De wet schrijft voor dat het beperkte privégebruik van de auto wordt aangetoond met een rittenregistratie, maar staat in principe ook ander bewijs toe.

De belastingplichtige moet aantonen dat hij de personen- of bestelauto minder dan 500 km per jaar privé gebruikt. Dat is dus geen verplichting van de werkgever. De werkgever kan de werknemer wel helpen. Door mee te werken aan de vereenvoudigde rittenregistratie of door gebruik te maken van de speciale regelingen voor bestelauto's.

De wet schrijft voor dat het beperkte privégebruik van de auto wordt aangetoond met een rittenregistratie, maar staat in principe ook ander bewijs toe.

Rittenregistratie

De belastingplichtige die de personen- of bestelauto minder dan 500 km per jaar privé gebruikt moet dit kunnen bewijzen. Dat is dus geen verplichting van de werkgever.

De registratie moet de belastingplichtige kunnen onderbouwen met bijvoorbeeld agenda's en reparatienota's. Ook een elektronische registratie is toegestaan. De rittenregistratie moet voldoen aan wettelijke eisen. Dezelfde eisen gelden bij een elektronische registratie. Het model van een registratieformulier kun je via de bijlagen downloaden. Dit model voldoet aan de wettelijke eisen.

Vereenvoudigde rittenregistratie bestelauto

Vanaf 2009 hoef je voor bestelauto's niet iedere zakelijke rit meer te verantwoorden. Alleen de beginkilometerstand en de stand aan het einde van de werkdag worden genoteerd. Verder wordt het begin en einde van de werktijd vermeld. Privégebruik tijdens de werkuren is verboden. Van privéritten na werktijd moeten vertrek- en aankomsttijd worden geregistreerd en de begin- en eindkilometerstand.

Werkgever en werknemer moeten afspreken, en schriftelijk vastleggen, dat de vereenvoudigde registratie wordt gebruikt. De afspraak behelst onder andere een verbod op privégebruik tijdens werktijden en de bereidheid van de werkgever om de gegevens, die niet meer in de rittenregistratie worden vastgelegd, ter beschikking te stellen.

De vereenvoudigde rittenregistratie kan ook worden toegepast door de zelfstandige ondernemer. De Belastingdienst heeft een modelafspraak ontwikkeld. Deze afspraak kun je downloaden op de pagina Modelcontracten bijtelling).

Verbod op privégebruik bestelauto

Een rittenregistratie is niet nodig voor bestelauto's die aan werknemers ter beschikking zijn gesteld en die niet privé mogen worden gebruikt of na werktijd op het bedrijf moeten worden gestald. Deze regelingen gelden uitsluitend voor bestelauto's die voldoen aan de fiscale inrichtingseisen. Let op: de 500-kilometervrijstelling geldt hier niet. Verbod op het privégebruik moet in een contract worden vastgelegd. Bij stalling op het bedrijf is een contract niet voorgeschreven, maar wel aan te raden.

Wanneer de bestelauto mee naar huis wordt genomen (en dus ook wordt gebruikt voor woon-werkverkeer) moet het contract ook een sanctie bevatten voor het geval dat de bestelauto toch privé wordt gebruikt. Ook moet de werkgever erop toezien dat de bestelauto daadwerkelijk niet voor privéritten wordt gebruikt.

Meer hierover lees je op de pagina ‘Waarop letten als werkgever’. Een zelfstandige ondernemer kan geen gebruik maken van deze regeling voor bestelauto's.

Ander bewijs

De belastingplichtige mag het bewijs ook op een andere manier leveren, maar de onderbouwde rittenregistratie biedt tot nu toe de meeste zekerheid. In een intussen ingetrokken besluit geeft de staatssecretaris aan welke bewijsmiddelen in het verleden zijn geaccepteerd. Hij noemt onder andere:

  • het verbod van een politierechercheur de auto niet privé te gebruiken op straffe van disciplinaire maatregelen; privégebruik van de auto is niet verzekerd; de rechercheur bezit zelf ook een auto
  • het bezit van een eigen auto in combinatie met een auto van de zaak waarvan de bekleding van de stoelen met vet zijn besmeurd
  • het bezit van een eigen auto en het niet verzekerd zijn van de auto van de zaak buiten de dienstreizen

De werkgever kan altijd contact opnemen met de inspecteur om afspraken te maken over de manier waarop het bewijs geleverd kan worden. Je moet er wel rekening mee houden dat de inspecteur niet mag afwijken van de wet.

Onze bedrijfsjurist Peter
Contact

Advies nodig of vragen?

Peter en de andere bedrijfsjuristen helpen je graag verder