Tenderen: transportkosten in 5 stappen omlaag

Transportkosten drukken

18-08-2017, In deze longread deelt bedrijfsadviseur Ton Mooren van evofenedex zijn ervaring met tendertrajecten. Die kunnen de transportkosten enorm helpen drukken.

Belangrijke kostenpost

Ook al gaat het economisch dan een beetje beter, nog altijd blijft het voor bedrijven noodzakelijk om kritisch naar de bedrijfskosten te kijken. Een belangrijke kostenpost voor groothandels of industriële bedrijven kunnen de transportkosten zijn. Dit zijn immers bedrijfstakken die veel met extern goederenvervoer te maken hebben.

Uitzetten tender

Eén van de methodieken om te beoordelen of er niet te veel wordt betaald voor het transport en de kwaliteit van de service, is het uitzetten van een tender. Bij een goed uitgevoerde tender wordt duidelijk of er goedkopere en/of beter presterende aanbieders zijn. Wie aan een tendertraject begint, moet wel rekening houden met een aantal zaken. Ton Mooren, bedrijfsadviseur bij evofenedex en jaarlijks betrokken bij diverse tendertrajecten, heeft de onderstaande aandachtspunten vastgesteld.

Neem voldoende de tijd

Een doorlooptijd van tussen de drie en zes maanden is in de praktijk heel normaal. Er gaat behoorlijk wat tijd zitten in het goed op papier zetten van de eisen en wensen die bedrijven aan de logistieke dienstverleners stellen. Maar ook de logistieke dienstverleners hebben tijd nodig om dingen uit te werken en op papier te zetten.

Werk in fases

Een ander belangrijk aspect is de fasering. Een tender bestaat globaal uit drie grote onderdelen: de RFI-fase (Request For Information), de RFQ-fase (Request For Quotation) en de afrondingsfase. In de RFI-fase gaat het er vooral om dat het bedrijf uitvindt of de partijen die zijn uitgenodigd om aan de tender deel te nemen, kunnen voldoen aan de eisen en wensen. Het komt vaak genoeg voor dat er al over tarieven wordt gesproken terwijl nog niet eens duidelijk is of de partijen in kwestie wel aan de behoeften van de opdrachtgever kunnen voldoen.

Schep duidelijkheid in de tarieven

Pas als de RFI-fase is afgerond, heeft het zin om offertes op te vragen en start de zogenoemde RFQ-fase. In deze fase is het belangrijk dat het bedrijf duidelijk maakt of het all-in tarieven wil zien of ‘kale’ tarieven, dus zonder allerlei toeslagen voor diesel of tol. Daarnaast is het ook belangrijk om de deelnemers aan de tender te laten weten welke tarieven het bedrijf precies wil hebben. Gaat het bijvoorbeeld om uurtarieven, kilometertarieven , pallettarieven of FTL-tarieven?

Leg afspraken vast

In de afrondingsfase vinden de onderhandelingen plaats en gaat het bedrijf, als alles goed gaat, concrete afspraken maken. In deze fase is het vooral belangrijk dat de afspraken over en weer goed worden vastgelegd. Wie laadt bijvoorbeeld de auto ?

Ga op bezoek bij de dienstverlener

Uiteraard is het belangrijk dat er gedurende het gehele tendertraject goed wordt gecommuniceerd tussen het bedrijf - als verlader - en de logistieke dienstverleners. Meestal gebeurt dat schriftelijk (per mail) of telefonisch, maar het kan verhelderend zijn om tijdens het tendertraject ook eens bij elkaar in de keuken te kijken.

Drieluik Tendering

evofenedex organiseert in september een Drieluik Tendering, waar functionarissen die te maken hebben met het inkopen van logistieke diensten, stapsgewijs door het gehele tendertraject worden geleid. Ook krijgen deelnemers handvatten die zij kunnen gebruiken als zij zelf met een tender aan de slag gaan.