CIBT lanceert persoonlijk advies op maat met Guided-Entry Visa

Leestijd 4 minuten

7-1-2021  Welke exportmanager heeft er geen ervaring mee: het organiseren van alle visa, inentingsbewijzen en uitnodigingen die je nodig hebt om te reizen buiten de EU? Was dit voor COVID-19 vaak al een uitdaging, nu is het voor sommige landen bijna onmogelijk omdat ambassades gesloten zijn en situaties elke dag kunnen veranderen. Tegelijkertijd is de behoefte aan persoonlijk klantcontact erg groot. Het wereldwijd actieve CIBT biedt hiervoor met Guided-Entry Visa nu een oplossing.

“De situatie van voor corona is niet meer vergelijkbaar met zoals deze nu is. Door de pandemie zijn de meeste ambassades in het voorjaar gesloten, net als de visa application centers voor reizen naar onder andere China en Rusland hier in Den Haag. Dat hebben wij in ons vijftigjarig bestaan nog niet eerder meegemaakt”, horen wij op het kantoor van CIBT van managing director Benelux Joyce Schneijdenberg. “Momenteel gaan de ambassades mondjesmaat weer open, maar alle benodigde documenten en het invullen daarvan zijn compleet veranderd. Bovendien zijn visa van voor corona soms niet meer geldig en vaak heb je een medische verklaring nodig die aantoont dat je negatief getest bent; maar die mag maar een bepaald aantal uur oud zijn.”

Soms zelfs dagelijks

“Dit alles zorgt voor extra verwerkingstijd en veel onzekerheid doordat situaties snel veranderen, soms zelfs dagelijks”, vult Huib van Heumen aan. “Als je vandaag formulier A moet invullen, kan dit morgen formulier B zijn. Zelfs tijdens een lopende aanvraag.” Voor corona wisten de visumconsultants volgens de director of account management Benelux exact wat zij bij de ambassades moesten doen om reizigers zo snel mogelijk aan hun visum te helpen.

“Nu moeten de consultants allerlei zaken uitzoeken en deze steeds opnieuw controleren en aanpassen. Hierdoor is onze dienstverlening momenteel echt advies op maat geworden. Om hierin te voorzien krijg je met Guided-Entry een persoonlijke beoordeling om te bepalen of je in aanmerking komt voor een visum. Als dit zo is, word je binnen een uur teruggebeld om je reisbehoeften te beoordelen en bespreken. Wij begeleiden je bij elke stap van het aanvraagproces. Inclusief het verkrijgen en invullen van ingewikkelde overheidsdocumenten. Hierbij word je geholpen door een deskundige consultant, die het proces van begin tot eind beheert. Het voordeel daarbij is dat je altijd één aanspreekpunt hebt.”

​​

Direct stopgezet

CIBT focust zich met Guided-Entry Visa op landen die vanwege corona hun ambassade tijdelijk hebben gesloten of waarvan het aanvraagtraject erg ingewikkeld is geworden. Joyce: “Momenteel zijn dit China, Vietnam en Thailand. Die hadden hun ambassades gesloten en de aanvraagprocedures voor visa stopgezet. Met onze nieuwe service nemen wij de reiziger als het ware bij de hand tijdens het aanvraagtraject en geven wij heel duidelijk aan hoe alles verloopt. Bovendien heb je altijd een vast aanspreekpunt.”

Tot voor kort bood CIBT haar nieuwe service ook voor Rusland en Zuid-Korea. “Toen die hun procedures voor het aanvragen van visa weer heropenden, hebben wij Guided-Entry voor die landen direct stopgezet”, aldus Joyce. “Want als de aanvraagprocedure weer normaler verloopt, willen wij reizigers geen extra kosten berekenen, die nu eenmaal voortkomen uit een maatwerkservice als deze. Wij willen alleen oplossingen bieden voor actuele problemen. Als morgen een voor zakenreizigers belangrijk land zijn aanvraagprocedure zou stopzetten, proberen wij er met onze ondersteuning voor te zorgen dat je toch naar dat land kunt reizen.”

Officiële overheidsuitnodiging nodig

Reizigers kunnen de uitgebreide service van Guided-Entry Visa wel bijboeken voor reizen naar andere landen, legt Huib uit. “Hier maken vooral mkbérs gebruik van omdat het daar vaak de ondernemers zelf of de enige exportmanager is die op reis gaat en alles moet regelen. Dit in tegenstelling tot multinationals die hier speciale medewerkers voor hebben. Voor deze doelgroep bieden wij Guided-Entry aan om je van A tot en met Z te ontzorgen.

Het voordeel voor ons is dat wij in meerdere landen ter wereld een kantoor met lokale medewerkers hebben. Deze mensen weten alles van de procedures van zo’n land en hebben een uitgebreid netwerk. Zo heb je voor China momenteel een officiële overheidsuitnodiging nodig. Een uitnodiging van het bedrijf dat je bezoekt, is helaas niet meer voldoende. Onze lokale mensen kunnen deze uitnodigingsbrieven voor je regelen.”

Terugkomst in eigen land

Door de coronacrisis merkt CIBT dat zakenreizigers meer dan ooit behoefte hebben aan meer actuele en specifieke informatie om veilig en vertrouwd op reis te gaan. “Mensen willen niet alleen alles over hun reis weten maar ook voorbereid zijn op wat zij ter plaatse kunnen verwachten aan gezondheidsvoorschriften en quarantaineprotocollen”, vertelt Joyce.

“Zo heeft elke regio in China zijn eigen voorschriften voor mondkapjes. Bovendien wil je tegenwoordig weten wat je wel of niet moet doen bij terugkomst in je eigen land. Ben je dan bijvoorbeeld verplicht in quarantaine te gaan? Op onze website kun je snel checken of een visum vereist is voor je reis, welke documenten je daar precies voor nodig hebt en hoe je deze aanvraagt. Als aanvulling hierop hebben wij een widget ontwikkeld. Hiermee kun je ook voor bestemmingen waarvoor geen visum vereist is, alle restricties en verwachtingen bekijken. De widget gaat op korte termijn live. Zo bieden wij met de meest actuele informatie alles om goed voorbereid en veilig je zakenrelaties te bezoeken.”

Rogier evofenedex
Contact

Vragen over corona?

Rogier helpt je graag verder