Zonder interne samenwerking geen groei

Afdelingen die langs elkaar heen werken; een serieus probleem

Het klinkt als een klassieker, maar het komt nog dagelijks voor; een salesafdeling die gouden bergen belooft, terwijl de afdeling logistiek worstelt met onderbezetting en de afdeling productie net kampt met een grondstoftekort. Of marketing die een actie lanceert zonder afstemming met customer service. Het gevolg? Onrealistische klantverwachtingen, fouten, frustratie én extra kosten.

Interne samenwerking is geen luxe. Het is een kritische succesfactor. Want zonder afstemming en gedeelde doelen binnen een bedrijf, ontstaat er geen échte groei en/of weerbaarheid. Problemen blijven zich herhalen, mensen raken gefrustreerd en de organisatie verliest kostbare energie aan interne misverstanden in plaats van klantwaarde. Op 25 september organiseert evofenedex hierover een speciale bijeenkomst.

Een voorbeeld

Bij een eenmanszaak is het eenvoudig. Je ziet altijd zelf het gehele proces van inkoop tot en met verkoop, maar naarmate het bedrijf groeit, krijg je te maken met verschillende afdelingen en soms ook met verschillende filialen. Blijf dan nog maar eens goed op de hoogte van alles wat er in het bedrijf gebeurt. Met alle goede bedoelingen zetten medewerkers hun beste beentje voor, maar door gebrek aan inzicht kan het zijn dat een ogenschijnlijk goed idee, voor een andere afdeling een probleem wordt. Of, als het minder goed gaat en er meer winst gemaakt moet worden tegen minder kosten, is de kans groot dat de verschillende afdelingen hun eigen processen gaan optimaliseren, zonder daarbij goed te kijken naar het geheel. Hierdoor kan het totaalresultaat verslechteren. We illustreren dit verder:

• Inkoop krijgt de opdracht om kosten te verlagen en kiest daarom voor goedkopere producten of diensten. Vaak worden deze ingekocht in grotere batches of via langlopende contracten.
• Verkoop moet ondertussen meer deals sluiten en klanten overtuigen. Om aantrekkelijk te blijven, beloven ze kortere levertijden en langere garantieperiodes, wat de druk op de organisatie verhoogt.
• Logistiek komt hierdoor klem te zitten. Ze moeten vaker naleveren omdat bepaalde producten niet op voorraad zijn. Tegelijkertijd neemt het aantal orders toe. Inkoop koopt scherp in, verkoop belooft veel, maar uiteindelijk ontvangt de klant een bestelling van lagere kwaliteit of met vertraging. Het gevolg: ontevredenheid, klachten en extra werk voor klantenservice en logistiek.

Deze situatie laat zien hoe goedbedoelde afdelingsinitiatieven elkaar kunnen tegenwerken, als er geen integraal overzicht is. Elke afdeling optimaliseert voor zichzelf, maar het totaalplaatje lijdt eronder. Zo ontstaat er een organisatie in spagaat.

Methodes om samenwerking te bevorderen

Maar gelukkig zijn er voor bedrijven nuttige modellen, die interne samenwerking kunnen bevorderen. Zo bieden het model van Tracy en Wiersma en de piramide van Lancini, samen een krachtig kader om samenwerking binnen organisaties te versterken en medewerkers richting te geven. Tracy en Wiersma dwingen bedrijven een duidelijke keuze te maken ten aanzien van hun waardestrategie – klantpartnerschap, productleiderschap of operationele uitmuntendheid – waardoor alle afdelingen weten waar het bedrijf voor staat en hoe zij hieraan kunnen bijdragen. 

De piramide van Lancini voegt hieraan toe dat een succesvolle strategie begint bij gedeelde waarden en visie, die vervolgens worden doorvertaald naar gedrag, vaardigheden en naar concrete prestaties. Door deze modellen te combineren, ontstaat er een gemeenschappelijk begrippenkader: medewerkers begrijpen niet alleen wat het doel is, maar ook waarom het ertoe doet en hoe hun werk daaraan bijdraagt. Dat zorgt voor meer samenhang, focus en betrokkenheid, op alle niveaus.

Samenwerken begint met duidelijkheid

Tijdens de bijeenkomst op 25 september gaan we in gesprek over hoe je als mkb-bedrijf structureel kunt werken aan interne samenwerking. Hoe zorg je voor een eenduidige richting? En hoe zorg je ervoor dat verschillende afdelingen de consequenties van hun keuzes overzien? 

De MKB Business Tours zijn bedoeld voor directieleden, logistiek managers en andere professionals, die in hun organisatie een verbindende rol spelen. Juist in het mkb, waar lijnen kort zijn, maar silo’s verrassend hardnekkig kunnen zijn, is het versterken van samenwerking geen bijzaak. Het is een voorwaarde voor succes.