Softwareleveranciers kunnen pas aan de slag als het grote geheel bekend is

Leestijd : 5 minuten

26-10-2020 Voltrekt de automatisering in douaneland zich in een steeds sneller tempo, of is dit schijn? Begin jaren negentig werd Sagitta ingevoerd. Hoewel het af en toe een upgrade kreeg, heeft dit systeem het meer dan twintig jaar uitgehouden totdat het in de periode 2012-2016 werd vervangen door het Aangiftesysteem (AGS), dat nu ook op de schop gaat. Daarnaast gaat het Douaneaangiften Management Systeem (DMS) uiterlijk op 1 juli 2022 ook de Schriftelijke Periodieke Aangifte (SPA) en de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) vervangen. Als alles goed gaat…

Jan Akkermans hoopt van harte dat alle plannen lukken, maar hij is er niet gerust op. “Het is een gigantische operatie waar we al anderhalf jaar mee bezig zijn. De materie is echter zo weerbarstig dat we nog slechts mondjesmaat opgeschoten zijn.” Dat is klare taal van iemand die nauw bij het proces betrokken is. Akkermans is zelfstandig adviseur op het gebied van douane en internationale handel en partner bij GRC Customs. Als onafhankelijke vertegenwoordiger van de zestien leden van de Alliantie Douane Software behartigt hij de belangen van de softwareleveranciers in het Overleg Douane Bedrijfsleven-IT (ODB-IT). In dit overleg staan momenteel een aantal automatiseringsprojecten hoog op de agenda: de overgang van AGS 3.1 naar DMS 4.0, de plaatsingsaangiften, de transitie van G(S)PA naar DMS en de introductie van DECO (e-Commerce). Daar zullen op niet al te lange termijn nog diverse projecten bij komen, zoals ICS2, het Container Vrijgave Bericht (CVB) en (M)SW 2.0.


Hoewel iedereen inziet dat het hier om een grote operatie gaat, is er volgens Akkermans toch sprake van een zekere onderschatting. “Dat komt omdat IT voor veel mensen een sluitstuk is. Hier praten douane en aangevers over inhoudelijke afspraken in het aangifteproces, en vervolgens worden die bij de leveranciers gedropt met de mededeling: ‘bouw hier maar snel de software voor’. Dat is niet de manier waarop het zou moeten gaan.” Akkermans heeft dit eerder zien gebeuren, bij de gefaseerde invoering van AGS. “Dat heeft vijf, zes jaar geduurd, waarna er uitgebreide evaluaties zijn geweest. Maar het lijkt inherent aan de overheid te zijn dat men moeilijk leert van eerdere IT-projecten. De reden is dat er veel personeelswisselingen zijn. De evaluaties krijgen onvoldoende vervolg omdat er bij het volgende project weer een heel andere ploeg zit. Ook voor het huidige project was weer een nieuwe organisatie opgetuigd. Na een goed jaar vertrekt dan de projectmanager, waardoor zijn opvolger zich weer helemaal moet inwerken.”

Nog geen afspraken

De operatie om AGS te vervangen door DMS is eind 2018 begonnen. Maar nu, ruim anderhalf jaar later, vindt Akkermans dat er nog maar weinig schot in de zaak zit. Dat heeft volgens hem twee hoofdredenen. Aan de eerste kan de Nederlandse douane weinig doen. DMS wordt gebaseerd op een nieuwe standaard, het EU-datamodel, om de diensten van de lidstaten beter met elkaar te laten communiceren. Probleem: dat datamodel is nog steeds niet officieel goedgekeurd door het Europees Parlement en dus ook nog niet gepubliceerd. Het model had dit voorjaar door het Europees Parlement moeten worden goedgekeurd, maar dat is over de Europese verkiezingen en het zomerreces heen getild.

Akkermans: “Het idee was dan maar alvast te beginnen met wat er uit het conceptdatamodel bekend is, om dat later hier en daar aan te passen. De nieuwe versie van het EU-datamodel is echter zodanig gewijzigd dat deze aanpak niet meer kan worden gevolgd. De douane heeft nu het idee de MIG [de specificaties voor de nieuwe aangifteberichten, red.] gefaseerd te publiceren, zodat alvast kan worden begonnen met ontwikkelen. Maar daar kunnen softwareleveranciers niets mee. Je moet het geheel overzien om de verbanden te kunnen zien, anders wordt het schieten op een bewegend doel. Wij kunnen pas aan de slag als het grote geheel bekend is. Dit betekent dat we volgens onze verwachting pas eind 2020 kunnen gaan beginnen met ontwikkelen.”

