Letters of Credit en exportdocumenten

Welke documenten heb je allemaal nodig bij een LC?

12-2-2020  Bij betaling via een Letter of Credit is het essentieel van de afnemer te weten welke documenten nodig zijn om in het land van bestemming probleemloos goederen te kunnen inklaren.

Betalingsrisico beperken

Internationale betalingen vinden in het algemeen plaats via de Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT), een internationale organisatie voor het verzenden van financiële berichten. Dit uit 1973 stammende systeem wordt gedragen door een mondiaal netwerk van banken. De betaling van geleverde goederen aan de exporteur is echter nooit helemaal zeker, behalve bij vooruitbetaling. Dit laatste is echter riskant voor de buitenlandse afnemer. Om deze risico’s uit te sluiten maken ondernemers wereldwijd gebruik van Letters of Credit.

Hoe werkt een Letter of Credit?

Bij een Letter of Credit (LC) stelt de bank van de koper zich garant voor betaling aan de exporteur. Deze moet dan wel aan de hand van - meestal originele - exportdocumenten aantonen dat er volgens de Letter of Credit-voorwaarden correct is geleverd. Een confirmatie (ofwel bevestiging) van een LC door de eigen bank of een eersteklasbank uit een westers land dekt indien overeengekomen het landen- en bankenrisico af. Een LC is onderworpen aan internationaal erkende regelgeving (Uniform Customs & Practice for Documentary Credits 600), die is opgesteld door de International Chamber of Commerce (ICC) in Parijs. Omdat de ICC als objectieve partij een neutrale opinie kan afgeven, biedt dit bij internationaal ondernemen extra rechtszekerheid bij grote disputen tussen banken onderling.

Onderstaand beeld geeft schematisch weer hoe de verschillende stromen lopen tussen de vier partijen die betrokken zijn bij een LC. Het proces begint bij nummer 1 en eindigt bij nummer 9.

Documenten en geldstromen Letter of Credit LC

Probleemloos inklaren met een LC

Welke documenten zijn nu nodig om via een Letter of Credit betaald te krijgen? Hierbij is het essentieel van de afnemer te weten welke documenten nodig zijn om in het land van bestemming probleemloos goederen te kunnen inklaren. De vereiste documenten hiervoor kunnen immers per land verschillen. Ook is het van belang te weten dat de bank in documenten handelt en niet in goederen of diensten. Ten slotte hebben een bank die een LC afgeeft en de bank die confirmeert, de keiharde verplichting uit te betalen wanneer de documenten volledig voldoen aan de Letter of Credit-voorwaarden, en de documenten binnen de aangegeven tijdslijnen zijn aangeboden.

De meest voorkomende documenten die onder een LC worden voorgeschreven zijn:

  • Een aantal origineel getekende facturen (aantal zoals aangegeven in de LC). De factuur dient een samenvatting van een onderliggend verkoopcontract te zijn en benoemt in het kort de (statutaire) naam van de partijen (inclusief het juiste adres), de betreffende goederen, diensten of een (deel)project. Ook staat de transactie of factuurwaarde in de juiste valuta en wordt de betreffende leveringsvoorwaarde volgens de ICC Incoterms® 2020 vermeld. 
  • Met een transportdocument toon je het vervoer aan van een fabriek, opslag of haven naar een afgesproken bestemming in het buitenland. Voor de verschillende vervoersmiddelen zijn er specifieke transportdocumenten. Zoals een CMR International Truckway Bill voor (Europees) vervoer over de weg. Hierbij tekent de chauffeur voor het in ontvangst nemen van goederen en de verzending daarvan naar de aangegeven bestemming.
  • Een originele Airway Bill toont vervoer over een aangegeven traject per vliegtuig aan. Dit document dient te worden uitgegeven door een luchtvaartmaatschappij of door een agent die optreedt als vertegenwoordiger daarvan. Een Airway Bill die is afgegeven door een forwarder (ofwel een Forwarders- of House Airway Bill) voldoet vaak niet onder een Letter of Credit, omdat daarin geen verantwoordelijkheid van de luchtvaartmaatschappij wordt aangetoond.
  • Voor transport over het spoor geldt een Railway Bill als transportdocument, waarbij naast de standaardgegevens het traject en de datum van verzending aangegeven moeten worden. Dit document toont het vervoer tussen twee spoorwegstations aan en dient te zijn afgegeven door een (rail)vervoerder.
  • De Marine of Ocean Bill of Lading neemt een bijzondere positie in. Dit document wordt vaak in drievoud (3/3 Bills of Lading) afgegeven door een rederij of een agent van een met name genoemde rederij. Een Bill of Lading heeft drie functies. Een originele Marine Bill of Lading is een transportdocument als er een on board-vermelding op is geplaatst, waarbij de rederij of een agent van de rederij aangeeft dat goederen op een aangegeven datum en haven aan boord van een met naam genoemd schip zijn gebracht. De tweede functie is dat de Bill of Lading een vervoersovereenkomst is. De derde - niet onbelangrijke - functie is dat alleen tegen aanbieding van de originele Bill of Lading goederen kunnen worden verkregen na aankomst in een buitenlandse haven van aankomst. De Bill of Lading is namelijk ook een (overdraagbaar) titeldocument dat de houder machtigt na aankomst over de goederen te mogen beschikken.
  • Een zogenaamde Forwarders Bill of Lading (dus níet uitgegeven door een verantwoordelijke rederij) of een Short Bill of Lading worden onder een Letter of Credit vaak niet geaccepteerd als waarde- of transportdocument.
  • Met een Certificaat van Oorsprong heb je een origineel, getekend document dat de oorsprong van de goederen aangeeft. Dit dient afgegeven te worden door een officiële instantie zoals de Kamer van Koophandel als dit strikt vereist is. Als er geen instantie wordt voorgeschreven, kan de exporteur dit document zelf opstellen en ondertekenen. In globe 2019-12 (448) pagina 40 lees je hoe je een Certificaat van Oorsprong goed invult.
  • Een paklijst onder een Letter of Credit dient in de titel aan te geven dat het een paklijst is en zal de verpakking van de goederen moeten aangeven. Denk hierbij aan aantallen verpakkingen zoals dozen of pallets. Vaak zal op de paklijst een verschepingsmerk of containernummer zijn aangegeven om de samenhang van de verschillende documenten aan te tonen.
  • In een Letter of Credit wordt een complete set assurantiepolissen gevraagd als sprake is van de ICC Incoterms® 2020 Cost, Insurance and Freight (CIF) of Carriage and Insurance Paid To (CIP). De polis moet door een of meerdere verzekeringsmaatschappijen worden (mede)ondertekend voor een totaal van 100 procent van het risico. Ook dient de polis overdraagbaar of aan toonder te worden uitgemaakt. De ingescheepte goederen moeten minimaal voor 110 procent van de CIF- of CIP-waarde zijn verzekerd.
  • Bij een wisselend aantal Letters of Credit worden een of twee wissels (bills of exchange) als financieel document voorgeschreven. Deze wissels wijken af van een incassowissel, omdat de LC-wissels normaliter zijn getrokken op een bank, die mede op basis van de wissel(s) een verbintenis tot betaling aangaat. Het betaalmoment staat op de wissel aangegeven.
  • Soms zijn onder een Letter of Credit nog de volgende zaken vereist: een inspectiecertificaat, een schriftelijke verklaring van de exporteur of producent, een analysecertificaat of documenten die iets aangeven over gewichten. De titel dient de naam van het gevraagde document aan te geven en de inhoud van een dergelijk document moet iets zeggen over waar dit document voor staat. Met name bij LC’s die zijn gebaseerd op het installeren van machines, is sprake van hele specifieke documenten. Bijvoorbeeld een acceptatieprotocol dat aantoont dat een (deel)project naar tevredenheid is afgerond.

Valkuilen bij Letter of Credit

Net als ieder systeem kent ook dat van de Letter of Credit valkuilen en aandachtspunten. De belangrijkste zijn:

  • De Forwarders Certificate of Receipt (FCR) is géén transportdocument. Het geeft slechts de ontvangst van goederen aan door een transporteur die de verzending van deze goederen naar een afgesproken bestemming toezegt. Dit zou eventueel gebruikt kunnen worden bij de ICC Incoterms® 2020 Ex Works (EXW) of Free Carrier (FCA) Warehouse;
  • Punt van aandacht is de combinatie ICC Incoterms® 2020 en het verkrijgen van het transportdocument. De shipper (verscheper) zoals aangegeven op het transportdocument, is in de ogen van de vervoerder zijn contractpartij. Daarom staat bij de Incoterms® EXW, FCA en Free On Board (FOB) de afnemer op dit document aangegeven en wordt de exporteur niet als verscheper aangegeven. Hiermee is het overdraagbare karakter van het document beperkt.

Tot slot is het een echte aanrader de samenhang van de gevraagde documenten via Letter of Credit-nummers (het nummer van het originele vanuit het land van de afnemer of derde land geopende LC) en verschepingskenmerken weer te geven. Hiermee toon je aan dat de documenten dezelfde transactie betreffen.

Dit artikel is geschreven door Ed Speijer van STS Speijer Trade Solutions. Hij biedt consultancy op het gebied van import en export. Het artikel is eerder verschenen in het vakblad globe.

evofenedex heeft een handige checklist LC ontwikkeld (in het Nederlands en Engels). Bovendien verzorgen we diverse opleidingen over Letters of Credit.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder