Debiteurenbeleid

Een onderneming met grote bedragen aan debiteuren op de actiefzijde van de balans wil deze bedragen op korte termijn graag omgezet zien in de post ‘Liquide middelen’.

Liquide middelen kunnen rente opbrengen en kunnen elders in de onderneming opnieuw worden ingezet. Het incasseren van vorderingen op debiteuren echter kost moeite, terwijl bovendien het risico gelopen wordt dat het bedrag nooit, te laat of slechts gedeeltelijk ontvangen zal worden. Veel Nederlandse bedrijven zijn in de jaren tachtig van de vorige eeuw overgegaan tot het professionaliseren van het risicobeheer over de debiteurenportefeuille. Behalve het formuleren van een specifiek debiteuren-beleid wordt een al dan niet fysiek aanwezige organisatie opgetuigd rondom deelsystemen met de daarbij behorende richtlijnen, procedures en verantwoordelijkheden.

De exporteur kan zich tegen bepaalde financiële risico's indekken bij een kredietverzekeraar, die op haar beurt ook vaak een onderzoek instelt naar de kredietwaardigheid van de buitenlandse afnemer. Wanneer de kredietverzekeraar (een omvangrijk) krediet verleent aan de exporteur zal zij eerst informatie willen hebben over:

  • de historie van het buitenlandse bedrijf;
  • het management van het buitenlandse bedrijf;
  • de spreiding van aandelenbezit;
  • de afhankelijkheid van het aantal afnemers;
  • de rentabiliteit van het bedrijf en de verhouding tussen het vreemde en eigen vermogen;
  • de jaarrekeningen;
  • het betaalgedrag van het bedrijf.
  • de aanwezigheid van investeringsplannen;
  • andere importen, bedrijfsvergunningen enz;
  • debiteurensaldi; 
  • kan krediet uit de te verwachten cash flow worden afgelost;
  • fiscale positie;
  • de te verwachte bijdrage van de aan te schaffen machines, e.d. in het resultaat;
  • langlopende in- en verkoopcontracten.

Een buitenlandse afnemer zal niet altijd openstaan voor de verstrekking van informatie over bovenstaande gegevens. In een aantal landen is het niet de gewoonte om de schuld uit hoofde van belastingen met de winst in de balans te verwerken; betaling van deze belastingen wordt dan direct in mindering gebracht op het eigen vermogen. In bepaalde landen is het bijvoorbeeld ook niet toegestaan af te schrijven op debiteuren die niet betaald hebben. Dit alles kan ten gevolge hebben dat het buitenlandse bedrijf of de importeur een te grote liquiditeit en solvabiliteit wordt toegedacht. Om een goed oordeel te vormen over de buitenlandse relatie van de exporteur zal de kredietverzekeraar niet alleen een onderzoek doen, maar zich terdege door externen laten voorlichten.

De kredietverzekeraar gaat dus niet bepaald over een nacht ijs in haar verstrekking van kredieten of het verlenen van een exportkredietverzekering. Maar de exporteur zal ook zelf niet een relatie met een buitenlandse afnemer blindelings aangaan. Want juist door de afstand heeft hij een mindere controle op het gedrag van de importeur. Kan de exporteur gemakkelijk beoordelen of hij met een twijfelachtige buitenlandse relatie te doen heeft, of dat deze haar betalingen altijd nagekomen is? Vandaar dat een debiteurencontrole en -administratie voor elke onderneming een noodzaak is voor een goede bedrijfsvoering. Een exporteur kan van tevoren op de hoogte zijn van de liquiditeit van de importeur. Zaak is dan ook nog om een administratie over deze importeurs of buitenlandse relaties op te zetten. Kortom, een debiteurenadministratie.

Niet alleen exportkredietverzekeraars kunnen de exporteur gegevens verschaffen over de mate van kredietwaardigheid van de buitenlandse afnemers. Ook gespecialiseerde particuliere instanties houden zich bezig met onderzoek naar kredietwaardigheid van buitenlandse kopers. Belangrijke organisaties in dit verband zijn o.a. Dun & Bradstreet en Graydon, Intrum Jusititia. Deze organisaties verschaffen op aanvraag (en tegen betaling) uitvoerige informatie over de aard van de buitenlandse afnemer en zijn kredietwaardigheid.

In 34% van de gevallen blijkt geen enkel onderzoek te zijn ingesteld naar de kredietwaardigheid van de debiteur. Hoewel men nimmer 100% zekerheid kan verkrijgen over de kredietwaardigheid van een relatie, is het verstandig alle mogelijkheden die er zijn, aan te wenden.

Bij een nieuwe relatie verdient het aanbeveling als volgt te werk te gaan:

  1. Probeer externe informatie in te winnen: vraag informatie aan degene die de order boekt (agent, vertegenwoordiger). Stel aan de hand van deze gegevens een kredietlimiet vast en tracht een korte betalingstermijn te bedingen. Schakel eventueel een kredietbureau in. 
  2. Bij bestaande relaties kunnen orders onder dezelfde voorwaarden als voorheen worden uitgevoerd, tenzij van de administratie bericht is ontvangen dat:
  • de klant slecht betaalt;
  • de kredietlimiet is overschreden;
  • de politieke of economische situatie in het land sterk is gewijzigd.

Wanneer deze gevallen zich voordoen, beslist de directie, na overleg met de financiële leiding.