Onnodige kostenposten door onjuiste data

Van inefficiënt werken tot boze klanten

05-12-2018  Indien op de juiste manier gebruikt, bieden data en analytics enorme kansen. Veel bedrijven weten echter nog niet hoe ze dat juiste gebruik moeten aanpakken. Daarom stond onze SCM Summit en de beurs ICT & Logistiek in het teken van Big Data en digitalisering. Op beide evenementen merkten we dat onze leden nog tal van vraagtekens hebben bij deze thema’s.

Want waar begin je? Waarvoor ga je de data gebruiken? En hoe zit het met de kwaliteit van de data? Vooral dat laatste aspect - onjuiste data - kan desastreuze gevolgen hebben, zo blijkt vrijwel dagelijks in de praktijk. Als voorbeeld nemen we een case van een importeur van koffiebonen.

Bottleneck

De bewuste importeur heeft een weegbrug waarop alle inkomende en uitgaande goederenstromen werden gewogen, waaronder dus ook de vrachtwagens met koffiebonen. Deze weegbrug voldoet aan alle door de wet gestelde normen en op het bedrijfsterrein is er voldoende capaciteit om zowel de inkomende als de uitgaande stromen tegelijkertijd te verwerken. Dat beide stromen over dezelfde weegbrug moesten, bleek gaandeweg een bottleneck te worden voor het bedrijf.

Extra weegbrug

Omdat de koffiebonenimporteur in relatief korte tijd snel groeide, kon met één weegbrug niet meer aan de gestelde doelstellingen worden voldaan. Het aantal inkomende en vertrekkende vrachtwagens werd simpelweg te groot. Dus werd besloten een extra weegbrug te installeren, waardoor de inkomende en uitgaande stromen gescheiden konden worden. De nieuwe weegbrug werd, net als de bestaande brug, geijkt en gecertificeerd. Probleem opgelost.

Voorraadverschillen

Aanvankelijk leek dat ook het geval. De productiviteit van het bedrijf ging vrijwel direct met sprongen omhoog en de beoogde KPI’s en resultaten werden weer gehaald. Iedereen was tevreden. Echter, al na een paar maanden ontstonden er, beduidend meer dan voorheen, voorraadverschillen. De verkoopafdeling keek uiteraard met grote regelmaat in het systeem en zag daar dan voorraad staan die in werkelijkheid allang verkocht was. Dit had talloze ontevreden klanten tot gevolg, omdat de koffiebonenimporteur zijn overeenkomsten helemaal niet (of in elk geval alleen met opvallend veel vertraging) kon nakomen.

Ernstige gevolgen

De directie stelde een onderzoek in en daaruit kwam naar voren dat de oudere weegbrug binnen de gestelde certificatiemarges viel, maar nogal aan de bovenkant. De nieuwe weegbrug was ook gecertificeerd, maar kwam uit aan de onderkant van de marge. Hierdoor werd elke lading die ingewogen werd, net iets hoger (zo’n twintig kilo) ingeschat dan het daadwerkelijke gewicht. Bij de uitgaande ladingen was dat precies andersom, die werden net iets lager (eveneens zo’n twintig kilo) ingeschat. Hierdoor was er structureel in de boeken bij elke lading een verschil van veertig kilo ten opzichte van wat er fysiek gebeurde. Dit had zowel financieel (klanten kregen meer koffiebonen, maar betaalden hier niet voor) als fysiek (er ontstonden grote voorraadverschillen) ernstige gevolgen. Per veertig kilo is het niet veel, maar met veertig ladingen per dag gaat het algauw om 1,6 ton aan koffiebonen en daarmee duizenden euro’s per dag.

Wat kunnen we daarvan leren?

Streven naar efficiëntie is mooi en je KPI’s halen is nog mooier, maar het is wel belangrijk om de juiste data te gebruiken. Want afwijkingen in de data kunnen grote problemen veroorzaken. Focus je daarom niet alleen op kwantiteit, maar ook op de kwaliteit van de data.

Whitepaper ‘Data en digitalisering in de logistiek’

Wil je weten hoe het gesteld is met data en digitalisering in de logistiek? Je leest er alles over in onze whitepaper ‘Data en digitalisering in de logistiek’. De whitepaper schetst de belangrijkste uitkomsten van het gelijknamige onderzoek onder meer dan 250 managers in de logistiek. Meld je aan voor de SCM-update en ontvang vandaag nog de whitepaper.

Onze ledenadviseur Nanne
Contact

Vragen over supply chain management?

Nanne en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder