Vakantie

Bij vakantiedagen moet je onderscheid maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen

Iedere werknemer heeft recht op vakantie als hij werkt. Hij bouwt aan de ene kant vakantiedagen op en je moet hem aan de andere kant in de gelegenheid stellen deze dagen ook daadwerkelijk op te nemen. Tijdens vakantie behoudt werknemer zijn recht op loon.

Wij krijgen regelmatig vragen over vakantiedagen, zoals: Hoeveel vakantiedagen bouwt werknemer op? Doet hij dat ook tijdens ziekte? Hoeveel loon moet ik betalen tijdens de periode dat werknemer op vakantie is? Ook krijgen wij vaak de vraag of vakantiedagen tijdens het dienstverband uitbetaald mogen worden en wanneer openstaande vakantiedagen die niet zijn opgenomen, vervallen. Hieronder zullen wij deze vragen beantwoorden en de wet- en regelgeving over vakantie toelichten.

Opbouw vakantiedagen

In de wet staat het minimum aantal vakantiedagen waar een werknemer recht op heeft. Het wettelijk minimum is gelijk aan vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week. Werkt werknemer vijf dagen in de week, dan heeft hij dus aanspraak op twintig dagen per jaar. Werkt werknemer vier dagen in de week, dan zijn het er zestien. Dit zijn de wettelijke vakantiedagen. Je mag niet minder vakantiedagen aanbieden dan dit minimum.

Je mag werknemer wel meer vakantiedagen aanbieden dan het minimum. Ook kan werknemer op grond van een cao aanspraak maken op extra dagen. Deze dagen heten de bovenwettelijke vakantiedagen. Voor bovenwettelijke vakantiedagen gelden andere regels dan voor wettelijke dagen. Daarom is het belangrijk dit onderscheid goed te maken en bij te houden in de administratie. Heeft werknemer in totaal recht op 28 vakantiedagen per jaar op voltijds basis, dan bouwt hij dus per jaar 20 wettelijke en 8 bovenwettelijke dagen op. Let op: als werknemer gedurende een jaar uit dienst treedt, dan bouwt hij naar evenredigheid (pro rata) vakantiedagen op. Gaat hij bijvoorbeeld op 1 juli uit dienst, dat heeft werknemer in het bovenstaande voorbeeld recht op 10 wettelijke en 4 bovenwettelijke vakantiedagen. In totaal dus 14 dagen.

In principe bouwt werknemer alleen vakantiedagen op, als hij recht heeft op loon. Als werknemer onbetaald verlof heeft, dan bouwt hij dus geen vakantiedagen op. Op deze hoofdregel zijn een aantal uitzonderingen gemaakt. Zo bouwt werknemer bijvoorbeeld ook vakantiedagen op tijdens zwangerschaps- en bevallingsverlof. Ook tijdens ziekte bouwt werknemer over de volledige periode wettelijke vakantiedagen op. Het maakt daarbij dus niet uit of werknemer geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt is (zie hieronder bij vakantie en ziekte).

Als werkgever mag je bij de wettelijke vakantiedagen niet afwijken van de wet. Voor de bovenwettelijke vakantie dagen kunnen afwijkende afspraken zijn gemaakt voor de opbouw van de vakantiedagen. Het is daarom altijd belangrijk om in de arbeidsovereenkomst of cao te kijken wat hierover staat opgenomen.

Vakantie en ziekte

Werknemer bouwt tijdens de periode dat hij geheel of gedeeltelijk ziek is gewoon vakantiedagen op. Voor de wettelijke vakantiedagen kan daar sinds 2012 niet van af worden geweken. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen kunnen wel afwijkende afspraken gemaakt worden in een cao of in de arbeidsovereenkomst. Je kan dus afspreken dat werknemer alleen over de laatste zes maanden van arbeidsongeschiktheid bovenwettelijke vakantiedagen opbouwt. Let op dat je deze afspraak niet kan maken voor de wettelijke vakantiedagen.

Als werknemer tijdens vakantie ziek wordt, dan gelden die dagen in principe niet als vakantiedagen. Werknemer moet dan wel kunnen aantonen dat hij ziek was door bijvoorbeeld het verstrekken van een doktersverklaring. Verder moet hij zich houden aan de regels die gelden ten aanzien van het ziekmelden.

Als werknemer langere tijd ziek is, dan moet hij in principe ook vakantie opnemen. Een zieke werknemer moet voldoen aan re-integratieverplichtingen, als hij daartoe door de bedrijfsarts in staat wordt geacht. Door vakantie op te nemen, krijgt werknemer de gelegenheid te herstellen van de verplichtingen die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst, in dit geval de re-integratieverplichtingen (recuperatiefunctie). Doet werknemer dat niet, dan kunnen ook de wettelijke vakantiedagen van de zieke werknemer vervallen, als hij deze niet tijdig opneemt (zie hieronder bij verval en verjaring van vakantiedagen). Alleen in uitzonderlijke gevallen kan het zo zijn dat de zieke werknemer niet in staat is daadwerkelijk vakantie op te nemen. Dit is bijvoorbeeld het geval als de bedrijfsarts oordeelt dat werknemer niet in staat is om te re-integreren.

Als werknemer al ziek is en dan op vakantie wil, zal je dat moeten afstemmen met de bedrijfsarts. De vakantie mag namelijk niet het herstel belemmeren. Het verdient de voorkeur werknemer te laten instemmen met het afboeken van vakantiedagen, zodat daar geen discussie over kan ontstaan. Werknemer heeft het recht zijn vakantie ook op een ander tijdstip op te nemen als hij niet meer ziek is. Je kan werknemer dus niet verplichten om vakantiedagen op te nemen.

Let op: een gedeeltelijk zieke werknemer moet voor zijn volledige arbeidsduur vakantie opnemen als hij op vakantie gaat en niet alleen voor de gewerkte uren. Je moet werknemer vervolgens zijn volledige salaris uitbetalen (100%), ook al heeft hij door ziekte recht op 70% van zijn loon. Zie voor meer informatie over het loon tijdens vakantie het kopje hieronder.

Aanvraag vakantie

Je moet werknemer in de gelegenheid stellen de opgebouwde vakantiedagen daadwerkelijk op te nemen om bij te komen van het werk. Dat is de zogenaamde recuperatiefunctie van vakantie. Het is de verantwoordelijkheid van werknemer om vakantie op te nemen. Je kan werknemer niet verplichten vakantiedagen op te nemen, ook niet tijdens vrijstelling van werk of een schorsing.

De normale gang van zaken is dat werknemer zijn wens voor vakantie aan je doorgeeft. Je stelt de vakantie vervolgens vast conform de wensen van werknemer, tenzij er gewichtige redenen zijn om niet akkoord te gaan. In dat geval moet je kunnen aantonen dat het opnemen van vakantiedagen door werknemer leidt tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Dat kan het geval zijn als meerdere werknemers tegelijkertijd vakantie willen opnemen tijdens een seizoen piek of dat een grote order is binnengekomen en vervanging door werknemer niet mogelijk is. Let op: Je moet binnen twee weken schriftelijk reageren op het verzoek van werknemer, anders is de vakantie volgens de wensen van werknemer vastgesteld.

Loon tijdens vakantie

Als werknemer op vakantie gaat, dan heeft hij recht op doorbetaling van het loon. Wat valt onder het loon? Dit moet ruim worden uitgelegd. Hier valt dus niet alleen maar het vaste loon onder, maar ook vaste looncomponenten zoals vakantietoeslag, vaste 13e maand, onregelmatigheidstoeslag (waaronder avond-, nacht- en weekendtoeslag), ploegentoeslag, overwerkvergoeding (tenzij incidenteel) en een structurele bonus. Dat is de reden dat bijvoorbeeld de cao Beroepsgoederenvervoer per 1 januari 2019 is aangepast en dat nu ook alle vaste componenten in de berekening meegenomen moeten worden (artikel 67a lid 8 aan cao bgv). Let daar dus goed op bij de uitbetaling van het loon aan werknemer tijdens vakantie.

Verval en verjaring van vakantiedagen

Wettelijke vakantiedagen vervallen op grond van de wet zes maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin deze vakantiedagen zijn opgebouwd. VOORBEELD: Wettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in 2018 en niet zijn opgenomen, vervallen dus per 30 juni 2019. Werknemer kan deze dagen dus tot en met die dag opnemen. Vanaf 1 juli 2019 zijn deze dagen vervallen. Let op dat je op grond van Europese rechtspraak werknemers tijdig en precies moet informeren dat de wettelijke vakantiedagen vervallen als deze niet worden opgenomen. Voldoe je niet aan deze informatieplicht, dan vervallen de vakantiedagen niet. Als werkgever doe je er dus verstandig aan één keer per jaar een individueel bericht te sturen hoeveel (wettelijke) vakantiedagen werknemer nog open heeft staan en wanneer deze vervallen. Zo kun je bewijzen dat je aan je zorgplicht/informatieplicht hebt voldaan.

De vervaltermijn geldt niet als werknemer redelijkerwijs niet in de gelegenheid is gesteld vakantiedagen op te nemen. Dit kan het geval zijn als werknemer ziek is en ook niet in staat is tot re-integratieverplichtingen. Voor de situatie dat werknemer niet in staat is geweest de wettelijke vakantiedagen op te nemen, geldt de verjaringstermijn van vijf jaar na de laatste dag van het jaar waarin de aanspraak is ontstaan (zie hieronder).

Let op dat voor bovenwettelijke vakantiedagen geen vervaltermijn geldt. Hiervoor geldt ook een verjaringstermijn van vijf jaar. VOORBEELD Bovenwettelijke dagen die werknemer heeft opgebouwd in 2018, verjaren dus 31 december 2023. Tot die dag kan werknemer de bovenwettelijke vakantiedagen opnemen. Vanaf 1 januari 2024 zijn deze dagen verjaard.

Als werknemer in een kalenderjaar niet alle in dat jaar opgebouwde vakantiedagen opneemt, dan neemt hij de resterende vakantiedagen mee naar het volgende jaar totdat deze vervallen/verjaren. Let op dat je bij opname van vakantiedagen de dagen die als eerste komen te vervallen/verjaren als eerste moet afboeken.

Uitbetaling vakantiedagen

Voor de uitbetaling van vakantiedagen tijdens het dienstverband moet je goed kijken naar het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Voor wettelijke vakantiedagen geldt dat deze niet tijdens het dienstverband mogen worden uitbetaald, dus alleen maar bij het einde van het dienstverband.

Bovenwettelijke vakantiedagen mogen wel worden uitbetaald tijdens het dienstverband, als dit schriftelijk is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of in de cao. Als dat niet het geval is, mogen ook de bovenwettelijke vakantiedagen niet tijdens dienstverband worden uitgekeerd en alleen bij uitdiensttreding.

Als werknemer bij uitdiensttreding een positief vakantiesaldo heeft moet je dat uitbetalen aan werknemer. Dit geldt ook bij ontslag op staande voet. In het kader van onderhandeling over een beëindiging met wederzijds goedvinden, kan je afspreken dat deze dagen niet worden uitbetaald omdat werknemer bijvoorbeeld wordt vrijgesteld van werk. De afspraken hierover kan je vastleggen in een vaststellingsovereenkomst (zie beëindiging met wederzijds goedvinden).

Let op dat Adv-/atv-dagen niet gezien worden als vakantiedagen en dat deze bij einde dienstverband niet uitgekeerd hoeven te worden als er nog een positief saldo is. Dat kan anders zijn, als expliciet in de regeling staat opgenomen dat deze wel worden uitgekeerd bij uitdiensttreding.

Laatst bijgewerkt op: 26-2-2019

Onze bedrijfsjurist Peter
Contact

Advies nodig of vragen?

Peter en de andere bedrijfsjuristen helpen je graag verder