Magazijn: zelf doen of uitbesteden?

In dit artikel zetten we de voor- en nadelen op een rij

Heb je het idee dat je kosten voor het magazijn te hoog zijn? Krijg je je orders niet meer op tijd het magazijn uit? Groeit je bedrijf zo hard dat je extra magazijnruimte nodig hebt? Dan kan het interessant zijn om (een deel van) je logistieke operatie - zoals het magazijn - uit te besteden. In dit artikel zetten we de voor- en nadelen op een rij en geven we tips voor het vinden van een geschikte partner.

Het uitbesteden van je magazijnoperatie betekent dat je dit onderdeel van je bedrijfsvoering uit handen geeft aan een logistieke dienstverlener. Deze partner neemt dus de volledige logistiek afhandeling van je orders over. Overige taken, zoals verkoop, marketing en eventueel productie, houd je dan in eigen beheer. 

Wanneer interessant?

Je kunt pas bepalen of uitbesteding van opslag en distributie lonend is, als je inzicht hebt in jouw eigen kosten. Voordat je uitbesteding overweegt, moet je je eigen logistieke organisatie goed onder de loep nemen. Soms kun je jouw logistieke proces verbeteren en je kosten vrij eenvoudig verlagen door enkele interne aanpassingen. Pas als je eigen logistieke operatie is geoptimaliseerd, kun je goed vergelijken en kijken of een samenwerking lonend is.

Niet alleen kosten zijn doorslaggevend voor de beslissing om de logistiek uit te besteden. Ook de mate waarin je service verleent met jouw logistieke operatie, speelt een belangrijke rol. Er zijn 2 belangrijke criteria. In de eerste plaats moet je kijken naar het strategische belang van logistiek. Levert jouw manier van opslag en orderafhandeling onderscheidend vermogen op voor je bedrijf? Heeft dit extra waarde voor de klant om bij jou te bestellen? Als het antwoord hierop negatief is, dan kan uitbesteden juist interessant zijn.

In de tweede plaats moet je de complexiteit van jouw logistieke organisatie beoordelen. Hoe ingewikkeld is de operatie van de binnenkomst van de goederen tot en met het op de juiste tijd, in de juiste aantallen, de juiste artikelen versturen eigenlijk? Is er voor het beoordelen en goedkeuren van de binnenkomende goederen veel specifieke kennis nodig? Is er een simpele manier van verpakken, of zijn er juist veel en ingewikkelde inpakhandelingen nodig? Moeten er veel verschillende leveranciers en afnemers met elkaar verbonden worden? Verkoop je seizoensproducten? Moet er snel en flexibel ingespeeld kunnen worden op een steeds veranderende behoefte, of levert je bedrijf aan een redelijk constante vraag? Hoe complexer je logistiek, hoe moeilijker om uit te besteden.

Voordelen van uitbesteden

Van kosten tot expertise en kwaliteit

Nadelen van uitbesteden

Van controleverlies tot minder klantcontact

Welke kosten heb je allemaal bij uitbesteden?

Uiteraard is het kostenplaatje ook zeer bepalend voor de keuze om de logistieke operatie uit te besteden. Daarom geven we hier een overzicht van de twee belangrijkste kostenposten:

  • Kosten voor opslag bij de logistieke partner
  • Kosten voor handeling (arbeid) door de logistieke partner

Opslagkosten

Opslagkosten zijn vaste kosten. Te denken valt aan afschrijvingskosten, erfpachtkosten of huur van het pand en de grond waarop de producten staan opgeslagen. Maar ook onderhoudskosten, verlichtings- en verwarmingskosten van het pand en afschrijvings- en onderhoudskosten van opslagmiddelen, moeten meegerekend worden. De logistieke partner berekent deze kosten vaak per palletplaats of per vierkante meter, door de totale kosten te delen door het aantal palletplaatsen of vierkante meter zuivere opslagruimte (dit is dus exclusief bijvoorbeeld gangpaden).

Handelingskosten

Handelingskosten (arbeid) zijn variabele kosten. Te denken valt aan de personeelskosten van het magazijn en kosten van interne transportmiddelen. Of specifieker, kosten die gemaakt worden voor: lossen, inslag, kwaliteitscontrole, ompakken, inruimen, verplaatsen van voorraden (replenishment), orders verzamelen, verpakken, laden, voorraadcontrole, et cetera. Deze kosten worden door de logistieke partner berekend op basis van een voorcalculatie waarin ruimte zal zitten om risico’s op te vangen. Een garantie tegen hoge kosten krijg je niet met een contract alleen. De kostenberekening moet zijn gebaseerd op voor jou controleerbare en bewijsbare factoren. Een goed inzicht in de volledige operatie door een diepgaande rapportage is hiervoor essentieel.

Hoe vind je een geschikte partner?

Je hebt het allemaal gewikt en gewogen. Je hebt je eigen logistieke operatie zo optimaal mogelijk gemaakt, je hebt alle voordelen en nadelen tegen elkaar weggestreept. Je eindconclusie is dat een samenwerking met een logistieke partner de beste oplossing is en de meeste groeiperspectieven biedt voor jouw bedrijf.

Maar hoe vind je nu een geschikte logistieke partner? De juiste partner kiezen is een moeilijk proces. Je moet op zoek naar de ideale match. Hier volgen enkele criteria die belangrijk zijn om te bepalen of er inderdaad een match is:

  1. Passen de organisatiestructuren bij elkaar?  Een gelijksoortige bedrijfscultuur is een belangrijk element voor succes. Voorbeeld: Is jouw bedrijf decentraal georganiseerd maar is je partnerorganisatie juist centraal georganiseerd, dan kan dit op termijn problemen geven.
  2. Hoe is de bedrijfscultuur van je potentiële partner? Hoe wordt er gecommuniceerd? Heeft de werkvloer veel inspraak of is de communicatie juist top-down georganiseerd?
  3. Commitment: hoe toegewijd zijn beide partijen om de samenwerking tot een succes te maken?
  4. Kijk ook naar de grootte van de logistieke partner. Kies niet te klein, maar ook zeker niet te groot. Bedenk dat jij, als kleinere ondernemer wellicht achteraan zal moet sluiten bij alle andere grotere, meer betalende klanten.
  5. Reviews: win informatie in bij bedrijven die al klant zijn bij de logistieke partner om te kijken hoe hun samenwerking verloopt. Is men in het algemeen tevreden over de samenwerking? Hoe er wordt gehandeld als zaken even niet goed gaan?

Als je eenmaal een match gevonden hebt, kan de relatie veel opleveren. Maar alleen als er vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt. Het vormen van een partnership is niet simpel een kwestie van het ondertekenen van een contract. Het vraagt tijd en energie om elkaar beter te leren kennen, om elkaars strategische doelen te begrijpen en om te bouwen aan wederzijds vertrouwen. Zonder ‘klik’ en wederzijds vertrouwen loopt het eigenlijk altijd mis. Houd goed contact en houd je partner op de hoogte van je plannen. Stel KPI’s (Key Performance Indicators) op waarmee prestaties gemeten kunnen worden. Beboet niet alleen de niet gehaalde doelen, maar beloon ook de goede prestaties en zorg voor een continu verbeterprogramma.

Hulp nodig?

Hulp nodig bij het vinden van een geschikte logistiek partner of benieuwd naar optimalisatieslagen in je eigen magazijn? Onze bedrijfsadviseurs staan dagelijks voor je klaar. Neem contact op met onze Ledenservice via 079 3467 346 of mail naar bedrijfsadvies@evofenedex.nl.

Marcel
Contact

Vragen over magazijnen?

Marcel en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder