Tips voor sluiten handelscontracten in coronatijdperk

Versterk je juridische positie bij nieuwe contracten

De gevolgen van de coronacrisis zijn voor veel bedrijven verstrekkend. Wat kun je doen om je juridische positie bij het aangaan van nieuwe contracten met buitenlandse zakenpartners te verbeteren?

Of het nu gaat om contracten die je sluit met buitenlandse klanten, distributeurs of toeleveranciers, het is belangrijk na te gaan of deze beïnvloed kunnen worden door de coronacrisis. Als dat zo is, neem dan in je contracten specifieke bepalingen op die inspelen op zaken die veroorzaakt kunnen worden door het COVID-19-virus. Ga ook na of je algemene voorwaarden wel coronaproof zijn.

Bij contracten die gesloten zijn vóór de uitbraak van het coronavirus, kun je mogelijk aanvoeren dat de coronacrisis aangemerkt moet worden als overmacht of onvoorziene omstandigheid. Als je nu een nieuw contract sluit en de verplichtingen niet kunt nakomen als gevolg van het COVID-19-virus, zal een beroep op overmacht of onvoorziene omstandigheden weinig kans van slagen hebben.

Zorg er daarom voor dat je in contracten die beïnvloed kunnen worden door de coronacrisis, duidelijk omschrijft welke afspraken mogelijk niet nagekomen kunnen worden. Benoem ook de gevolgen die je aan zo’n situatie wilt verbinden. De standaardbepalingen omtrent overmacht en onvoorziene omstandigheden zullen namelijk geen uitkomst meer bieden. Door hier op voorhand afspraken over te maken, voorkom je latere discussies.

Per geval

Je zult per geval moeten bekijken wat je in het contract kunt en wilt opnemen. Zo kun je je het recht voorbehouden het contract door opzegging eenzijdig te beëindigen met daarbij geen of beperkte verplichtingen naar de zakenpartner. Ook kun je er een verplichting tot onderhandeling in opnemen. Een dergelijke bepaling heeft echter alleen effect als er ook regels in zijn opgenomen over de volgende zaken:

  1. Het onderhandelingsproces;
  2. Een regeling over het moment waarop je de bepaling kunt inroepen;
  3. De duur van de onderhandeling;
  4. Eventuele conflictoplossing;
  5. De gevolgen van het eventueel mislukken van de onderhandeling. Bijvoorbeeld recht op beëindiging van het contract en verdeling van kosten en schade.

Naast deze coronabepalingen is het raadzaam de gebruikelijke bepalingen voor overmacht en onvoorziene omstandigheden op te nemen in het contract. Zo blijf je voldoende beschermd in gevallen die wel aangemerkt kunnen worden als overmacht en onvoorziene omstandigheid.

Algemene voorwaarden

Loop ook eens je algemene voorwaarden langs en ga na of deze coronaproof zijn. De algemene voorwaarden gelden voor elke transactie, mits deze uiteraard op rechtsgeldige wijze van toepassing zijn verklaard. Om een mogelijke vertraging in de levering beter op te kunnen vangen, kun je in de voorwaarden bepalen dat de afgesproken levertermijn slechts geldt als indicatie en geen ‘fatale termijn’ is. Door deze bepaling regel je dat de klant je eerst in gebreke moet stellen waarbij hij je een redelijke termijn gunt om alsnog te leveren. Pas als je binnen deze nieuwe termijn nog niet hebt kunnen leveren, raak je ‘in verzuim’. Vanaf dat moment krijgt de klant pas verschillende rechten, zoals een recht op schadevergoeding. Overigens is het aan te raden deze rechten van de klant zoveel mogelijk uit te sluiten of te beperken. Het is bijvoorbeeld bij B2B-transacties juridisch toegestaan te bepalen dat de klant geen recht op schadevergoeding heeft bij een te late levering. Check ook wat het gevolg van COVID-19 is voor je gekozen ICC Incoterms® 2020-regel en of je deze moet veranderen of aanvullen met specifieke bepalingen.

Goede liquiditeitspositie

In de algemene voorwaarden kun je bepalingen opnemen die bijdragen aan het behoud van een goede liquiditeitspositie. Dergelijke bepalingen komen van pas als je klant door de coronacrisis in financieel zwaar weer terecht is gekomen of failliet dreigt te gaan.
Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je het recht hebt vooruitbetaling te verlangen. Voor zakelijke klanten is het mogelijk te bedingen dat het hele bedrag vóór de levering betaald wordt. Het is ook verstandig op te nemen wat je rechten zijn op het moment dat de klant niet aan deze verplichting voldoet. Zo kun je bepalen dat als je de vooruitbetaling niet ontvangt, je de levering mag opschorten en je uiteindelijk de overeenkomst mag ontbinden. Bij een consumentenkoop mag je de consument overigens niet verplichten meer dan de helft van de koopprijs vooruit te betalen.

Als je gebruikmaakt van exportkredietverzekeringen, is het zinvol op te nemen dat je overeenkomsten aangaat onder de opschortende voorwaarde van voldoende kredietwaardigheid van je klant naar het oordeel van de kredietverzekeraar.

Eigendomsvoorbehoud

In coronabestendige algemene voorwaarden mag een regeling over eigendomsvoorbehoud niet ontbreken. Het eigendomsvoorbehoud zorgt ervoor dat je ook na levering eigenaar van de geleverde producten blijft totdat de klant de koopprijs heeft betaald. Als je klant niet betaalt, kun je de producten terughalen; de klant is verplicht hieraan mee te werken.

Tot slot is het nuttig te bepalen dat je het recht hebt de prijs aan te passen als er sprake is van een stijging in een of meer kostprijsbepalende factoren. Je hebt dan de mogelijkheid de hogere prijzen door te berekenen als je door de coronacrisis genoodzaakt bent materialen van een andere (duurdere) leverancier af te nemen of als je grondstofkosten stijgen.

In dit artikel zijn wij ervan uit gegaan dat Nederlands recht van toepassing is. Wanneer buitenlands recht toepasselijk is, zorg er dan voor dat de gekozen oplossingen in overeenstemming met dat recht zijn.

Meer informatie of advies nodig? Neem dan gerust contact op met de bedrijfsjuristen van evofenedex.

Onze bedrijfsjurist Peter
Contact

Advies nodig of vragen?

Peter en de andere bedrijfsjuristen helpen je graag verder