Waarop letten als werkgever

Sinds 2006 moet je als werkgever de loonbelasting over de bijtelling inhouden op het loon/salaris van personen die belast worden op grond van de Wet op de loonbelasting.

Dat hoef je niet als de personen- of bestelauto niet of niet meer dan 500 km per kalenderjaar privé wordt gebruikt. Dat gebruik moet je als werkgever controleren. Je moet de loonbelasting alsnog afdragen als blijkt dat met de auto meer dan 500 km privé is gereden. Daaraan kunnen voor jou als werkgever boetes en kosten verbonden zijn.
Je hoeft als werkgever geen belasting over de bijtelling in te houden:

  • als de bestuurder van de personen- of bestelauto een 'verklaring geen privé gebruik' overlegt
  • als de bestuurder van de bestelauto een ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ overlegt
  • als het verboden is om de bestelauto privé te gebruiken en dit schriftelijk is vastgelegd (verbod op privégebruik)
  • als de bestelauto na werktijd op het bedrijf is gestald
  • als u het privégebruik van de bestelauto hebt afgekocht bij wisselend gebruik
  • als een ander voertuig is gebruikt dan een personen- of bestelauto
  • als de bestelauto is ingericht als serviceauto
  • bij gebruik van enkele bijzondere voertuigen
  • bij privégebruik tijdens een wachtdienst
  • bij gebruik van voertuigen met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gr/km

De verplichting om de loonbelasting over de bijtelling in te houden geldt niet bij het privégebruik van een vrachtauto van het bedrijf.

Verklaring geen privégebruik

Je hoeft als werkgever geen belasting over bijtelling in te houden als de werknemer van de personen- of bestelauto niet meer dan 500 km per kalenderjaar privé gebruikt en een 'verklaring geen privégebruik' overlegt. De belastingdienst neemt dan de controle op het privégebruik en als werkgever ben je niet meer aansprakelijk voor de inning van de loonheffing.
Je moet de belasting wel innen indien je bekend is (of kan zijn) dat de verklaring in strijd met de werkelijkheid is afgegeven.

De werknemer kan het aanvraagformulier voor de verklaring downloaden van de website van de Belastingdienst. Na invulling zendt hij het formulier naar de dienst. De verklaring die hij daarop ontvangt moet hij aan de werkgever overhandigen. Deze bewaart de verklaring in de loonadministratie.

De werkgever moet de loonheffing op de bijtelling weer inhouden op het loon/salaris van de werknemer als blijkt dat de 'verklaring geen privégebruik' is ingetrokken door de belastingdienst.

Verbod op privégebruik (bestelauto)

U hoeft als werkgever geen loonheffing over de bijtelling op het loon/salaris in te houden als u met uw werknemer(s) afspreekt dat de bestelauto niet privé mag worden gebruikt. Deze afspraak moet schriftelijk worden vastgelegd en het contract moet worden bewaard in de loonadministratie. De werkgever moet een passende sanctie opleggen bij overtreding van het verbod. De sanctie kan zijn:

  • een boete,
  • het terugbetalen van de loonbelasting die bij de werkgever is nageheven
  • of zelfs ontslag

De werkgever moet afdoende controleren op kilometerstanden en de verbruikte brandstof. Ook van belang zijn tijdstippen van verkeersboetes, schademeldingen of tanken van brandstof.

Stalling buiten werktijd (bestelauto)

Je hoeft als werkgever geen loonheffing over de bijtelling op het loon/salaris in te houden als de bestelauto buiten werktijd niet gebruikt kan worden omdat deze op het bedrijf staat gestald. Je moet dit registreren en controleren, bijvoorbeeld door inname van de kentekenbewijzen en autosleutels. Je bent niet verplicht om dit in een contract vast te leggen, maar evofenedex beveelt het gebruik van een contract wel aan.

Afkoop privégebruik (bestelauto)

Er zijn bestelauto's die door de aard van de werkzaamheden doorlopend afwisselend gebruikt worden door twee of meer werknemers. Hierdoor is het moeilijk vast te stellen of en zo ja wie er privé mee heeft gereden. In principe moeten ook voor deze bestelauto's de gewone regels voor de bijtelling worden toegepast. Administratief is dat erg omslachtig.
In dat geval kan de werkgever er voor kiezen om de eindheffing toe te passen voor het privégebruik. De eindheffing is € 300 per kalenderjaar per werknemer per bestelauto. Bij een loontijdvak van een maand moet je in elke aangifte loonheffing € 25 per bestelauto per werknemer aangeven.


Deze afkoopmogelijkheid kan niet worden gebruikt als de werknemers de bestelauto langere perioden achter elkaar gebruiken, bijvoorbeeld gedurende het eerste week de eerste werknemer en het volgende week een andere werknemer.

Deze regeling geldt uitsluitend als de bestelauto voldoet aan de fiscale inrichtingseisen.

Andere voertuigen

De forfaitaire bijtelling is uitsluitend van toepassing op personen- en bestelauto's en geldt niet voor andere voertuigen zoals vrachtauto's of motoren. Als werkgever hoef je de loonheffing over de bijtelling voor deze voertuigen niet in te houden.

Wachtdienstregeling

Ritten die gemaakt worden tijdens een wachtdienst worden als zakelijk aangemerkt. Dat geldt ook voor privé ritten, onder de volgende voorwaarden:

  • de werknemer heeft geen invloed op de keuze van de aangeschafte auto
  • de werknemer beschikt zelf over een auto die voor privégebruik evenzeer of zelfs meer geschikt is dan de auto van de zaak
  • de werknemer moet tijdens de wachtdienst binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats blijven
  • de werknemer moet het aantal tijdens de wachtdienst gereden kilometers en het aantal en plaatsen van de werkzaamheden waarvoor hij is opgeroepen, bijhouden

 

    Onze bedrijfsjurist Peter
    Contact

    Advies nodig of vragen?

    Peter en de andere bedrijfsjuristen helpen je graag verder