Letter of Credit, een ‘must’ of een last?

Hoe richt je een rimpelloos L/C-proces in?

22-02-2018  Een gunstige betalingsconditie kan een potentiële klant over de drempel helpen. Maar past de gekozen betalingsconditie ook bij de eigen organisatie? Customer Service manager Audrey Root van Apex Tool Group vertelt hoe zij met het L/C een win-winsituatie creëert.

Betalingsconditie

Hoe kies je een betalingsconditie die zowel de klant als de verkoper tevreden stelt? In de praktijk is dat vaak lastig. ‘Sales’ wil immers scoren met de deal, de klant wil graag een zolang mogelijke betalingstermijn maar ‘finance’ heeft andere belangen en geeft de voorkeur aan vooruitbetaling. Het is daarom belangrijk om vooraf intern spelregels vast te stellen. Een L/C biedt zowel Apex Tool Group als de klant meer zekerheid dan het documentair incasso of betalen op open account. Voor beide partijen is het minder vrijblijvend. Ook zorgen internationale spanningen en overheidsvoorschriften ervoor dat een L/C de meest voor hand liggende betalingsconditie is. Maar hoe zorg je ervoor dat deze ‘must’ geen last wordt?

Een goed voortraject

Het imago van het L/C is dat het gecompliceerd en ingewikkeld is. Banken worden vaak als lastig bestempeld. Een goed voortraject is essentieel om deze moeilijkheden te voorkomen. Wees bij de offerte al duidelijk dat de betalingsconditie Letter of Credit is. Maak een financiële paragraaf op met de voorwaarden die jullie bedrijf in het L/C opgenomen willen zien. Let daarbij ook op de verbanden tussen de op te maken documenten in relatie tot bijvoorbeeld land van oorsprong, Incoterms et cetera. Maak alvast een planning met lever- en productietijden, het opmaken en de legalisatie van documenten en de transportmogelijkheden. Neem deze datums als deadline maar bouw een veiligheidsmarge in. Instrueer derden welke documenten op moeten worden gemaakt en wijs ze vooral ook op de inhoud van het L/C. Controleer deze documenten goed en laat eventueel nieuwe opmaken. Overleg vooraf met jullie bank en vraag om advies. Durf in gesprek te gaan met de bank over eventuele voorbehouden en de interpretatie van de gemaakte fouten. Zie het als een uitdaging om een foutloos L/C te hebben.

Met deze aanpak wordt die ‘must’ geen last, maar een waardevol instrument bij het succesvol internationaal zaken doen!