Zo kies je de beste douanesoftware voor jouw bedrijf

Wat het beste pakket is, hangt sterk van de individuele wensen af.

16-05-2019  Alles gaat tegenwoordig digitaal, dus ook het contact met de douane. Er zijn verschillende softwareoplossingen om uit te kiezen als internationale handelsonderneming, logistiek dienstverlener of transporteur. Maar welk pakket het beste past, is maatwerk.

Om een goede keuze te maken is het sowieso belangrijk om naar de grootte van het bedrijf te kijken en de hoeveelheid en type douaneformaliteiten. Hierdoor weet je als ondernemer welke processen je eventueel wilt uitbesteden, digitaliseren of juist op de oude vertrouwde manier wilt blijven doen. Het is natuurlijk belangrijk dat een investering in software zich terugverdient.

Die kosten zijn een belangrijk aspect bij het maken van de juiste keuze. De investering kan variëren van eenmalig enkele honderden euro’s in een applicatie tot méér dan 150.000 euro aan doorlopende kosten. Allesbepalend zijn de wensen: welke modules moet de software bevatten en moet alles volledig digitaal ondervangen worden of juist niet? De keuze tussen handmatig of volledig geautomatiseerd is vooral afhankelijk van het aantal aangiften per jaar. Bij duizend aangiften per jaar ligt de keuze voor een volledig geautomatiseerd proces eerder voor de hand. Terwijl een paar honderd aangiften waarschijnlijk gedeeltelijk geautomatiseerd worden.

Douanesoftware in de praktijk

Alle betrouwbare douanesoftware in Nederland is gebouwd volgens de normen van het MIG (Message Implementation Guide). Dit betekent niet dat alle applicaties direct met elkaar te vergelijken zijn. Hier zitten wezenlijke verschillen tussen. Bij het samenstellen van het ideale softwarepakket is het slim om op de volgende aspecten te letten:

  • Het kennis- en ervaringsniveau met douaneformaliteiten binnen het bedrijf;
  • Het aantal aangiften per jaar;
  • Of er al een warehouse en transport management systeem aanwezig zijn?
  • Of deze gekoppeld moet worden aan het douanesoftwarepakket?
  • Of totale integratie van alle softwaretools binnen de organisatie gewenst is?

Alle softwareaanbieders ondersteunen sowieso AGS, het systeem om met de douane te communiceren voor im- en exportaangiften. Verder bieden softwareaanbieders losse modules aan, zoals de NCTS, waarmee met een transitdocument onder douanetoezicht goederen van A naar B zijn te verplaatsen. Dit geldt ook voor EMCS, voor het regelen van de accijnsaangiften.

Er zijn softwareleveranciers die een servicedesk voor vragen over de douaneformaliteiten hebben. Ideaal als een ondernemer zelf geen douanedeclaranten in dienst heeft, maar toch af en toe wil sparren met een deskundige.

Losse modules om uit te kiezen

De meeste ondernemingen hebben de hierboven genoemde modules nodig. Afhankelijk van de bedrijfsdoeleinden zijn daar nog opties aan toe te voegen:

  • Entrepot
    Een douane-entrepot is een verzegelde opslagplaats binnen het warehouse waar goederen onder douanetoezicht worden opgeslagen. Dit zijn goederen waar geen invoerrechten over betaald zijn. Meestal staat hiervan de eindbestemming nog niet vast. Het juist borgen en stellen van deze goederen kan met transitieaangiften. Deze moeten vast worden gelegd in de entrepotadministratie. Hiervoor is de NCTS-module nodig.
  • Single Window: 
    Dit maakt het mogelijk om digitaal provianderingen op te stellen. Dit geldt voor alle goederen die op een schip geconsumeerd worden. Via een zogenoemd ‘proviandbericht’ moeten deze goederen worden aangeven bij de douane.
  • Inttra
    Dit digitale platform maakt de communicatie tussen de exporteur en de rederijen mogelijk. Inttra maakt het boeken van containers en het verzenden van verschepingsinstructies een stuk gemakkelijker en sneller.
  • GPA
    Hiermee is maandelijks geautomatiseerd de douaneaangiften in te dienen. Maar let op: eind 2019 verandert er rond de GPA het nodige. 
  • Up- of downloadinterface
    Een module waarmee het volledige aangifteproces wordt geautomatiseert. Alle douaneformaliteiten worden automatisch 24/7 verzonden zonder tussenkomst van personen. Een variant hierop is dat de applicatie automatisch de gegevens voor de aangifte genereert. De ondernemer controleert daarna alleen nog de inhoud van de aangifte.
  • Portbase en e-balie
    Wie zijn container hiermee aanmeldt, wisselt eenvoudig logistieke informatie uit met Nederlandse en Belgische havens. Na de brexit zal een vooraanmelding via Portbase verplicht zijn richting het Verenigd Koninkrijk. Zonder een vooraanmelding komen de goederen niet aan boord.
  • NVWA
    Bedrijven die regelmatig veterinaire of fytosanitaire certificaten gebruiken, hebben voor een snelle en effectieve afwikkeling baat bij een gedigitaliseerd proces. Door dit tijdrovende proces intern te digitaliseren komt de informatie sneller bij de juiste partijen terecht. Hierdoor worden goederen sneller gekeurd.
  • De e-CMR:
    Een module om een zending realtime te volgen. Het verbindt digitaal de systemen van de afzender, vervoerder(s) en ontvangers. Dit vervangt niet alleen de papieren vrachtbrief, maar biedt ook toegang tot interessante data waarmee de logistieke processen beter te waarborgen en verder te optimaliseren zijn.
  • Kamer van Koophandel:
    Naast alle douaneformaliteiten komt het aanvragen van certificaten en het legaliseren van documenten vaak voor bij het exporteren van goederen. Dit kon vroeger enkel per post, en duurde tussen de drie en vijf werkdagen. Nu zijn er applicaties waarmee dit dertig minuten tot maximaal vier uur duurt.

De juiste keuze maken

Rondom de juiste douanesoftware zijn de mogelijkheden zeer uitgebreid. De inrichting van de douanesoftware bekijken is zeker de moeite waard. De ervaring leert dat er vaak het nodige valt te optimaliseren. Laat je hierover goed informeren en kijk wat écht van toegevoegde waarde is.

Dit artikel is geschreven door Ridvan Taci ter publicatie voor globe magazine.


Douaneprocessen optimaliseren

Goederen die stilstaan bij de douane; de schrik van iedere exporteur. Formulieren niet op orde, niet de juiste incoterms gebruikt, geen rekening gehouden met sancties die gelden tegen het land waar je wilt invoeren….  De kans is groot dat ook in jouw douaneprocedures winst te behalen valt. Laat onze experts meekijken en adviseren hoe ook in jouw organisatie zaken kunnen worden geoptimaliseerd. 

Onze ledenadviseur Alice
Contact

Vragen over internationaal ondernemen?

Alice en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder