigde middelen, het bieden van een eventuele vergoeding en het voorzien in de benodigde communicatiemiddelen, volstaat een eenvoudige checklist die de medewerker invult en ondertekend terugstuurt.
  3. De kosten die de medewerker moet maken om te voldoen aan de Arbonormen, komen (op grond van artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet) voor rekening van de werkgever. Dit geldt dus ook voor de ergonomische inrichting van de werkplek. Als medewerkers zelf kosten moeten maken, dan kunnen zij deze declareren bij de werkgever, uiteraard alleen indien en voor zover deze kosten noodzakelijk waren en dit vooraf is afgestemd met de werkgever. Beschikt de werknemer al over materialen die een veilige werkomgeving garanderen? Dan hoeft de werkgever hiervoor geen aanvullende kosten te maken.
  4. Online zijn verschillende instructies beschikbaar, die de medewerker kunnen helpen bij de ergonomische inrichting van zijn thuiswerkplek. Daarbij moet je rekening houden met onder andere verlichting, werkhouding (bureau en stoel), ventilatie en temperatuur. Ook hier kun je ervoor kiezen de medewerker te vragen een extra document te ondertekenen, waarin hij verklaart dat de werkplek volgens deze instructies is ingericht. Op deze manier voldoe je aan de instructieplicht.
  5. Het helpen van medewerkers stopt niet bij de inrichting van de thuiswerkplek. Ga ook na of een medewerker goed kan omgaan met de digitale hulpmiddelen en techniek. Bied in voorkomende gevallen hulp, training en oplossingen aan. Ook hier geldt: leg de gemaakte afspraken en genomen maatregelen vast.
  6. Als veel medewerkers vanuit huis werken, vraagt dit van werkgevers en managers een andere stijl van leidinggeven. Arboportaal heeft de belangrijkste adviezen die TNO hierover geeft, kort op een rijtje gezet. Ook aangepast personeelsmanagement neem je op in de RI&E.
  7. Aangezien het risico op uitval door stress hoger is bij thuiswerk, is het belangrijk extra aandacht te besteden aan stressmanagement. Overweeg dan ook (vormen van) coaching aan te bieden, die ingaan op stress verminderend gedrag en bewustwording van de veranderde omstandigheden. Spreek met je medewerker af dat hij contact opneemt bij het ervaren van extra werkdruk om zo uitval door psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen. Denk daarnaast na over specifieke risico’s voor bedrijf en medewerkers die thuiswerken met zich kan brengen en breng deze in kaart. Zo kan bijvoorbeeld veelvuldig beeldschermwerk oogklachten veroorzaken. Maatwerk per medewerker is dus belangrijk.

Risico-inventarisatie van de thuiswerkplek

Aan de hand van een checklist waarin je als werkgever vragen stelt over de thuiswerkplek, die de medewerker met ‘ja’ of ‘nee’ kan beantwoorden, breng je in kaart hoe een medewerker zijn werkplek heeft ingericht. Zo zie je in één oogopslag welke risico’s je moet aanpakken. De risico’s die in ieder geval op de risico-inventarisatielijst voor thuiswerken moeten staan, zijn (indien van toepassing):

  1. Psychosociale arbeidsbelasting
  2. Werken met gevaarlijke stoffen, bijvoorbeeld CMR-stoffen
  3. Fysieke belasting
  4. Beeldschermwerk
  5. Werkplekverlichting
  6. Beschikbare arbeidsmiddelen
  7. Persoonlijke beschermingsmiddelen

Tot slot is het belangrijk het personeelsbeleid en de genomen maatregelen regelmatig te evalueren: hebben we alle risico’s in beeld, hebben de maatregelen het gewenste effect of moeten ze worden bijgesteld? Zijn onze medewerkers bij deze aanpak betrokken?

Wil je meer weten? Voor meer informatie over dit onderwerp kun je onder andere terecht bij het steunpunt RI&E.

Whitepaper

Voor het creëren en behouden van een integrale veiligheidscultuur moet je stappen blijven ondernemen. Om ondernemers te helpen met deze vervolgstappen hebben wij een whitepaper gepubliceerd met 3 stappen om van de RI&E een levend document te maken. Een instrument waarmee werkgevers en werknemers samen werken aan een veilige en gezonde werkomgeving. Ook vind je hierin diverse praktijkvoorbeelden van koplopers op het gebied van gezond en veilig werken. Heb je nog specifieke vragen? Je kunt dan contact opnemen met onze ledenservice via 079 3467 346.

Onze bedrijfsadviseur Marcel
Contact

Advies op maat nodig?

Marcel en de andere bedrijfsadviseurs helpen je graag verder