Zo verklein je de kans op fouten in je magazijnoperatie

#warehousewednesday Leestijd: 7 minuten

Heb jij het door de coronacrisis een stuk minder druk dan normaal? Dan is dit misschien de juiste tijd om je magazijnoperatie te verbeteren. De afgelopen weken behandelde Arjen Lagerweij, bedrijfsadviseur magazijn bij evofenedex, al zes vormen van verspilling in het magazijn en hoe je die kunt tegengaan of voorkomen. Het zijn quick wins (makkelijke verbeteringen), waarvoor je nauwelijks een investering hoeft te doen. Deze week gaan we het hebben over Defects, oftewel het voorkomen van fouten.

Een veelgebruikt manier om te meten of je aan de klantvraag voldoet is het toepassen van OTIF. Dit betekent On Time In Full leveren. Daarbij meet je of de leveringen op tijd worden geleverd met de juiste artikelen in de juiste aantallen. Uiteindelijk zijn dit ook de onderdelen waar je voornamelijk op wordt afgerekend door je klanten.

Nu zijn er intern heel veel zaken waar je kunt falen om aan de klantvraag te kunnen voldoen, maar er zijn ook zaken die ervoor zorgen dat je organisatie niet goed functioneert. Denk hierbij aan gebrekkige communicatie, een gebrekkige forecast en dus ook adequate personeelsplanning waardoor de werkdruk oploopt of het missen van de juiste focus ontstaat en onduidelijke/onlogische verdeling van verantwoordelijkheden. In dit artikel leggen we ons niet toe op deze organisatorische zaken. Als je hier meer over wilt lezen, dan is deze whitepaper het lezen waard.

Als we het hebben over interne fouten dan beperken we ons met name op de volgende onderdelen:

Ontvangst goederen:

  • Verkeerde artikelen accepteren bij binnenkomst
  • Verkeerde aantallen artikelen accepteren
  • Kwaliteit van binnenkomende artikelen verkeerd controleren

Inruimen:

  • Artikelen wegleggen op onjuiste locatie
  • Artikelen niet wegleggen volgens FIFO (First in First out)
  • Verschillende batches van artikelen niet gescheiden op een locatie leggen
  • Aantallen die administratief weggelegd worden zijn niet gelijk aan het fysieke aantal dat is weggelegd (voorraadverschil)

Herbevoorraden (bulk –grijp):

  • Artikelen verkeerd wegleggen
  • Verkeerde aantallen wegleggen

Orderverzamelen

  • Artikelen op verkeerd type productdrager (pallet/rolcontainer) leggen
  • Niet juist stapelen (scheefstand en schade)
  • Artikelen wegleggen bij verkeerde order
  • Verkeerde artikelen pakken
  • Verkeerd aantal artikelen pakken
  • Niet het juiste label geplakt bij de order
  • Geen overzicht welke artikelen op welke productdrager geplaatst is

Verpakken

  • Verkeerde verpakking gekozen (stevigheid doos, gebruik folie en tape)
  • Verkeerd label geplakt
  • Verkeerde pakbon
  • Gewicht niet juist

Verzenden

  • Pakket/pallet bij verkeerde transporteur aangemeld
  • Verkeerde adres op de label/bon
  • Klantreferentie niet op de begeleidende bon
  • Te laat aanmelden van zendingen
  • Onjuiste douane formulieren

Algemeen

  • Schade aan artikelen
  • Te vroeg of te laat geleverd

Kortom, een enorm lange lijst aan mogelijke fouten. In veel gevallen zijn deze allemaal te herleiden naar een drie basiszaken die goed gestructureerd geregeld dienen te zijn, namelijk Tellen, Identificatie van artikelen en locaties en de juiste instructies. 

First time right

Je zult zien dat er vele mogelijke defecten zijn die tijdens het magazijnproces ontstaan. Vaak worden deze defecten opgelost door de controle pas aan het einde van de processen toe te passen. Echter, het toevoegen van een eindcontrole is het toevoegen van een extra handeling die je, indien mogelijk, moet voorkomen. Het is dan ook zaak om handelingen in één keer goed te doen. First time right is een echt leanbegrip. Controles zorgen namelijk voor een langere doorlooptijd van de orders en eventuele fouten worden achteraf hersteld. Het is daarom belangrijk om klachten van je klanten serieus te nemen. Zie een klacht als een gratis advies en onderzoek waar fouten ontstaan en pak deze aan bij de bron.

Tijd voor optimalisatie

Klik voor meer informatie en praktijkvoorbeelden

Je eigen magazijnsituatie bespreken?

Vraag een kosteloos online klankbordgesprek aan.

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen over jouw specifieke magazijnorganisatie? Vraag dan een kosteloos online klankbordgesprek aan met onze bedrijfsadviseur Arjen Lagerweij. In 30 minuten krijg je een persoonlijk advies en zet je de volgende stap om jouw magazijn te optimaliseren.

Marcel
Contact

Vragen over magazijnen?

Marcel en de andere ledenadviseurs helpen je graag verder