Compliance met exportcontrolewetgeving

Leestijd : 4 minuten

01-11-2021  Voor ondernemers is het vaak op voorhand niet duidelijk of hun exportzendingen onderhevig zijn aan vergunningseisen die volgen uit exportcontrolewetgeving. Het niet voldoen aan deze internationale regelgeving kan echter vergaande consequenties hebben, zoals hoge boetes. We vroegen twee specialisten welke ondersteuning een geautomatiseerd systeem kan bieden bij het op een efficiënte wijze naleven van deze regelgeving.

Dualusegoederen zijn producten, diensten en technologieën die zowel voor civiele als militaire doeleinden kunnen worden gebruikt. Om misbruik tegen te gaan, zijn dualusegoederen onderworpen aan strenge exportregels. Zo geldt binnen de Europese Unie (EU) een vergunningsplicht voor de uit- en doorvoer van deze goederen. Is het risico op misbruik te groot, dan wordt de vergunningaanvraag afgewezen. De afspraken hierover zijn in de EU geregeld in de dualuseverordening. Onlangs is de bestaande EU-verordening uit 2009 vernieuwd en in lijn gebracht met de nieuwste ontwikkelingen. Onder de verordening valt nu bijvoorbeeld ook cybersurveillancetechnologie.

Lastige exercitie

Gezien de omvang, complexiteit en veelvuldige veranderingen in de exportcontroleregelgeving is het voor bedrijven die internationaal actief zijn, vaak een lastige exercitie te voldoen aan alle eisen, stelt John Vonk, keyaccountmanager bij Descartes Systems Group. “Er zijn verschillende websites te vinden met exportcontroledata. Maar hoe betrouwbaar zijn deze sites en welke garanties heb je ten aanzien van de juistheid van data? Er zijn ook betaalde websites beschikbaar. Een voorbeeld hiervan is CustomsInfo. De inhoud van deze site wordt continu up-to-date gehouden. Je kunt eenvoudig en snel de toepasselijke regels checken op basis van de HS-code, het land van oorsprong en het land van bestemming.”

Processen automatiseren

Een softwarepakket kan deze onderzoeks- en controleprocessen automatiseren, legt Roel Peters, accountmanager bij AEB Nederland uit. “Softwarepakketten komen voor in vele vormen en maten, maar uiteindelijk is het van belang dat ze ervoor zorgen dat je het beoogde doel bereikt met de middelen die ervoor beschikbaar zijn. Daarbij moet je jezelf afvragen: ‘lost het softwarepakket mijn probleem op en tegen welke kosten’? Het is belangrijk eerst te bepalen aan welke exportcontrolewetgeving je moet voldaan. Als dat duidelijk is, is het vervolgens zaak de regels te verhelderen: wat is er precies verboden of aan verboden gebonden, welke goederen uit het assortiment vallen hieronder en binnen welk(e) geografisch(e) gebied(en) geldt het verbod. Ook moet je vaststellen of het om een verbod gaat of dat je toestemming moet aanvragen. Tevens moet je nagaan of het verbod of de toestemming voor elke transactie geldt of bijvoorbeeld voor een bepaalde hoeveelheid, waarde of oorsprong.” “Denk ook goed na wat de douane van de organisatie vereist en vertaal dit naar de softwarebehoeften”, vult John aan. “Bedenk hoeveel kennis de organisatie heeft over douanezaken. Kan de organisatie uit de voeten met een standaardapplicatie of zijn er wellicht enkele aanpassingen noodzakelijk? Is het handig een interface op te zetten met een intern systeem om zo het aangifteproces te versnellen en te vereenvoudigen? Maar beschikt dat interne systeem wel over de juiste data? Wat is de basisbehoefte aan rapportages?”

Toegevoegde waarde

Op de vraag wat de toegevoegde waarde van een pakket is, noemt John het voordeel van kosten- en tijdsbesparing. “Het aanschaffen en implementeren van douanesoftware levert in de eerste plaats een kostenbesparing op. Een douaneaangifte opmaken met speciaal daarvoor ontwikkelde software maakt het doen van aangiften eenvoudiger. Je hoeft geen douanespecialist te zijn, maar je moet wel weten wat je doet natuurlijk. Uitbesteden aan een douaneagent lijkt eenvoudig, maar als bedrijf moet je nog steeds de juiste gegevens aanleveren. Door het inzetten van een softwareoplossing in eigen huis kun je de gegevens direct invoeren in de applicatie. Dit kost net zo veel tijd als het per e-mail opsturen naar een extern bedrijf. De tijdsbesparing zit ‘m in de nazorg en controle. Je hebt zelf de controle en bij eventuele fouten krijgt de gebruiker direct meldingen in plaats van via een externe partij op een later tijdstip in het proces.” Roel beaamt dat geautomatiseerde controleprocessen zorgen voor meer snelheid, lagere kosten en ook minder fouten. “Met software kun je exportcontroleregelgeving veel beter en efficiënter naleven. Gezien de omvang, complexiteit en veelvuldige veranderingen in deze internationale regelgeving is het nagenoeg onmogelijk een succesvol complianceprogramma te implementeren zonder IT-ondersteuning.” Voor een succesvolle en efficiënte implementatie is het volgens Roel belangrijk de omvang van het project goed vast te leggen. “Het is daarbij van belang het project zo volledig mogelijk in beeld te brengen; van de ontwerpfase tot aan de go-live van de software.”

Exportcontrole special

In de onlangs verschenen exportcontrole special van evofenedex lees je onder meer over de vernieuwde EU-verordening voor de export van dualusegoederen en de ingrijpende veranderingen waarmee je als exporteur van deze goederen rekening moet houden. Dit online magazine is kosteloos op te vragen.

Training export control en sanctiebeleid

Op 25 november geeft evofenedex een training over het succesvol implementeren en integreren van een export control- en sanctiebeleid binnen de organisatie.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder