Waar moet je allemaal rekening mee houden?

Leestijd: 10 minuten

10-01-2022  Voor het in bedrijf stellen of repareren van machines sturen we onze eigen ervaren monteurs met productspecifieke kennis naar klanten in Italië of Noorwegen. Hierbij moeten we tegenwoordig rekening houden met QR-codes, vaccinatiebewijzen en negatieve PCR-testen, maar ook nog steeds met posting-regels.

Het wegnemen van beperkingen ter bevordering van de onderlinge handel maakt deel uit van de doelstellingen van de Europese Unie (EU). Praktisch gezien is er echter een grote maar… die met betrekking tot het vrije verkeer van werknemers; nota bene 1 van de 4 EU-vrijheden. Het vrije verkeer van werknemers omvat onder meer het recht in een andere EU-lidstaat te werken en op gelijke voet met de inwoners van die lidstaat te worden behandeld. Vooral dit laatste leidt vaak tot problemen. Waarom? Tijd en regels, formaliteiten die het soms moeilijk maken in te spelen op een situatie die onmiddellijke actie vereist, zoals in het geval van een spoedreparatie bij een goede klant.

Posting en controles

Posting is de internationale term voor tijdelijke uitzending, ook wel detachering genoemd, naar het buitenland. In dit artikel gaat het om uitzending naar een van de 27 EU-staten, een van de staten binnen de Europese Economische Ruimte (alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland) of Zwitserland. Voor de leesbaarheid duiden we al deze landen vanaf hier aan met Europa. Een posting betreft de situatie waarin een werknemer buiten zijn gewoonlijke werkland (het thuisland, waar hij een dienstbetrekking is aangegaan en normaliter werkzaamheden verricht) namens zijn werkgever tijdelijk arbeidsprestaties verricht in een ander land (het gastland).

De achterliggende gedachte van het toepassen van postingregels binnen Europa is het creëren van gelijkheid (tussen lokale en buitenlandse werknemers) in arbeidsvoorwaarden en behandeling om sociaal-economische uitbuiting tegen te gaan. Zo moet een Roemeense vrachtwagenchauffeur - zodra hij zich op Frans grondgebied begeeft - op dezelfde wijze worden beloond als zijn Franse collega. De EU-richtlijn voor posting (niet de Europese) is meer dan 25 jaar geleden geschreven, de Europese landen hebben elk voor zich nationale wetgeving geschreven en later geïmplementeerd. Het heeft echter lange tijd geduurd voordat de EU-regels daadwerkelijk in elke staat in Europa werden ingevoerd en op naleving gecontroleerd. Sinds 2019 vinden stelselmatig controles op naleving van de regels plaats. Sancties op overtredingen van postingregels zijn zwaar en worden in sommige Europese landen, waaronder Oostenrijk, als buitenproportioneel aangemerkt.

Meldingen

Werkgevers moeten een posting melden aan de autoriteiten van het gastland, hierna aangeduid met melding. Een melding kan soms achterwege blijven, als deze niet langer dan een x-aantal dagen duurt (afhankelijk van de postingregels van het gastland). Meldingen dienen normaliter (direct) voor aanvang van de werkzaamheden te zijn gedaan. Uitzonderingen daargelaten, kunnen meldingen alleen online worden gedaan op basis van een tevoren door de werkgever aangemaakt gebruikersaccount. Een postende werkgever die buiten het land waarnaar wordt gepost is gevestigd, duiden we hierna aan met werkgever, een geposte werknemer die in het thuisland in dienstbetrekking is, met werknemer.

Voor een melding in het gastland en een controle op correcte melding en naleving van relevante wet- en regelgeving, moet een werknemer een hoeveelheid documentatie bij zich hebben, waaronder in elk geval:

  1. Identiteitsbewijs (bijvoorbeeld paspoort);
  2. Meest recente loonstrook;
  3. Afschrift c.q. bewijs van betaald loon in het thuisland;
  4. Kopie van de gedane melding;
  5. Werktijdenrooster in het gastland;
  6. Arbeidsovereenkomst (of vergelijkbare overeenkomst voor een zzp’er);
  7. A1-formulier (bewijs van sociale verzekering in het thuisland).

In de regel moeten documenten vertaald zijn in de officiële taal van het gastland en dient de locatie waarop werkzaamheden worden verricht, te zijn gemeld. Sommige landen (zoals België) staan het toe dat in één melding meerdere werknemers, locaties en klanten worden opgenomen. Frankrijk staat het toe dat meerdere personen op één projectlocatie in één melding worden opgenomen. Meestal moet een in het gastland aanwezige dan wel woonachtige (externe) vertegenwoordiger of liaison worden aangesteld, die als contactpersoon naar de autoriteiten in het gastland optreedt. Dit niet alleen tijdens de posting, maar ook tot 2 tot 3 jaar erna.

Inzet van zzp’ers en uitzendkrachten

In Nederland wordt veelvuldig gebruikgemaakt van Zelfstandigen Zonder Personeel (zzp’ers). Hoewel een zzp’er naar de regels van het thuisland als zelfstandige kan worden gezien, is dat in het gastland niet altijd het geval. De regels daarvoor lopen nogal uiteen. Vuistregel: als een zzp’er kan worden gezien als een lid van het team van de werkgever, instructies krijgt van de werkgever of een werknemer, kleding van de werkgever draagt, met een bedrijfswagen van de werkgever (mee)rijdt en als de werkgever direct of indirect leiding en toezicht houdt, dan wordt de zzp’er gezien als een werknemer en moet deze worden gemeld. Voor het inzetten van uitzendkrachten gelden per gastland uitzonderingen, die voorafgaand aan de melding en posting goed moeten worden bekeken.

Finland (EU)

Naast de voor postings gebruikelijke formaliteiten en uitzonderingen, moet voor iedere werknemer Finse occupational health care (een lokale ziektekostenverzekering) worden geregeld, die de periode van posting dekt. De klant van de werkgever kan hier meestal voor zorgen. Iedere werknemer moet zich voorafgaand aan het uitvoeren van een posting in Finland melden bij een regionaal bevoegd belastingkantoor, en daar een Fins belastingnummer aanvragen en krijgen.

Zweden (EU)

Waar in Finland onder voorwaarden een grace period van 5 dagen mogelijk is, geldt dit niet voor Zweden: vanaf de eerste dag van posting is in dit land een voorafgaande melding verplicht. Tijdens de posting moet ten minste een van de op het Zweedse project aanwezige werknemers zijn aangewezen én aangemeld als contactpersoon naar de Zweedse autoriteiten (onder andere de arbeidsinspectie). In de bouwsector bestaan aanvullende verplichtingen, namelijk het verkrijgen van ID06-cards en/of het volgen van een SSG Entre Basic course. De persoon of organisatie die verantwoordelijk is voor de locatie waarop de werkzaamheden in Zweden plaatsvinden, dient aan te geven of de uitgezonden werknemers ID06-cards moeten hebben en/of een SSG Entre Basic course moeten volgen. De aanvraagprocedure voor ID06-cards is vrij ingewikkeld en duurt circa 2 tot 3 weken. Het inzetten van zzp’ers kan tot complicaties leiden.

Zo wordt een zzp’er volgens de Zweedse wetgeving als werknemer beschouwd en dient een melding plaats te vinden als de buitenlandse opdrachtgever de zzp’er van grondstoffen, machines en/of uitrusting voorziet. De situatie wordt van geval tot geval beoordeeld. Andere situaties waarbij sprake kan zijn van een dergelijke aanname, zijn bijvoorbeeld als de zzp’er slechts een enkele klant heeft of regelmatig voor dezelfde opdrachtgever werkt, die leiding geeft aan en controle uitoefent over de werkzaamheden in Zweden. De verrichting van diensten in Zweden kan zijn onderworpen aan withholding tax.

Noorwegen (EVA)

Noorwegen is geen EU-lidstaat maar wel lid van de Europese Vrijhandelsassociatie (EVA). Formaliteiten voor een melding zijn tijdrovend. In het algemeen is een spoedreparatie door een werknemer aan een door de werkgever geleverde machine bij een Noorse klant niet aan de orde als het Noorse postingcircuit nog volledig moet worden afgelegd. Hiervoor moet iedere werkgever zich bij de Noorse overheid registreren als een Norskregistrert utenlands foretak (NUF) en een Noors organisatienummer krijgen. Alleen al dit proces kost enkele weken. Daarna dient een melding te worden gedaan van het contract tussen de Noorse klant en de werkgever, en van de contracten tussen de werkgever en zijn buitenlandse onderaannemers en toeleveranciers; voor zover deze fysiek in Noorwegen aanwezig zullen zijn om daar werkzaamheden te verrichten. Daarna moeten werknemers worden gemeld.

Als dit alles achter de rug is, kunnen werknemers naar Noorwegen vertrekken. Daar moeten zij zich, na het maken van een afspraak, melden bij de Noorse belastingdienst voor identiteitscontrole en het verkrijgen van een Noors registratienummer, het zogeheten D-nummer. In sommige gevallen kunnen de D-nummers vóór de afspraak bij de Noorse belastingdienst per post of online worden ontvangen. Ook moet payrollreporting plaatsvinden.

Btw-registratie in Noorwegen
Noorwegen legt deze verplichting op wanneer de door een werkgever aan een Noorse klant gefactureerde omzet voor in Noorwegen verrichte werkzaamheden of geleverde producten, meer dan 50.000 Noorse kronen bedraagt. Vanaf dit bedrag moet de werkgever (dus de buitenlandse onderneming die afgezien van de NUF-registratie geen commerciële onderneming drijft in Noorwegen) 25 procent Noorse btw aan zijn Noorse klant factureren en aan de Noorse belastingdienst af dragen. Dit kan alleen in Noorse kronen.

In het kader van het voorgaande is het aan te raden goed te bekijken welke vervoersvoorwaarde conform de ICC Incoterms® 2020 wordt gebruikt. Is er sprake van levering volgens Delivered Duty Paid, dan is sprake van een transactie in Noorwegen (inland transaction) en is deze onderworpen aan import-VAT, die door de werkgever moet worden afgedragen. Wordt op basis van ‘Free Carrier, plaats in Nederland’ geleverd, dan is er sprake van een transactie naar Noorwegen (collect abroad transaction) en heeft de werkgever geen btw-verplichtingen naar de Noorse overheid op dat deel van de transactie.

Als door een werknemer of onderaannemer van de werkgever in Noorwegen een machine geïnstalleerd en in bedrijf wordt gesteld, dan is daarop wél een btw-registratie van toepassing. Dit wordt in Noorwegen assembled performance genoemd, een transactie die met een Noorse klant is gecontracteerd als een levering gecombineerd met installatie en inbedrijfstelling ter plekke. De laatste contractant in de toeleveringsketen naar de Noorse klant fungeert dan als importer of record; in dit geval is dat de werkgever. Naast btw op leveringen van diensten in Noorwegen, krijgt de werkgever ook te maken met wel of niet verrekenbare import-VAT (Noorwegen is geen EU-land). Hieraan zijn aanzienlijke financiële risico’s en eventueel consequenties verbonden.

Zwitserland (EVA)

Omdat ook Zwitserland geen EU-lidstaat is, kunnen zich in dit land soortgelijke complicaties voordoen zoals in Noorwegen. Uitzonderingen daargelaten, moeten meldingen minimaal 8 dagen voor aanvang van de werkzaamheden zijn gedaan. Zwitserland werkt met een systeem van cumulatieve dagen, waarbij een vrijstelling van melding geldt voor de eerste 8 dagen Zwitserse aanwezigheid (voor bouwgerelateerde werkzaamheden geldt een uitzondering, deze moeten vanaf de eerste dag zijn gemeld).

Voorbeeld: een ICT-bedrijf stuurt een team van 3 personen voor 5 dagen naar Zwitserland voor werkzaamheden op hetzelfde project. In totaal worden 5 dagen van het account van de werkgever afgehaald. Als de 3 werknemers elkaar zouden afwisselen en ieder voor 5 dagen naar Zwitserland zouden gaan, worden 15 dagen van het account van het bedrijf afgehaald en moet het project vanaf de negende dag zijn gemeld. De inzet van uitzendkrachten door een werkgever op projecten in Zwitserland is niet toegestaan. Voor zzp’ers moeten afzonderlijke online accounts worden aangemaakt en meldingen gedaan.

Uitgangspunt bij postings in Zwitserland is registratie voor en toepassing van Zwitserse btw, en voorafgaande btw-registratie van de werkgever bij de Zwitserse autoriteiten. Dit geldt ook voor levering van producten en diensten in Zwitserland aan een buiten Zwitserland gevestigde klant, aan wie de werkgever factureert. Bijvoorbeeld een Nederlands bedrijf dat aan een Belgische klant factureert, waarbij product en dienst op een locatie in Zwitserland worden geleverd; in dat geval moet Zwitserse btw worden gefactureerd als de wereldwijde omzet meer is dan 100.000 Zwitserse frank per jaar. Voor bouwgerelateerde werkzaamheden moet een bankgarantie (Kautie) worden gesteld.

Andere Europese landen

Duitsland en Italië kennen een soortgelijke bouwgerelateerde regeling. Let wel: onder bouw kan ook worden verstaan het aard- en nagelvast verankeren van een machine in een betonvloer bij je buitenlandse klant. Tijdens werkzaamheden in Duitsland moet de werkgever een verplichte bijdrage aan het vakantiefonds SOKA BAU te betalen. In België is dat aan het PDOK, in Italië aan het Cassa Edile. Daar dient ook voorafgaand aan uitvoering van werkzaamheden een risicobeoordeling plaats te vinden. In Oostenrijk kan, voorafgaand aan de posting, naast een verplichte bijdrage aan het vakantiefonds worden aangegeven wie namens de werkgever als (strafrechtelijk) verantwoordelijke persoon wordt aangemerkt. Oostenrijk kent een bijzondere regeling voor cumulatieve aansprakelijkheid.

Al met al bestaat in Europa een oerwoud aan verschillende postingformaliteiten. Om vertraging bij een snel te klaren klus zoveel mogelijk te beperken, is het verstandig op tijd te beginnen met het overzichtelijk maken van de benodigde, al dan niet te vertalen, documentatie en deze ‘landendossiers’ zo ver mogelijk op voorhand op orde te hebben.

Dit artikel is geschreven door Hans van Velzen, Carine Jansen en Ksenia Sidorova, legal counsels bij Van Velzen C.S.

Marinke
Contact

Vragen over personeel en organisatie?

Marinke en de andere juristen helpen je graag verder