Magazijn optimaliseren zonder investeren #5 | Overprocessing

Overprocessing komt onder meer voor bij het onnodig opleveren van data. Ik licht een voorbeeld uit.

• Bij een groothandel in metalen onderdelen was het de taak van de expeditiechef om bij te houden hoeveel ton staal er per week de deur uitging. De expeditiechef bewaarde alle vrachtbrieven en telde in een door hem zelfgemaakt  Excel-overzicht de zendingen bij elkaar op. Dit overzicht stuurde hij wekelijks naar de controller. Toen de expeditiechef deze taak drie jaar gelegen had gekregen was er sprake van voorraadverschillen. Echter, drie jaar later bleek bij een navraag dat de controller de informatie die de expeditiechef aanleverden niet meer gebruikte. De controller kon dergelijke informatie nu namelijk uit het ERP-systeem krijgen als hij dat wilde met de nieuwe rapportage tools. Dit bespaarde de expeditiechef meerdere onnodige handelingen, namelijk het bewaren van de vrachtbonnen, het invoeren in Excel van deze gegevens en het verzenden van de mail. Bij elkaar ging het om circa 45 minuten per week.

Wanneer er sprake is van onnodige handelingen, krijg je al snel te maken met overprocessing. We leggen dit uit aan de hand van twee voorbeelden.

• Bij een groothandel in elektrisch gereedschappen kwamen de goederen in het verleden vaak in grote aantallen per dag binnen. Hierdoor was er onvoldoende tijd om alle goederen te controleren voordat zij werden verplaatst naar de opslagplaats. Zij besloten om alle binnenkomende pallets te voorzien van een willekeurig handgeschreven nummer en deze pallets in te ruimen in stellingen. Om te zorgen dat deze pallets terug te vinden waren werden de nummers en opslagplaats  bijgehouden in een aparte Excel lijst.. Het handmatig bijhouden van de ze Excellijst was nodig want het WMS kon namelijk niet omgaan met artikelen die nog niet zijn goedgekeurd door goederenontvangst.
  
  Inmiddels is de planning van binnenkomende goederen verbeterd, dit heeft geleid tot minder pieken van binnenkomende goederen en voldoende capaciteit om de goederen te controleren. Toch werd nog steeds hetzelfde proces gehanteerd door binnenkomende pallets eerst op te slaan en locatiebeheer hiervan in Excel bij te houden. Door toedoen van een extern adviseur werden ze gewezen op dit extra proces. Zij besloten om hiermee te stoppen. Dit verminderde het aantal inruim- en ophaalhandelingen inclusief de bijbehorende administratie.
  
  Uiteindelijk leverde dit een besparing op van 24 uur per week en zij wonnen hierdoor extra opslagruimte in het magazijn. Tot slot nam de doorlooptijd af doordat artikelen sneller beschikbaar kwamen voor verkoop.
• Bij een groothandel in machineonderdelen kwamen bepaalde onderdelen binnen per zakjes van tien stuks. Bij binnenkomst werden de onderdelen per stuk verpakt, want zo werden ze ook gepickt. Toen een orderverzamelaar ook taken ging doen op de ontvangstafdeling zag hij dat zijn collega’s druk bezig waren met het apart verpakken. Dat vond hij vreemd, want klanten bestelden deze artikelen altijd per tien. Het per stuk verpakken werd afgeschaft, iets dat minimaal vier uur per week opleverde.

Overprocessing kan voorkomen bij het houden van controles. Lees hieronder twee situaties waarin dat het geval was.

• Bij een assemblagebedrijf van machines kwamen goederen binnen die na levering eerst gecontroleerd moesten worden op de juiste specificaties en maatvoering. In het verleden waren er namelijk nogal eens problemen met de kwaliteit van bepaalde onderdelen van bepaalde leveranciers geweest. Aangezien toentertijd pas laat in het assemblageproces het gebrek in kwaliteit werd geconstateerd, kwam het voor dat na constatering van gebrekkige kwaliteit de gehele machine niet op tijd uitgeleverd kon worden. Dit had hoge claims van klanten tot gevolg.
  
  Daarom werd besloten om 100 procent van de onderdelen te controleren bij binnenkomst. De goederenontvangers zagen het 100 procent controleren van alle binnenkomende goederen dan ook als normaal. Enkele jaren later was de kwaliteit van de geleverde onderdelen verbeterd en was er nog nauwelijks sprake van kwaliteitsverschillen, echter werd de werkwijze van de goederenontvangers niet aangepast. Een nieuwe medewerker verbaasde zich over de vele controles terwijl er maar zelden een afwijking werd gevonden. Uit een analyse bleek toen dat als er wat gevonden werd meestal de hele batch niet goed was. Daarom besloot het bedrijf dat ze, met behulp van de nodige statistische kennis, overgingen naar steekproeven per leverancier en per artikel. De afdeling goederenontvangst kon zodoende worden gehalveerd.
• Bij een magazijn van een technische dienst diende de voorraad accuraat te zijn. Daarom werd ieder kwartaal de volledige voorraad geteld. Als bepaalde onderdelen niet op voorraad waren kon dit leiden tot stilstand van machines. Het doen van deze voorraadcontroles was elke keer een enorme klus. Tevens was het - net als bij vele andere technische dienst magazijnen - zo dat circa 80 procent van de voorraad nauwelijks bewoog. Zij besloten om alleen nog maar te tellen op de artikelen waar een mutatie/wijziging had plaatsgevonden. Dit bespaarde 75 procent van de tijd ten opzichte van eerdere voorraadcontroles.

Bij het herstellen van eerdere handelingen komt overprocessing regelmatig voor. Ik licht één voorbeeld hiervan uit.

• Een voedselproducent verzamelde orders bestaande uit meerdere artikelen altijd op europallets. Enkele klanten wilde deze goederen echter niet op europallets maar op blokpallets. Het bedrijf besloot om de goederen in dit geval bij de expeditie van de europallet over te stapelen op blokpallets. Dit patroon van werken was al jaren een vast systeem en de medewerkers waren hieraan gewend. Dit veranderde toen er  een uitzendkracht ingehuurd werd die de hele dag artikelen moest overstapelen van europallets naar blokpallets. Aan het eind van de dag liep hij naar het kantoor van de logistiek manager om aan te geven dat hij blij was met zijn baan maar dat dat hij de routine wel zinloos vond en dat het beter was om de artikelen gelijk op een blokpallet te verzamelen. Het aanpassingen van deze routine bespaarde het bedrijf zo’n 6 uur per dag.

Overprocessing kan komen door het onjuist gebruik van aanwezige informatie. Hieronder licht ik dit toe in een voorbeeld.

• In een magazijn van een chemische bestrijdingsmiddelen werden de vrijgekomen palletlocaties bijgehouden door de orderverzamelaars die in dagdienst werkte. Zij gaven de informatie door aan de verantwoordelijke voor de expeditie. De productieoperators in ploegendienst reden de zelfgeproduceerde goederen op pallets het magazijn in. De productieoperators zochten altijd naar vrije locaties om de goederen weg te zetten. Tijdens een lean sessie kwam de irritatie van het zoeken naar vrije locaties van de productieoperators naar voren. De oplossing was snel gevonden. De expeditiechef gaf de vrijgekomen palletlocaties door aan de productieoperators zodat het zoeken was teruggebracht naar nul.