IJsExpress digitaliseert logistieke processen

“Klanten bellen niet meer voor een offerte, maar willen meteen bestellen”

IJsExpress bezorgt ijs van hoge kwaliteit aan onder meer horecazaken waar veel afgehaald wordt. Midden in het historische, autovrije centrum van Dordrecht staat een statig pand dat vroeger dienst deed als pakhuis, maar tegenwoordig is getransformeerd tot een horecazaak met daarachter een flink kantoor. Niets dat wijst op het bestaan van een van de grootste ijsgroothandels van Nederland. Toch is dit de plek van waaruit IJsExpress klanten door heel het land voorziet van ijs.

Hubs

In 2016 was dat nog wel anders. “We zaten toen op een industrieterrein in Barendrecht in zo’n traditionele opslagloods met kantoorruimte erbij”, legt Els Groeneveld, general manager van IJsExpress uit. “Maar we groeiden ontzettend snel en het werd te klein daar. Op het moment dat we moesten beslissen over uitbreiding kwam ik via evofenedex in contact met een lid dat zei dat ze ons zouden kunnen helpen met het opslagdeel en het orderpicken. Zij hebben hubs door heel het land, dus onze vrachtauto’s kunnen daarheen in plaats van dat ze allemaal naar één punt moeten rijden.”

Dat scheelt een hoop tijd en dus geld, aldus Groeneveld. “Wij gaan zelf bij onze klanten langs en vullen de vriezer aan. Zij bestellen niet bij ons, dus in die zin zijn wij geen traditionele groothandel voor horeca. Wij leveren bekende ijsmerken aan bijvoorbeeld afhaalhoreca, zoals snackbars en pizzeria’s. Maar ook via ons concept ijsfeestje.nl bij grote bedrijven die ijs aan hun personeel willen uitdelen. Niet alleen scheelt het reistijd voor de chauffeurs, we kunnen nu ook makkelijker opschalen en afschalen als het moet en hebben geen enorm warehouse meer nodig. Wij kunnen ons nu richten op waar wij goed in zijn, namelijk het beleveren van de markt en onze partner op het opslaan en orderpicken.”

Weg met Excel

Tegelijkertijd met het omgooien van de logistieke operatie werd ook een verregaande digitalisering doorgevoerd. “Onze eigenaren begonnen rond 2010 een ander bedrijf dat zich volledig richtte op het papierloos vergaderen, dus digitalisering is ons niet vreemd. Rond 2016 kregen we een jongen hier werken die werk zocht. Een slimme jongen die zelf games bouwde en hier begon met een kleine opdracht: de voorraad automatiseren. Dat deden we toen nog met Excellijsten die we letterlijk invulden door te tellen. Dat lukte, en toen gingen we een stapje verder. Want het zou handig zijn als onze medewerkers aan de telefoon alle informatie in één oogopslag konden zien. Ook dat lukte en nu hebben we ons eigen systeem gebouwd, waarin we alle data uit de verschillende bronnen hebben samengebracht.” Met die laatste stap was er een stevige digitale basis gezet maar in het uitvoerende logistieke gedeelte lukte dat nog niet goed.

“Wij werken niet op bestellingen, dus wij moeten voorspellen wanneer wat bij onze klanten nodig is. Daarbij zoeken wij naar een optimaal moment van leveren. Het mag niet leeg zijn, want dan is er nee-verkoop. Maar als de vriezer nog vol is, rijden we voor niets. De efficiency van onze organisatie is dus ervoor te zorgen dat we er op het juiste moment zijn. We hebben gezocht of we dat ‘onderbuikgevoel’, weten dat je bijvoorbeeld bij die klant eens in de drie weken langs moet en bij een ander om de drie dagen, konden staven met data. Is het mogelijk om met behulp van historische data het juiste bezorgmoment te voorspellen? En als je die data dan hebt, kun je die dan omzetten in behapbare routes?”

MIT-subsidie

Met die twee vragen klopte IJsExpress aan bij evofenedex. “Als mkb’er huur je niet even een dure datascientist in die kan helpen bij deze vragen. We werden echter gewezen op de zogenoemde MIT-subsidie. Dat was een subsidie om digitalisering in de logistiek aan te jagen. Daardoor konden we wel een datascientist inhuren en dat bleek de doorbraak. Onze chauffeurs hebben nu meer informatie over de klant en rijden slimmere routes.

Ook hebben we de Digiscan gedaan, waardoor we beter inzicht kregen in onze organisatie en bijvoorbeeld medewerkers beter instrueren. We zijn nog niet aan het einde van de digitalisering. Het is iets wat iedere ondernemer moet doen, ter ondersteuning van je processen en het is vaak tijdwinst.” Het aanvragen van de subsidie was volgens Groeneveld niet heel ingewikkeld. “Ik heb wel eens met regelingen meegedaan waarbij je hor-en-dol werd van al het papierwerk, maar dat dat was bij de MIT niet het geval. Je moest een projectomschrijving indienen en een formulier opsturen. Dat werd heel snel beoordeeld en wij kregen snel groen licht. Achteraf moest je dan nogmaals een projectomschrijving inleveren en dat was het.”

De digitalisering bij de IJsExpress is volgens Groeneveld nog lang niet voorbij. “We zijn nog druk met een klantendashboard, zodat klanten zien wat ze geleverd krijgen en hoe laat. Dat is gewoon nodig in deze tijd. Ook verbeteren we onze webshop, want potentiële klanten willen niet meer bellen voor een offerte, maar meteen bestellen. Daarnaast hebben we nog genoeg wensen, de wereld verandert en de mogelijkheden worden steeds groter.”