9 tips om slim aan de slag te gaan met onzekerheid in de keten

Leestijd: 5 minuten

20-7-2021  Toen de COVID-19-pandemie in 2020 wereldwijd in alle hevigheid uitbrak, werden veel bedrijven geconfronteerd met vraaguitval. Nu de vraag ruim een jaar later weer fors aantrekt, zien we dat veel bedrijven voor heel andere uitdagingen staan. Het op tijd kunnen beschikken over voldoende grondstoffen, verpakkingsmaterialen en onderdelen om producten compleet te maken, is voor veel ondernemers momenteel de grootste uitdaging.

Sinds een aantal weken horen wij steeds meer geluiden van leden die nu niet bezig zijn met de groei van hun business, maar die oplossingen zoeken om überhaupt goederen te kunnen leveren aan hun klanten. Veel toeleveranciers kunnen op dit moment niet of nauwelijks leveren. Daarnaast zijn de kosten voor een zeecontainer dusdanig hoog geworden, dat het transport soms duurder is dan de te vervoeren goederen. Ook zijn de prijzen van grondstoffen en componenten vaak flink gestegen. Dit alles kan de prijs van producten opdrijven, zeker bij een stijgende vraag.

Oplossing: regie op de keten

Voor grote bedrijven zijn de hierboven beschreven problemen meestal nog wel behapbaar, omdat zij een of meerdere (supply chain) professionals in dienst hebben die alles in goede banen leiden. De meeste mkb-bedrijven zijn daar echter niet op ingericht; de inkoopafdeling doet wel haar uiterste best, maar krijgt toch niet alles voor elkaar. De oplossing is regie op de keten. Het is vaak lastig om hier tijd voor vrij te maken. Ook ontbreekt het nogal eens aan de kennis en mogelijkheden binnen het bedrijf. Omdat aandacht voor de keten anno 2021 onmisbaar is, neemt ondernemersvereniging evofenedex deze taak graag op zich. 
In dit artikel geven we informatie waarmee je als organisatie meer grip op de keten kunt krijgen zodat deze beter beheersbaar wordt. Dit bevordert het (tijdig) kunnen uitleveren van orders. Nee-verkopen aan je klanten is immers geen optie.

Onvoorspelbare ontwikkelingen

Vanwege de grilligheid van de markt is het voorspellen van de vraag complex. In het buitenland zijn bepaalde landen hun coronamaatregelen aan het versoepelen, terwijl andere landen en regio’s juist in een strengere lockdown komen. Omdat de voorspelbaarheid ver te zoeken is, adviseren wij alert te zijn en zelf proactief te reageren op marktontwikkelingen. Ga daarbij in gesprek met toeleveranciers en afnemers, om de bedreigingen en valkuilen inzichtelijk te krijgen. Een zo goed mogelijke planning is daarbij essentieel. Hoogleraar Jack van der Veen heeft hierover aan het begin van de coronacrisis dit artikel over planning gepubliceerd. 

Tips om slim om te gaan met onzekerheid in de keten

  1. Breng focus aan met je klanten. Welke producten zijn prioriteit voor jouw klant, leg focus op die producten en voorkom zo dat je (heel veel) tijd en energie besteedt aan voor hen minder belangrijke producten. Een transparante houding helpt bij deze afstemming. 
     
  2. Stem af met je leveranciers. Communiceer open en eerlijk wat ze wel en niet kunnen leveren, en wanneer ze dit kunnen doen.
     
  3. Breng je leveranciers in kaart. Denk goed na over de alternatieven voor als er een leverancier uitvalt. Ben je echt afhankelijk van een specifieke leverancier, overweeg dan een partnership (langdurige strategische samenwerking) aan te gaan waarbij het om meer draait dan voornamelijk het kostenplaatje. 
     
  4. Denk na over het (strategisch) inkoopbeleid. Misschien is het handig in te kopen bij een leverancier dichter in de buurt (reshoring/nearshoring). 
     
  5. Denk na over het (strategisch) voorraadbeheer. Breng goed in kaart welke onderdelen of artikelen onmisbaar zijn voor jouw uiteindelijke product zodat je hiernaar kunt handelen. Bijvoorbeeld door een grotere voorraad aan te leggen, of in te kopen bij verschillende leveranciers. 
     
  6. Betrek de collega’s van financiën vroegtijdig. Belangrijk is dat de financiële stromen goed in balans blijven. Daarnaast nemen zij vaak meer fact based decisions en kunnen zij nu helpen om op deze wijze keuzes te maken. 
     
  7. Zoek afstemming met logistiek dienstverleners. Doe geen aannames dat het wel goed komt, maar stel je proactief op door te vragen of zij bijvoorbeeld hun afspraken wel kunnen nakomen, waar de risico’s zitten en wat je samen kunt doen om dit goed te laten verlopen.
     
  8. Plan regelmatig intern overleg in. Breng collega’s van inkoop, logistiek, financiën en verkoop samen om te voorkomen dat logistiek de beloftes vanuit verkoop niet kan waarmaken, en om ervoor te zorgen dat inkoop en logistiek de prioriteiten juist aanbrengen in hun werkzaamheden. Grote bedrijven noemen dit Sales & Operations Planning.
     
  9. Breng andere toekomstscenario’s in kaart. Ook al denk je dat dit niet nodig is. Er hoeft maar één zwakke schakel in de keten te zitten om (nieuwe/andere) problemen te krijgen. Denk breed en pas dit toe op je plannen. In dit artikel vind je een tijdloze leidraad.

Ondersteuning evofenedex

Uiteraard staan wij als sparringpartner voor je klaar om mee te denken. Dit is een van de vele voordelen van het lidmaatschap van onze ondernemersvereniging. Neem contact op met de ledenservice van evofenedex via ledenservice@evofenedex.nl. Ook kun je gebruik maken van ons netwerk om te leren van bedrijven in andere ketens.
Bovendien zijn er adviseurs van evofenedex die je kunnen ondersteunen. Verder bestaan er subsidiemogelijkheden. Een voorbeeld hiervan is de MIT-regeling, waarmee je, met behulp van een externe deskundige, coronagerelateerde problemen in goede banen kunt leiden.