KvK-documenten | Hoe vermijd je de grootste valkuilen?

Het goed invullen van het Certificaat van Oorsprong en het EUR.1-document is essentieel om goederen snel en zonder oponthoud op de plaats van bestemming te krijgen.

31-01-2020  Dat het Certificaat van Oorsprong en het Certificaat inzake Goederenverkeer EUR.1 veel geld kunnen besparen, soms verplicht zijn in het land van bestemming maar ook veel geld kunnen kosten, is bij de meeste ondernemers bekend. Maar weet je ook dat het invullen van deze documenten een essentieel onderdeel is om jouw goederen snel en zonder oponthoud op de plaats van bestemming te krijgen? Beide certificaten moeten worden afgestempeld door de Kamer van Koophandel. Deze zal erop toezien dat het invullen op een juiste manier gebeurt. Hieronder enkele tips om de grootste valkuilen te vermijden.

Bij het Certificaat van Oorsprong moet allereerst in vak 3 (Land van oorsprong) het land of gebied worden weergegeven. De Europese Unie treedt hierbij naar buiten toe op als één land. Gebruik in dit vak geen afkortingen zoals EC voor European Community. Dit kan voor hele onaangename verrassingen zorgen omdat de afkorting EC behoort bij de ISO-code van Ecuador.

Vak 4 (Gegevens in verband met het vervoer) is weliswaar facultatief maar je kunt er de naam van een schip of ander voertuig in vermelden als dit een vereiste is. Als je hier bijvoorbeeld MV King Arthur vermeldt, dan is het raadzaam dit te doen als ‘MV King Arthur or substitute’. Want als de goederen op een ander schip worden geboekt, dan heb je met deze term een handig ontsnappingsluik. Vermeld je deze term niet, dan is het document niet meer conform de werkelijkheid.

Deugdelijk bewijsmateriaal

In vak 5 (Opmerkingen) mag je algemene zaken als ordernummers, L/C-nummers en het factuur- of afleveradres vermelden. Vanzelfsprekend mogen hier geen discriminerende teksten en kwaliteitsaanduidingen in vermeld worden. Vak 6 (Volgnummer; merken, nummers, aantal en aard van de colli; omschrijving van de goederen) roept nogal eens vragen op. Hier wordt een omschrijving van de goederen gevraagd. Mijn tip is deze omschrijving zo specifiek mogelijk te maken om veronderstellingen en aannames te voorkomen. Want zijn twintig ‘rubberen banden’ nu autobanden of bagagebanden? Of misschien geen van beide? Dergelijke omschrijvingen roepen vragen op en zorgen vaak voor oponthoud.
Uiteraard dient de aanvraag van het Certificaat van Oorsprong te worden voorzien van deugdelijk bewijsmateriaal waarmee de oorsprong van de goederen wordt aangetoond. Als je het document per post aanvraagt, zorg er dan voor dat de aanvraag is ondertekend door een gevolmachtigde.

Nieuwe handelsverdragen

Dan hebben we nog het Certificaat inzake Goederenverkeer EUR.1 ofwel het ‘EUR.1-document’. Om optimaal gebruik te maken van een handelsverdrag is het in veel gevallen mogelijk het invoerrecht op je goederen te verlagen. In een groot aantal landen is het EUR.1-document hiervoor nog steeds het geëigende document. Overigens bestaat dit document in een aantal nieuwe handelsverdragen niet meer en moet je werken met een verklaring. Informeer hier ruim op tijd naar.

Preferentiële oorsprong

Het Certificaat inzake Goederenverkeer EUR.1 kent net als het Certificaat van Oorsprong een aantal verplichte en een paar facultatieve vakken. Zo is vak 3 (Geadresseerde) facultatief. Toch adviseer ik ook hier de gegevens te vermelden als deze bij je bekend zijn. Naast de algemene vakken 1 tot en met 10 kent het document nog een vak waarin de Douane moet tekenen (vak 11) en vak 12 waarin je als exporteur verklaart dat de goederen aan de voor het verkrijgen van dit certificaat gestelde voorwaarden voldoen. Let op: dit betreft niet alleen het invullen van het document, maar ook dat je de preferentiële oorsprong van de goederen aantoont. Overigens zul je eerst vak 12 moeten invullen en ondertekenen voordat vak 11 door de douane wordt behandeld.

De vakken 13 (Verzoek om controle) en 14 (Uitslag van de controle) op de achterzijde van het groene exemplaar kun je leeglaten. De Douane die het EUR.1-document in behandeling neemt nadat dit bij de Kamer van Koophandel is geweest, zal hier de gegevens van het bijbehorende uitvoerdocument invullen, ondertekenen en stempelen. Vanaf dat moment is het EUR.1-document pas echt geldig en kun je het gebruiken waarvoor het bedoeld is.

Tariefpostverspringing

Extra aandacht verdient de achterzijde van het EUR.1-document. Hier verklaar je dat jouw goederen aan de eisen voor preferentiële oorsprong voldoen. Je geeft hier een toelichting over hoe de oorsprong tot stand is gekomen. Bijvoorbeeld door tariefpostverspringing of andere oorsprongseisen. Daarna geef je aan met welke bewijsstukken je dit gaat aantonen. Al naar gelang de oorsprongseis doe je dit met recepturen, leveranciersverklaringen of calculaties. Het EUR.1-document dient uiteraard ook weer te worden ondertekend door een bevoegd persoon.

Kortom: het invullen van beide documenten is niet moeilijk maar wel erg belangrijk waardoor het je aandacht vergt.

Dit artikel is geschreven door Hans Kokje, productmanager Opleidingen & Trainingen bij evofenedex en gespecialiseerd in Oorsprong. Het artikel is eerder verschenen in het vakblad globe.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder