Ledenvraag | Wat is de bewaartermijn van een CMR-vrachtbrief?

Zorg dat er een backup is van ingescande vrachtbrieven

14-12-2018  De CMR-vrachtbrief is al vele jaren een begrip in het internationale transport. Elke logistieke- of transportmanager neemt deze drie letters waarschijnlijk elke dag wel in de mond. Maar wat is de officiële bewaartermijn van een cmr? En mag je deze ook digitaal bewaren?

Het is raadzaam de vrachtbrieven te bewaren totdat de verjaringstermijn is verstreken. Met verjaringstermijn wordt bedoeld de periode waarbinnen vorderingen op grond van de vervoerovereenkomst kunnen worden ingediend. De verjaringstermijnen zijn afhankelijk van het vak ‘plaats en datum inontvangstneming’ op het CMR (zie onder).

Verjaring

In principe verjaren vorderingen na een jaar, tenzij sprake is van opzet of grove schuld; dan geldt een verjaringstermijn van drie jaar. De termijn wordt gemeten:

a. in geval van gedeeltelijk verlies, beschadiging of vertraging, vanaf de dag dat de goederen zijn afgeleverd;

b. in geval van volledig verlies, vanaf de dertigste dag na afloop van de bedongen termijn, of, bij gebreke daarvan, vanaf de zestigste dag na inontvangstneming van de goederen door de vervoerder;

c. in alle andere gevallen, vanaf drie maanden na sluiting van de vervoerovereenkomst. Houdt echter ook rekening met de door de fiscus voorgeschreven bewaartermijn van zeven jaar.

Bewaartermijn

Ondernemers zijn verplicht om de boeken en andere gegevensdragers die op de onderneming betrekking hebben gedurende een periode van zeven jaar te bewaren. Voor exporttransacties geldt dezelfde termijn, denk daarbij ook aan bewijsmateriaal om aan te tonen dat de goederen  daadwerkelijk zijn uitgevoerd. Dus bijvoorbeeld kopieën van afgetekende vrachtbrieven, de confirmation of exit of de vervoersverklaring. Indien jullie deze documenten hebben ingescand, dan is de ingescande versie ook juridisch van kracht en hoeft de papieren versie niet meer te worden bewaard. Let wel op dat er altijd een back-up aanwezig is voor de ingescande documenten en dat de belastingdienst in sommige gevallen toch de papieren versie zal moeten zien. Voor het complete dossier raden wij exporteurs aan om alle documenten voor een termijn van zeven te bewaren. Om problemen met de belastingdienst bij digitalisering van de documenten te voorkomen kan er ook een individuele afspraak met het lokale belastingkantoor gemaakt worden. evofenedex is momenteel bezig toestemming te krijgen zodat alle documenten digitaal kunnen worden bewaard, maar de belastingdienst heeft hierover nog geen besluit genomen.”

De juiste vervoersdocumenten op de juiste manier ingevuld

Er zijn veel verschillende soorten vervoersdocumenten zoals de vrachtbrief, CMR, Bill of Lading of Air waybil. Het is belangrijk dat je weet welke je precies nodig hebt voordat je de vracht gaat vervoeren en dat de formulieren foutloos zijn ingevuld. Onze experts helpen je daarbij.

Onze ledenadviseur Martijn
Contact

Vragen over vervoer?

Martijn en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder