Uitvoeraangifte: zelf doen of uitbesteden?

Wie gaat na brexit de extra uitvoeraangiftes doen?

26-6-2018  Iedere exporteur krijgt te maken met douane-aangiftes. Je kunt de administratieve handelingen hiervoor zelf doen of ze uitbesteden aan een douane-expediteur. Waar baseer je de juiste keuze op?

Bij het maken van de keuze voor het wel of niet uitbesteden van de douane-aangifte spelen verschillende zaken mee. Niet alleen het aantal uitvoeraangiften, ook het kennisniveau binnen je organisatie en de mogelijke financiële risico’s plus kosten beïnvloeden de keuze. Het aantal aangiften neemt na de brexit voor veel bedrijven fors toe, dus het is geen gek idee om de situatie in je onderneming nog eens tegen het licht te houden.

Dan doen we het toch mooi zelf!

Veel mensen denken dat het vrij eenvoudig is om zelf een aangifte te doen, aangezien de softwarepakketten van tegenwoordig je toch door alle stappen loodsen. Dat is te kort door de bocht. Niet alleen heeft een douane-expediteur naast het indienen van de aangifte toegevoegde waarde als het gaat om inhoudelijke zaken, je blijft als exporteur ook altijd verantwoordelijk voor de aangifte.
Doe je deze zelf, dan moet je als klant van de Douane de benodigde vakbekwaamheid in huis hebben. Besteed je de aangifte uit? Ook dan is een zekere kennis van zaken noodzakelijk, je bent immers eindverantwoordelijk en aansprakelijkheid voor een correcte aangifte.

Verantwoordelijkheid

Bij uitbesteden laat je je dus vertegenwoordigen door een derde partij. Dit gebeurt vaak als ‘directe vertegenwoordiging’, wat inhoudt dat je douaneagent in naam en voor rekening van jou als exporteur de aangifte doet en je als exporteur dus ook aansprakelijk bent voor de inhoud van de aangifte.
Controleer daarom regelmatig de aangiften en maak goede afspraken over de afhandeling van de uitvoeraangifte. De ontvangst van het elektronische bericht ‘Exit of Goods’ is hier een mooi voorbeeld van. Ontvangt de douaneagent dit bericht niet, dan dient hij dit te melden aan de opdrachtgever en moeten ze samen zorgen voor alternatief bewijs in de vorm van bijvoorbeeld een kopie van de Bill of Lading. Heeft je douaneagent het proces niet onder controle, dan kan er dus onverwacht een btw-naheffing op de mat vallen!

Bijblijven

Doe je de aangifte zelf, dan kun je middels douaneaangiftesoftware zicht houden op deze afhandeling en de controle in eigen handen houden. In beide gevallen geldt hoe dan ook dat basiskennis van het uitvoerproces een vereiste is en aanwezig moet zijn. Voor eventuele bijscholing zijn voldoende mogelijkheden.
Onderdeel van de eigen verantwoordelijkheid is ook dat je actuele douanezaken op de voet volgt. Dit kan al heel eenvoudig met een gratis inschrijving op de nieuwsbrief van Douane. Wil je er zeker van zijn dat je niets mist, dan is een abonnement op een betaalde dienst de juiste optie. Op deze manier volg je de wetgeving op de voet en kom je niet voor verassingen te staan.

Praktische kennis

Overweeg je de aangifte in eigen huis te gaan doen, dan is daar zoals gezegd wel wat kennis voor nodig. Een deel van de praktische kennis is eigenlijk altijd wel aanwezig binnen het bedrijf. De onderneming voorziet de douaneagent namelijk toch al van bijna alle informatie met betrekking tot de zending. Anders kan deze de aangifte immers niet verzorgen. Het gaat om zowel productinformatie als informatie over de afzender, bestemming en vervoerswijze. Deze informatie kun je in principe ook zelf naar de Douane sturen. Douaneaangifte-software werkt tegenwoordig vrij intuïtief en helpt je stapsgewijs bij het opstellen van de aangifte.
Wanneer de aangifte zelf wordt gedaan, moet je als exporteur wel minimaal op de hoogte zijn van de regels rond goederenclassificatie (het voor douanedoeleinden indelen van goederen in het juiste gebruikstarief). Een douane-agent kan hierover meedenken, maar blijft afhankelijk van de (correcte) gegevens die je over de goederen verstrekt. Na de juiste training zou iedereen prima in staat moeten zijn om te controleren of artikelen op de juiste manier zijn ingedeeld.

Tijd en flexibiliteit

Voor het ene bedrijf is tijd de doorslaggevende factor. Een zending met bijvoorbeeld bederfelijke goederen mag niet langer blijven staan dan noodzakelijk. Voor de ander is flexibiliteit weer extra van belang. Een aangifte moet ook buiten de gebruikelijke kantooruren verzonden kunnen worden, toch? Het doen van een aangifte kan een tijdrovend klusje zijn als niet de juiste tool of het juiste niveau van automatisering voorhanden is.

Tijd is er in verschillende factoren, zo heb je de factor voorbereidingstijd. Dit is tijd die nodig is voor het voorbereiden van een aangifte, dus het inhoudelijk verzamelen van alle gegevens van de zending. Deze taak en dus benodigde tijd ligt sowieso bij de im- en/of exporteur, onafhankelijk van het feit of je zelf de aangifte gaat doen of dat je dit hebt uitbesteed. Wel kijkt een douane-expediteur bij deze stap altijd mee en kan je dus voor fouten behoeden. Doe je de aangifte zelf, dan moet je dit proces ook zelf intern borgen.

Sneller

Dan is er de factor doorlooptijd. Dit is de tijd die nodig is om de aangifte elektronisch bij de Douane te krijgen. Doe je zelf de aangifte, dan kan de doorlooptijd korter zijn dan wanneer je het proces uitbesteedt. Er zijn immers minder schakels in de gehele keten.

Als laatste factor is er de reactietijd. Dit is de tijd die tussen het indienen van de aangifte en de uiteindelijke elektronische afhandeling hiervan zit. Deze tijd ligt voor een groot deel aan de kant van Douane en is bijvoorbeeld afhankelijk van de vraag of er wel of niet een fysieke controle moet plaatsvinden voordat de goederen kunnen worden vrijgegeven. Deze factor ‘fysieke controle’ is voor zowel het zelf doen als het uitbesteden gelijk. Als je de aangifte zelf doet, krijg je de aankondiging van een controle direct zelf binnen en loopt dit niet via de douane-expediteur.

Kosten

Wil je als bedrijf de douane-aangifte zelf doen, dan betekent dit dat er software moet komen. Tegenwoordig zijn er prijsmodellen met een pay-per-use-principe, waardoor de initiële investeringen laag zijn en je alleen afrekent voor wat je gebruikt.
Natuurlijk spelen niet alleen de kosten voor de douanesoftware mee in een juiste afweging. Ook de kosten voor opleiding en de uren die werknemers maken tijdens het voorbereiden en doen van een aangifte zijn allen onderdeel van een goede kosten-baten analyse. Zet je deze kosten af tegen de kosten die je maakt bij de douaneagent of expediteur en de tijd die hier mee gemoeid is, dan kun je de juiste afweging maken.

Hoe verder?

De brexit is een goede aanleiding om je huidige situatie eens grondig onder de loep te nemen. In het goederenverkeer tussen Nederland en Groot-Brittannië gaat veel veranderen; de hoeveel administratieve Douanehandelingen zal fors toenemen. Of je nu kiest voor ‘zelf doen’ of uitbesteden, realiseer je dat je in elkaar scenario altijd zelf eindverantwoordelijk bent voor de aangifte.

Over de auteur: John Schutten is productmanager Logistiek & Industrie bij Stratech Software Solutions.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder