Zo houd je als teamleider het hoofd koel in extreme piekperiodes

Het coronavirus heeft veel invloed op de logistiek

24-03-2020  Sommige sectoren (denk aan supermarkten en webshops) hebben vanwege het coronavirus te maken met extreme piekperiodes. Dit heeft een enorme impact op de logistieke operatie, met stevige uitdagingen voor leidinggevenden op de werkvloer als direct gevolg. Want hoe borg je als logistiek teamleider in tijden van topdrukte dat je medewerkers gezond, veilig en efficiënt (blijven) werken in het magazijn of distributiecentrum? We geven vijf tips om deze piekperiode zo goed en veilig mogelijk door te komen.

1 Stel veiligheid voorop

Logistiek is mensenwerk. In deze uitzonderlijke periode maakt je personeel overuren om aan alle leveringsverplichtingen te voldoen. Als zich onbekende en risicovolle situaties voordoen vanwege benodigde capaciteiten of de inzet van nieuwe medewerkers, is het belangrijk om extra focus op veiligheid aan te brengen. Ordelijkheid en structuur dragen hieraan bij. Zorg ervoor dat je de eventuele stress die je zelf ervaart niet overbrengt op je medewerkers en tref extra maatregelen.

Een juiste werkinstructie, indien nodig in meerdere talen, en het correct inwerken van nieuwe (tijdelijke) krachten is essentieel. Vaak blijft dit in drukke periodes achterwege, maar dan ben je achteraf al snel meer tijd of kosten kwijt aan het oplossen van de gerezen problemen. Terwijl het doel juist was: het verhogen van je output.

2 Bepaal je maximale capaciteit

Doordat er momenteel enorme vraag is naar voedingsmiddelen, sportartikelen voor thuis of schoonmaakproducten, is die vraag hoger dan veel retailers of webshops gewend zijn. Ga goed na wat de maximale capaciteit is voor je personeel, magazijn en vervoerders, en stel daarbij kwaliteit boven kwantiteit. Focus niet volledig op de uitgaande stroom, want dan wordt de ingaande stroom verwaarloosd, waardoor het volledige gestructureerde proces onderuit kan gaan: de orderbetrouwbaarheid daalt, het gaat klachten regenen bij customer service en de retourenafhandeling mag ook overuren gaan draaien. Het probleem wordt dan verschoven naar andere afdelingen. Een goede planning maken en structuur aanbrengen zijn dus essentieel om dit te voorkomen.

3 Werk slimmer, niet (alleen) harder

Hard(er) werken lijkt momenteel onmogelijk. Door slimmer te werken en stoorzenders te elimineren kun je de lasten van het team verlichten. Besteed voldoende aandacht aan je   ploegstart (wel voldoende onderlinge afstand houden!). Het is misschien aantrekkelijk om dit over te slaan en direct aan het werk te gaan, maar juist in drukke tijden is een goede aftrap van essentieel belang: je creëert gezamenlijk overzicht en kunt de juiste instructies geven en openingen tot communicatie bieden. Verder kan het in deze tijd verstandig zijn bij de wisseling van de ploegen enige tijd speling in te bouwen, zodat de vertrekkende en de komende ploeg elkaar niet fysiek tegenkomen. Het is een bekend fenomeen dat men als het druk is iedereen individueel orders gaat geven. Maar een gestructureerd werkend collectief houdt het bedrijf veel beter draaiende. En luister goed naar de wensen van je medewerkers; wellicht zie jij iets over het hoofd, zoals te lange shifts of onhandige roosters.

4 Zorg voor duidelijkheid

In hectische periodes is communicatie essentieel. Zorg ervoor dat alle partijen, dus niet alleen je personeel maar ook de leveranciers en klanten, op de hoogte zijn van de door jou gekozen strategie en maximale capaciteiten. Wees hierbij realistisch, zodat je aan de verwachtingen kunt voldoen. Zo blijft de situatie onder controle. Een gedegen draaiboek, waarin ook onvoorziene situaties zijn opgenomen, kan hierbij van pas komen. Belangrijk is ook dat er een duidelijke structuur ontstaat en behouden blijft. Wijk niet continu af van plannen en laat alledaagse dingen, zoals administratie of het opruimen van afval, niet versloffen. Zorg dat je vaste ploeg alle taken in het magazijn beheerst, zodat bij drukte nieuwe medewerkers op eenduidige wijze snel ingewerkt kunnen worden. Dit voorkomt overbelasting van enkele medewerkers. De gevestigde orde bepaalt dan de sfeer en de gestructureerde werkwijze. Een goede communicatie en samenwerking tussen alle partijen is de basis voor een duurzame relatie.

5 Beloon je medewerkers

Logistiek werkt hard en in deze drukke periode laat je je snel meeslepen in de waan van de dag. Neem voldoende tijd voor ontspanning tijdens de drukte: met een gekkigheid en wat afleiding is er even wat ontspanning, wat daarna de inzet en de concentratie van je medewerkers verbetert. Vergeet niet om deze toppers te belonen voor hun harde werk, prestaties en teamwork. Geef complimentjes voor grote prestaties, maar zeker ook voor kleine prestaties. Koop wat lekkers voor je medewerkers, geef ze extra pauze of bedank ze voor hun inzet. Een goede en positieve werksfeer geeft iedereen extra motivatie.

Gratis whitepapers

Als logistiek teamleider in het magazijn heb je het momenteel niet altijd even makkelijk en moet je snel schakelen. Laat je niet gek maken maar behoud het overzicht! Zorg ook voor aandacht voor jezelf, rustpauzes zijn er ook voor de leidinggevende. Blijf positief en zie deze piekperiode als een kans voor groei. Houd het hoofd koel en sta klaar voor je team bij vragen of feedback. Kom je ergens niet uit of heb je advies nodig? Neem dan contact op met onze bedrijfsadviseurs via bedrijfsadvies@evofenedex.nl of download een van onze whitepapers over logistieke optimalisatie.