Ultra-effectief tenderen doe je zo

Selectiecriteria worden nog belangrijker

17-06-2019  Tijd is geld, zowel voor de verlader als de logistiek dienstverlener, dus hoe voorkom je langdurige tendertrajecten? Bedrijfsadviseur Ton Mooren reikt de helpende hand.

Het speelveld van vraag en aanbod tussen verlader en logistiek dienstverlener is de afgelopen jaren veranderd. Waar een verlader in het recente verleden al snel tien reacties van logistiek dienstverleners kreeg op een tenderverzoek, is dit aantal teruggevallen naar minder dan de helft.

De hoofdoorzaak van die terugval is welbekend: een grote transportbehoefte bij verladers en tegelijkertijd een tekort aan chauffeurs bij logistiek dienstverleners. Diverse logistiek dienstverleners hebben geen capaciteit of tijd om aan tenders deel te nemen. Daardoor ontstaat er onvermijdelijk een kleinere groep bedrijven waaruit uiteindelijk geselecteerd kan worden.

Door het gebrek aan keuzemogelijkheden worden selectiecriteria dus nog belangrijker. Waar in het verleden het tarief een hoofdrol speelde, moeten nu ook andere factoren meer worden meegewogen. Daar komt bij dat de doorlooptijd van een tendertraject tussen de drie en zes maanden kan duren. Dan is het van belang om geen tijd te verspillen.

Geef speelruimte aan de dienstverlener

Het is heel verleidelijk om van tevoren heel duidelijk aan te geven wat je precies van een aanbieder verwacht. Dit is ook zeker heel belangrijk, maar geef de dienstverlener daarnaast ook de gelegenheid om zelf oplossingen aan te dragen. Bijvoorbeeld: met welke (specialistische) oplossingen kan de dienstverleners zich onderscheiden ten opzichte van de markt? Denk hierbij aan faciliteiten zoals transportplanners die 24 uur per dag beschikbaar zijn, of de mogelijkheid voor digitale koppelingen met bijvoorbeeld TransFollow en iShare. Maar ook wat het beleid van het bedrijf is qua duurzaamheid? Is er CO2-compensatie, een jong wagenpark? Geef de dienstverlener dus ruimte om zelf zijn onderscheidende punten naar voren te brengen.

Houd de risico’s in de hand

Ondanks de grote vraag naar transport gebeurt het geregeld dat logistiek dienstverleners failliet gaan doordat zij nog steeds te weinig vet op de botten hebben. Vraag daarom nadrukkelijk om de financiële status van de dienstverlener. Maar er zijn ook andere risico’s. Zo moeten verladers er bij het inzetten van een vervoerder ook op letten dat de vervoerder zich houdt aan de Wet aanpak schijnconstructies (Was). Want als achteraf blijkt dat de vervoerder zich niet aan deze wet heeft gehouden, dan kan de verlader ook aansprakelijk worden gesteld. Wanneer een dienstverlener gebruikmaakt van bijvoorbeeld het Paychecked in Transport-keurmerk is hun aanpak al snel duidelijk.

Wees zorgvuldig en concreet

Beide partijen willen geen tijd verspillen in het over en weer sturen van informatie die net niet duidelijk maakt wat je aan elkaar hebt. Uit onderzoek blijkt dat het goed uitvoeren van een tender bij transportbedrijven tot wel 400 manuren kan kosten. En dat werk moet wel naast de dagelijkse werkzaamheden van de logistiek planner en managers worden uitgevoerd.

Daarom hebben wij onze checklist voor uitbesteed vervoer onlangs vernieuwd. Die bestaat uit meer dan 40 punten die je kunnen ondersteunen bij een uitvraag voor tendering. Ook een goede regie op het inkoopproces is noodzakelijk. Om je daarbij te helpen organiseren wij op 26 september, 3 oktober en 10 oktober de masterclass ‘Inkopen van transport’ in Zoetermeer.

Daarbij bieden we drie modules aan. De eerste module gaat over de stappen die je zou moeten doorlopen bij het uitvoeren van een tender, de tweede gaat in op het beoordelen van tarieven, het gebruik van tendertools en de ervaringen van andere bedrijven met tendering en de laatste module gaat over het vastleggen van gemaakte afspraken in contracten en service level agreements ( SLA’s).