12-04-2016  Het leven van een transportplanner is zelden saai en altijd hectisch. Hij – of zij - heeft daarbij niet de luxe om problemen en uitdagingen uit de weg te gaan of uit te stellen. De vracht moet immers geleverd worden. Sven Arnoldus is EVO-ledenadviseur en heeft in een vorig leven als transportplanner gewerkt. Regelrecht uit de dagelijkse praktijk deelt hij tips uit. Zowel ondernemers met eigen vervoer of beroepsgoederenvervoerders kunnen hier van leren.

Laat je niet opjagen

Je hoeft niet alles te accepteren als planner van een afdeling zoals sales. Neem rustig de tijd voor iedere vraag. Stel jezelf daarbij ook de vraag of de opdracht concreet wat oplevert voor het eigen bedrijf.

Ken je mensen

Leer je chauffeurs kennen om zo hun sterke en zwakke punten te ontdekken. De ene rijdt een eco-combi vrijwel blind het terrein af, terwijl de ander een bakwagen al lastig vindt. Zo weet je beter welke chauffeurs je kunt gebruiken per specifieke klus en voorkom je ontevreden klanten. Want lang nadat de prijs is vergeten, herinnert de klant zich de kwaliteit van de dienstverlening nog.

Communiceer duidelijk

Jouw taak als planner is niet alleen de verantwoordelijkheid voor het invullen van de ritten op de wagens. Maar ook duidelijk communiceren met alle betrokken partijen. Goede communicatievaardigheden zijn van groot belang voor een transportplanner, zo weten je chauffeurs waar zij met jou aan toe zijn. En herhaal liever een opdracht drie keer dan dat je er van uit gaat dat men het wel begrepen heeft. Net zo belangrijk is dat je een goed beeld kan schetsen van een situatie bij het management. Zo kun je altijd goed onderbouwen waarom de zaken gaan zoals ze gaan. Zodat die ene leveringsvertraging jou niet aangerekend wordt.

Dwing rust af

Creëer voor jezelf een opgeruimde en rustige werkomgeving. Dit stimuleert het behoud van overzicht. Een planner moet bezig zijn met een zo efficiënt mogelijke planning. Probeer daarom de orders te laten opvangen door bijvoorbeeld een receptioniste, zodat je zelf niet te veel wordt afgeleid. Houd chauffeurs achter een balie zodat zij niet voor reuring kunnen zorgen op de afdeling. Die ene voetbalwedstrijd van afgelopen zondag kan ook tijdens de lunch besproken worden.

Kijk verder dan je eigen magazijn

Als er problemen ontstaan bij een leverancier is het goed om samen te kijken hoe de goederenstroom verbeterd kan worden. Als de leverancier sneller de vracht kan laden, kan jij sneller leveren en blijf je controle houden. Mogelijk is het sturen van een vrachtwagen met een kooiaap handiger dan te moeten wachten op de heftruckchauffeurs bij het magazijn zelf.

Laat ICT je helpen

Zorg ervoor dat je de orders en losadressen op twee grote beeldschermen tegelijkertijd in beeld hebt. Zo blijf je overzicht houden en kun je direct zien waar de orders geleverd moeten worden en wat de meest efficiënte route hiervoor is. Een 27-inch beeldscherm kost nog maar een paar honderd euro, maar maakt jou veel efficiënter waardoor deze investering zo terugverdiend is.

Kijk kritisch naar klanten

Het klinkt in een tijd van financiële crisis bijna als vloeken in de kerk: durf klanten tijdig los te laten. Zijn er klanten die telkens last minute hun aanvragen verrichten wat ten koste gaat van jouw winstmarge? Dan is het tijd om afscheid te nemen. Streef er naar om een gezonde klantenkring te behouden, waardoor er ruimte ontstaat om af en toe iets extra’s te doen voor deze klanten.

Sluit de dag net wat eerder af

Probeer afsluitmomenten aan te houden per dag, zodat je een overzicht kan creëren voor de volgende dag. Begin bijvoorbeeld om 16:45 al met afsluiten. Zo kan je ook die aanvraag die om 17:30 komt nog net in dat laatste half uurtje verwerken. Want na de vijftig tot zestig uur van deze week volgt er een nieuwe week van tenminste vijftig uur. De transportplanning staat immers nooit stil en zit vol verrassingen.

Vergeet de bijscholing niet

Ook al ben je al jaren een planner, er valt altijd iets nieuws te leren. Meer diepgang, meer effectiviteit, gericht op de praktijk, voorbereid zijn op de toekomst. Het zijn slechts enkele elementen van de vernieuwde transportplanneropleiding van EVO.

Download de brochure