Algemene voorwaarden voor exporteurs

De volgende onderwerpen moeten veelal in algemene voorwaarden worden geregeld:

• algemeen; geldigheid van de algemene voorwaarden voor alle transacties;
• aanbieding en aanvaarding;
• kwaliteiten/kwantiteiten; producten die voldoen aan bepaalde minimumnormen of hoeveelheden;
• leveringstermijnen;
• leveringscondities; het verdient aanbeveling hierbij gebruik te maken van een van de ICC Incoterms® 2020, zoals opgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC) te Parijs;
• verpakking;
• eigendomsvoorbehoud;
• intellectuele eigendomsrechten;
• acceptatie en reclames;
• garantie en aansprakelijkheid;
• betalingsvoorwaarden; betalingstermijn; boetebeding.
• niet-toerekenbare tekortkoming; de als zodanig gekwalificeerde situaties;
• toepasselijk recht;
• geschillenbeding;
• instantie waar de algemene voorwaarden zijn gedeponeerd.

Voordelen van de algemene voorwaarden:

• er hoeft niet meer bij elke verkoopovereenkomst over alle leveringsvoorwaarden en prijzen onderhandeld te worden;
• de potentiële koper weet direct tegen welke voorwaarden hij het product geleverd kan krijgen;
• een bedrijf kan na langdurig beraad die algemene voorwaarden opstellen, die het best tegemoet komen aan de specifieke bedrijfssituatie.

In verschillende landen bestaan rechtsregels op het gebied van de algemene voorwaarden. In Nederland is dit sinds 1 januari 1992 het geval. In deze regels worden onder meer bepaald: het moment van bekendmaking van de algemene voorwaarden en de taal waarin ze moeten worden opgesteld. In Nederland en Duitsland moeten algemene voorwaarden in principe voor en uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij bekend zijn gemaakt. Vaak worden de algemene voorwaarden op de achterzijde van het briefpapier afgedrukt. Er moet dan wel op de voorzijde uitdrukkelijk naar de algemene voorwaarden worden verwezen. Mocht het niet mogelijk zijn de wederpartij voor of tijdens de overeenkomst in te lichten, dan kunnen de algemene voorwaarden ingezien worden bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank. Ze kunnen op verzoek kosteloos toegezonden worden.

Vermelding van de algemene voorwaarden op de factuur is in principe altijd te laat, omdat de overeenkomst dan immers al gesloten is. De wederpartij had dus al eerder op de hoogte moeten zijn gebracht. Wanneer de partijen echter al geruime tijd zaken met elkaar doen, en de wederpartij dus op de hoogte is van de algemene voorwaarden, zijn de algemene voorwaarden mogelijk wel van toepassing.

Elektronisch gesloten overeenkomst

Bij elektronisch gesloten overeenkomsten is het verstandig de algemene voorwaarden elektronisch bij te sluiten hetzij in of als bijlage bij een aanbiedings-e-mail. Het verwijzen naar algemene voorwaarden die vermeld staan op een website is ontoereikend. Bij overeenkomsten die via een webshop worden aangegaan dient vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, de algemene voorwaarden ter beschikking te worden gesteld op een manier die de wederpartij in staat stelt deze op te slaan en later opnieuw te raadplegen. Een hyperlink is hiervoor voldoende, mits deze op het genoemde moment wordt getoond en direct leidt naar de algemene voorwaarden.

Als een in Nederland gevestigde onderneming zaken doet met een onderneming in het buitenland, moeten de algemene voorwaarden toegestuurd worden in een taal die begrijpelijk is voor de wederpartij.

'Battle of the forms'

In de praktijk komt het veelvuldig voor dat A offreert onder van toepassingverklaring van zijn algemene verkoopvoorwaarden en dat B een order plaatst waarbij hij zijn eigen inkoopvoorwaarden in de strijd werpt. Hoe dit nu te bezien?

Indien men deze situatie legt naast de vereisten voor de totstandkoming van een overeenkomst, constateert men dat het aanbod en de aanvaarding elkaar niet dekken. Aan de vereisten voor een verkoopovereenkomst nl. dat men het eens is over onderwerp en prijs, wordt weliswaar voldaan want een partij goederen wordt tegen een bepaalde prijs verkocht, maar de nevenbepalingen kunnen sterk van hetgeen de wederpartij bereid is te aanvaarden, afwijken. Indien de koper bij zijn acceptatie van het aanbod verwijst naar zijn eigen voorwaarden, dan zijn onder Nederlands recht toch de voorwaarden van de verkoper van toepassing, tenzij de koper de voorwaarden van de verkoper uitdrukkelijk heeft afgewezen. In sommige landen gelden in dat geval de algemene voorwaarden van de koper, indien deze ten opzichte van de voorwaarden van de verkoper slechts afwijkingen van gering belang bevatten. Bevatten de voorwaarden van de koper echter afwijkingen op wezenlijke punten, dan is er sprake van een tegenaanbod. Van belang blijft dan nog wel dat de koper de voorwaarden van de verkoper tevens uitdrukkelijk afwijst.