Enorme klus

De tweede reden is dat bij de start van het project met de koepels (waaronder evofenedex) nog geen afspraken lagen over de manier waarop aan de aangiftescenario’s volgens het Douanewetboek van de Unie (DWU), in Nederland vorm wordt gegeven in het aangifteproces naar DMS. “Die afspraken zijn de piketpaaltjes waarbinnen de softwareontwikkelaars moeten werken, de randvoorwaarden waar ze rekening mee moeten houden”, zegt Akkermans. “Zonder dat kun je geen volgende stap zetten, namelijk het realiseren van een functioneel ontwerp. Maar goed, de uitwerking van de aangiftescenario’s is sinds augustus bekend, dus daarmee hebben we deze hobbel genomen.”

Blijft de invoeringsdatum van 1 juli 2022 daarmee in zicht? Akkermans betwijfelt het. Dat heeft met IT te maken, maar ook met de vergunningen die de douane moet afgeven. “Alle GPA-aangevers moeten een nieuwe set vergunningen krijgen. Een enorme klus. In 2016 is de douane begonnen met een herbeoordeling van de vergunningen naar aanleiding van de ingebruikname van het DWU. Daar zijn ze nu nog mee bezig. En dan komt dit er nog eens bovenop. Vraag is of de douane genoeg mensen heeft om dit alles voor elkaar te krijgen.”

Maatwerk

Los daarvan ligt er op het gebied van IT een grote uitdaging. “Een IT-project kent een aantal stappen. Als je elke stap niet afdoende inricht en afrondt voordat je de volgende zet, gaat het mis. Of het kost veel tijd, geld en moeite het te herstellen. Dat is wat dreigt te gebeuren als je, tegen een deadline aan, verschillende stappen tegelijk probeert te zetten.” Akkermans ziet ook dat de politieke wensen, uitgewerkt door ambtenaren, niet altijd aansluiten op de processen in het bedrijfsleven. “Bedrijven stellen meestal in september hun IT-budgetten voor het jaar daarop vast. Als je dan daarna nog met de boodschap komt dat er iets ingrijpends gaat veranderen, wordt dat in het gebudgetteerde jaar niet meer gerealiseerd. Zo zijn er ook aangevers die onderdeel zijn van een multinational en afhankelijk zijn van een internationale IT-afdeling die de projecten inplant. Als de Nederlandse douane dan iets wil, is het risico dat het hoofdkantoor in Parijs of Londen zegt: ‘jammer, maar wij doen niet mee’. De douane geeft zelf aan binnen de kaders van zijn opdracht als handhavingsorganisatie ook een verantwoordelijkheid te hebben om de handel zoveel als mogelijk door te laten gaan. Je krijgt dan heel ingewikkelde discussies. Het is dan ook veel verstandiger dit soort processen op de lange termijn te plannen. Daarom is het zo jammer dat we die anderhalf jaar alweer hebben verloren.”

Er zijn aangevers die de ontwikkeling van software in eigen hand hebben genomen, maar het gros is afhankelijk van de softwareleveranciers. Kunnen die aangevers erop vertrouwen dat de pakketten op tijd klaar zijn? “Dat zal een hele klus worden”, vertelt Akkermans. “Dat probeer ik ook steeds in het ODB-IT duidelijk te maken: de ontwikkelaars moeten de tijd en ruimte krijgen om zonder al te hoge tijdsdruk de beste software te bouwen. Dat is in ieders belang.” Daarbij speelt dat de leveranciers geen ‘one size fits all’-pakketten kunnen bouwen, maar dat iedere klant tot op zekere hoogte maatwerk nodig heeft. Wat kunnen de aangevers verwachten van het kostenplaatje van die nieuwe software? Een terechte vraag, vindt Akkermans. “Bij de invoering van AGS heeft het bedrijfsleven miljoenen euro’s geïnvesteerd, en dat ‘mogen’ ze nu weer doen. Dus ik begrijp dat daar zorgen over zijn. Maar daar is nog niets over te zeggen zolang de leveranciers niet precies weten wat ze moeten bouwen. Ondanks herhaald verzoek van onze kant heeft de douane nog steeds de vereiste aangiftespecificaties niet kunnen publiceren.”

Wat het kostenplaatje wordt, hangt ook af van het commerciële model dat aangever en leveranciers zijn aangegaan. Zo zijn er ontwikkelaars die werken met abonnementsvormen of SaaS-oplossingen (Software as a Service). Akkermans: “In die gevallen merk je als klant waarschijnlijk weinig verschil. Maar als je er destijds voor gekozen hebt software te kopen en je moet nu nieuwe aanschaffen, dan kan dit, inclusief het onderhoud dat altijd nodig is, duur uitvallen.”

Wil je meer leren over douanezaken? Volg de Vakopleiding declarant.

 

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder