Vier tips voor een effectieve onboardingsstrategie op afstand

Door het coronavirus vindt de onboarding nu vaak op afstand plaats

21-04-2020  Wanneer er een nieuwe medewerker bij jullie komt werken, zal hij of zij bekend moeten raken met de organisatiecultuur, de werkplek en interne structuren. Dit noem je ‘onboarding’. In dit proces zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker zijn of haar vaardigheden, kennis en gedrag kan inzetten om zo een effectief onderdeel van het bedrijf te worden.

Door een goede onboarding voelen nieuwe medewerkers zich betrokken en zelfverzekerder en zullen ze ook productiever kunnen werken. In deze periode maken ze namelijk kennis met andere medewerkers, de bedrijfscultuur en -processen.

Cultuur

Een voorbeeld van onboarding is de manier waarop de bekende retailer Coolblue het aanpakt. Het bedrijf heeft een overduidelijke bedrijfscultuur en heeft de slogan ‘Alles voor een glimlach’ en de huiskleur blauw in veel verschillende manieren doorgevoerd in zijn normen, waarden en bedrijfscultuur. Zo neemt Coolblue nieuwe medewerkers mee bij de onboarding met het zogeheten Blauwe Boekje, vol met tips, als hulpmiddel om de nieuwe medewerkers figuurlijk gezien ‘blauw te verven’. Deze opzet benadrukt de speelse identiteit van het bedrijf en past daarom goed bij Coolblue.

Virtuele ontmoeting is anders

Maar hoe zorg je voor een goede onboarding wanneer je op afstand werkt in verband met de maatregelen rondom het coronavirus? Als je collega’s voor het eerst virtueel ontmoet, is het kennismaken toch anders. En hoe leer je iemand op afstand hoe je bij bepaalde handleidingen of bestanden kan komen?

We geven 4 tips om te zorgen voor een effectieve onboardingsstrategie op afstand.

Tip 1: maak het onderdeel van je bedrijfscultuur

Tijdens de onboardingsperiode laat je de nieuwe medewerker kennis met het bedrijf maken. Omdat de nieuwe medewerker ook nog kennis moet maken met de bedrijfsidentiteit en -cultuur, is het belangrijk dat deze verweven is in de (digitale) onboarding, zoals bij het voorbeeld van Coolblue het geval is. Wees duidelijk over de normen, waarden en verwachtingen en leg de medewerker de gedachtegang erachter uit. Geef de nieuwe medewerker inzicht in de bedrijfsvisie en -missie tijdens de onboardingsperiode en laat deze niet alleen lezen, maar vraag bijvoorbeeld aan de directeur om ze toe te lichten tijdens een online kennismakingsgesprek via Zoom of Teams.

Is bijvoorbeeld veiligheid bij jullie een belangrijk thema? Zo ja, laat dan de medewerker de ongevallencijfers, of de bijna-ongevallencijfers, zien en geef ze extra inzicht en kennis door middel van een quiz, of video’s waarin directe collega’s vertellen waarom veiligheid voor hun werk belangrijk is. Betrek de nieuwe medewerkers bij de veiligheidscultuur in jullie bedrijf zodat ze deze ook uitdragen in hun functie.

Tip 2: zorg dat het aansluit bij alle functies

Er zijn veel manieren om onboarding te implementeren in je bedrijf. Het belangrijkst is dat het aansluit bij jouw bedrijf en de medewerkers. Trends als preboarding (het voorafgaand aan de eerste werkdag al starten met het toesturen van e-mails of documenten) en digitale platforms zijn handige manieren om onboarding op afstand uit te voeren, maar dit werkt alleen als dit past binnen de bedrijfscultuur en manier van werken. Zorg er ook voor dat de nieuwe medewerker gemotiveerd is om er echt gebruik van te maken, door bijvoorbeeld te laten zien welke voordelen het heeft en hoe makkelijk je ermee kunt werken.

Veel medewerkers werken momenteel vanwege de coronacrisis vanuit huis. Besef dat het goed is als nieuwe medewerkers desondanks contact leggen met andere medewerkers, hun nieuwe collega’s. Plan daarom bijvoorbeeld een online koffiemomentje of vrijdagmiddagborrel voor medewerkers in, of geef nieuwe medewerkers een buddy, die op afstand betrokken is bij taken en/of projecten van de nieuwe medewerker en hem of haar tijdens de onboarding kan begeleiden. Zo weet je zeker dat de nieuwe medewerker ook op afstand een goede en vliegende start krijgt in zijn nieuwe functie en binnen het bedrijf.

Hebben jullie vooral te maken met magazijnpersoneel? Dan is een praktische onboarding met alle ins en outs van het magazijn, zoals de producten, het verkeersplan en de werkwijze, en tips om anderhalve meter afstand te houden meer geschikt. En kijk verder dan één afdeling of één locatie. Betrek alle locaties en medewerkers bij de onboarding en zorg dat de organisatiestructuur duidelijk is voor de medewerker. Zo is het voor medewerkers die in het magazijn werken goed om te weten waar ze persoonlijke beschermingsmiddelen kunnen vinden, zoals veiligheidsschoenen, maar ook handschoenen of mondkapjes, en wat de vaste looproutes zijn.

Tip 3: maak het proces behapbaar en leuk

Een medewerker die net start bij een bedrijf, krijgt veel, heel veel, theoretische, praktische, technische en sociale informatie. De nieuwe collega wordt overladen met bestanden, systemen en tips die hij allemaal moet lezen en leren zonder fysiek contact of fysieke communicatie. Wanneer de nieuwe medewerker fysiek aanwezig is op kantoor en wordt meegenomen voor een rondleiding door het pand en informatie krijgt over alle procedures is het al te veel om op één dag te verwerken. Het is daarom aan te raden om voor de online onboarding een goede tijdsplanning te maken.

In sommige situaties krijgt de nieuwe medewerker momenteel zijn laptop en communicatie (per koerier) toegestuurd. Dit betekent dat de medewerker dan zelf zijn laptop en communicatiemiddelen thuis gebruiksklaar moet maken, terwijl dat voorheen met hulp van collega’s op het kantoor werd gedaan. Zorg dus voor een goede handleiding. Als het inwerkschema anders wordt ingericht, kijk hier dan kritisch naar en zorg dat het proces behapbaar en overzichtelijk is en leuke elementen bevat. Denk aan video’s van medewerkers over hun lessons learned, digitaal meekijken bij andere afdelingen of een online teamborrel. Houd het laagdrempelig, zodat de nieuwe medewerkers écht voelen en ervaren hoe het is om bij jullie te werken.

Tip 4: leer van ervaringen en blijf verbeteren

En tot slot: vraag aan de nieuwe medewerkers hoe zij de onboarding hebben ervaren. Was de informatie levendig genoeg en de handleiding voor de systemen duidelijk? Leer van degenen die het proces hebben doorlopen, en vraag na bijvoorbeeld een of twee maanden of ze iets gemist hebben of wat beter kan. Zorg dat je de onboarding continu blijft ontwikkelen en verbeteren zodat je medewerkers productief en betrokken kunnen werken.

Aanmelden HR-update

De logistiek en export hebben door de invloed van het coronavirus te maken met een dynamische arbeidsmarkt. Meld je aan voor de HR-update en krijg iedere maand de laatste trends en ontwikkelingen rondom arbeidsmarkt in je mailbox.

Marinke
Contact

Vragen over de arbeidsmarkt?

Marinke en de andere juristen helpen je graag verder