Vertrouwen bij onderhandelingen met Russen: blijf alert

Zet gemaakte afspraken goed vast op papier

11-04-2019  Ons oude beeld van de Russische manier van zaken doen klopt niet meer, stelt jurist Lodewijk Schlingemann vanuit Moskou. Maar laat je door de nieuwe vriendelijkheid niet in slaap sussen.

Hoe typeer je de Russische manier van onderhandelen over contracten? Geen eenvoudige vraag, want veel kenmerkende elementen komen ook in andere culturen terug. Zeker exportmanagers, die de hele wereld over reizen, hebben alles al gezien. Dat merk ik ook in mijn werk als jurist.

Als ik cliënten op aspecten wil wijzen die ik altijd als ‘typisch Russisch’ ervaar, hoor ik soms terug dat het er in bijvoorbeeld Thailand of Polen net zo aan toe gaat. Bestaat 'typisch Russisch' dan wel? Daar komt bij dat er in de twintig jaar  die ik nu in Rusland werk en woon erg veel veranderd is. De wilde jaren negentig zijn voorbij. De snelle, ietwat duistere zakenlieden (de Jacobse en Van Es types, voor wie ze nog kent), die niet verder keken dan de winst van de dag zijn vervangen door normale zakenmensen met een langere termijnvisie. Toch merk je aan de Nederlanders die naar Rusland komen om zaken te doen dat dat oude beeld is blijven hangen. Als ze dan in Rusland heel gastvrij en aardig worden ontvangen, draait dat beeld 180 graden om en laten zij al hun voorzichtigheid los. Maar dat is verkeerd.

Achterdocht

Hoe aardig en gastvrij Russen ook zijn, in onderhandelingen vertrouwen zij elkaar voor geen cent. Niet dat zij er altijd vanuit gaan dat de andere partij niet te vertrouwen is, het is meer dat zij niet het risico willen lopen dat zij iets over het hoofd zien dat hen later zal opbreken. Je zult dit dan ook eerder zien wanneer de onderhandelingen worden gevoerd door iemand in dienst van het bedrijf of van de eigenaar.

Deze ingebouwde achterdocht geldt niet specifiek voor buitenlanders; je ziet het ook in de relatie tussen Russen onderling. Om dit risico te beperken doen de meeste Russen alleen zaken met reeds bestaande relaties of met personen die hen zijn aanbevolen door bestaande relaties. Hieruit volgt dat het heel belangrijk is om een goede band op te bouwen met Russische handelsrelaties. De klassieke aanpak om samen een keer goed dronken te worden of een hele dag in de ‘banya’ (red: een stoombad) door te brengen, is aan het verdwijnen in de grote steden. In de rurale gebieden is dit nog normaal. Wat tegenwoordig beter bijdraagt aan het opbouwen van onderling vertrouwen is afspraken tijdig en correct nakomen en goede kwaliteit leveren.

Papier

Wat heel belangrijk is, en ook in het geschetste kader van wantrouwen past, is om gemaakte afspraken goed op papier te zetten, in een contract. Doe het ook meteen in twee talen, onder elkaar. We zien in de praktijk dat iedere nieuwe tekst die wordt voorgesteld minutieus wordt gecontroleerd en dat de betrokken partijen het ook nog eens een paar dagen willen laten inzinken om toch vooral niets over het hoofd te zien. Wij Nederlanders willen graag snel verder, maar we zullen moeten wachten.

Nederlanders hebben vaak de neiging om te denken dat zij wel weten wat de andere kant wil. Ze hebben de neiging om daarop te anticiperen door snel toe te geven of discounts of andere gunstige voorwaarden aan te bieden. Dit ‘win-win denken’ zit niet in de aard van de Russen. Dergelijke voorstellen worden eerder met nog meer argwaan ontvangen.

Contractsvorm

Als jurist met twintig jaar ervaring in Rusland heb ik vaak te maken gehad met Nederlandse bedrijven die afspraken wel goed uitonderhandelden, maar daarna verzuimden deze in de juiste contractsvorm te gieten. Als er dan later geprocedeerd moet worden, maak je als ondernemer geen schijn van kans.  Getuigenverhoren vinden nooit plaats, dus het bewijs moet schriftelijk zijn. Er is een origineel contract nodig met handtekeningen in blauwe inkt en met het bedrijfsstempel bij de handtekening. De ronde bedrijfsstempel is al twee jaar niet meer verplicht, maar in de praktijk blijven rechters en de belastingdienst het eisen.

Afspraken moeten duidelijk in het contract staan. In het geval van typefouten of vergissingen in de tekst, gaat de rechter niet kijken wat er mogelijk bedoeld was. Er wordt alleen gekeken naar wat er staat. Het begrip ‘redelijkheid en billijkheid’, een grondbeginsel in het Nederlandse burgerlijke recht waar argeloze contractonderhandelaars op kunnen terugvallen, wordt in Rusland niet gehanteerd. De letter van de wet en de letter van het contract geven de doorslag. Om deze reden is het heel belangrijk om het gehele contract voor de ondertekening nog een keer grondig door te lezen en te bekijken of dit ook echt de tekst is die je wilde overeengekomen.

Dit artikel is geschreven door Lodewijk Schlingemann en eerder gepubliceerd in globe magazine. Lodewijk geeft 25 april tijdens het Ruslandsymposium de workshop Contractsonderhandelingen. Aan de hand van praktijkvoorbeelden laat hij zien hoe makkelijk Nederlanders in contractuele vallen kunnen wandelen.

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder