Magazijn optimaliseren zonder investeren #2 | Voorraad

Veel bedrijven ontvangen bij de afdeling goederenontvangst goederen die niet snel te verwerken zijn. Vaak komt dit doordat:

• Het een moeilijk te identificeren artikel is omdat;
  • een barcode ontbreekt
  • De artikelomschrijving van de leverancier niet gelijk is aan de artikelomschrijving van het bedrijf.
• De aantallen niet gelijk zijn aan wat op de inkooporder staat;
• Het aantal per verpakkingseenheid niet overeenkomt met wat is besteld;
• De artikelen verspreid liggen over meerdere pallets.

Daarnaast komen goederen meestal niet gespreid binnen waardoor het lastig is het juiste aantal medewerkers in te zetten voor de verwerking ervan. Ook worden vaak extra controles gedaan op inkomende goederen vanwege in het verleden verkeerde leveringen. Bij deze controles is het echter niet altijd duidelijk waar per artikel exact op moet worden gecontroleerd.

Wil je genoemde problemen oplossen is het verstandig hierover in gesprek te gaan met leveranciers. Ook kan het invoeren van een SSCC-label een bijdrage leveren aan optimalisatie van het logistieke proces. Een SSCC-label bevat veel meer informatie, zoals; naam ontvanger, inhoud, houdbaarheidsdatum, batchcode, houdbaarheidsdatum, aantal omverpakkingen, dan op een barcode en zorgt samen met een DESADV bericht dat goederen zeer snel zijn te verwerken zijn adres van de ontvange.

Enkele praktische voorbeelden:

In een magazijn van een groothandel in elektrisch gereedschap kwamen de binnenkomende goederen op veel verschillende dagen en dagdelen binnen. Hierdoor raakte de goederenontvangst soms overvol. Dit leidde, naast onveilige situaties, tot problemen om artikelen die eigenlijk dezelfde dag nog crossdock weg moesten, met uitgaande zendingen mee te sturen. Hierdoor ontstonden er tussenvoorraden. Om dit te voorkomen, zijn er zowel met de leverancier als met de vervoerders afspraken gemaakt over grove venster/bloktijden. De leverancier en het bedrijf zijn hier blij mee want de chauffeur wordt nu altijd snel geholpen bij het lossen en bij de afhandeling van de papieren. Daarbij kan het bedrijf gelijkmatiger werken en garanderen dat artikelen op tijd uitgeleverd worden aan de klant.

• Bij een groothandel in speelgoed waren veel backorders door productieproblemen en achterstanden. De goederen die binnenkwamen, kwamen in aantallen vaak niet overeen met hetgeen op de inkooporder stond. Soms waren het goederen van eerdere inkooporders. Het bedrijf besloot op de werkvloer te gaan controleren op de digitale toegestuurde pakbonnen van de leverancier. De medewerkers konden de binnenkomende goederen zo sneller verwerken en de inkoopmedewerkers kregen alleen de verschillen te zien tussen binnenkomst (gecorrigeerde digitale pakbon) en zoals besteld met de inkooporder. Bij 30% van de binnenkomende orders werd op deze manier de doorlooptijd met drie dagen verkort en goederen werden 20% sneller afgehandeld.

Bij het inruimen van goederen gaat veel tijd verloren aan het uitsorteren van de binnengekomen goederen. Daarnaast gaat er veel tijd verloren aan het vinden van beschikbare opslaglocaties in het magazijn. Ook is het vaak hollen of stilstaan doordat inkomende goederen niet gelijkmatig binnenkomen.

Enkele praktische voorbeelden:

• Bij een ICT groothandel kwamen veel goederen binnen op mixed pallets (meerdere goederen op een pallet). De afdeling goederenontvangst controleerde de goederen en daarna moesten de inruimmedewerkers de goederen sorteren. Dit gebeurde soms per gang of - in de meeste gevallen - werden de artikelen één voor één naar de juiste wegleglocatie gebracht. Dit kostte enorm veel tijd. Om tijd te winnen, besloot het bedrijf de goederenontvangers direct te laten uitsorteren op het gangpad. Zij hadden de goederen immers toch al vast vanwege de controle die zij uitvoerden. De inruimers konden zo batchgewijs - per gang - de goederen sneller inruimen op volgorde van inruimroute. Het kostte de goederenontvangers vijftien procent extra tijd, maar het betekende wel een besparing van veertig procent van de tijd van de inruimers. Met als direct gevolg minder voorraad op de werkvloer en snellere doorlooptijden.
• Bij een producent in verkeersregelapparatuur kwam het regelmatig voor dat goederen bij de goederenontvangst werden geblokkeerd omdat aanvullende kwaliteitsmetingen noodzakelijk waren. De geblokkeerde goederen zorgden ervoor dat een snelle afhandeling van alle goederen die in dezelfde rij stonden opgesteld onmogelijk werd. Inruimers hadden hierdoor geen constante flow aan goederen om in te ruimen. Om dit op te lossen, werd de lay-out gewijzigd en werd het proces zo aangepast dat alle pallets direct individueel bereikbaar waren. Dit zorgde ervoor dat artikelen die goedgekeurd waren, direct konden worden ingeruimd en dat de geblokkeerde pallets het inruimproces niet meer verstoorden. De doorlooptijd en de beschikbaarheid van de goederen werden hierdoor sterk verbeterd zonder dat hier extra mankracht voor nodig was op de afdeling goederenontvangst.  Daarbij was er niet eens meer ruimte nodig op de goederenontvangst om dit te realiseren.
• Bij een klein magazijn met maar enkele medewerkers en zonder Warehouse management systeem (WMS), moest elke keer als er goederen binnenkwamen, gezocht worden naar vrije plaatsen in het magazijn. Iedere dag opnieuw was dit weer een fysieke zoektocht. Het bedrijf besloot een lijst bij te houden met de plaatsen die vrij kwamen bij het orderverzamelen. Zo was er direct een lijst voor de inruimers beschikbaar waarop men kon zien waar de goederen ingeruimd konden worden. Een zeer eenvoudige oplossing die veel rijden, zoeken en daarmee dus veel tijd bespaarde.

In veel bedrijven ontstaan voorraden op de werkvloer tussen hetgeen dat al is verzameld en datgene wat nog moet worden verpakt, de zogenaamde tussenvoorraden. De belangrijkste oorzaak van tussenvoorraden bij verpakken, blijkt vaak de orderstroom die door de organisatie wordt geduwd, oftewel ‘gepushed’, zoals we dat zeggen in lean-termen. Het verzamel en verpakkingsproces zijn in deze situatie niet voldoende op elkaar afgestemd.

Om tussenvoorraden bij verpakken te voorkomen, is het belangrijk de orderstroom juist niet te duwen, maar om deze te trekken, oftewel ‘pull’. Om te weten hoe je deze orderstroom kunt trekken, is inzicht nodig in de tijd die nodig is voor bepaalde taken. Als deze tijdsduur bekend is, kun je een verzamel- en verpakkingsproces beter in balans brengen. Dit heet binnen lean ook wel ‘takten’.

Een eenvoudig voorbeeld van takten: als je vijf minuten doet over het verzamelen van een order en één minuut over het verpakken ervan, dan moet je vijf medewerkers inzetten op orderverzamelen en één medewerker op het verpakken. In de praktijk is takten vaak wat lastiger omdat de tijdsduur van orderverzamelen en verpakken per order verschillend kan zijn. Daarnaast wil je het liefst dat aan het eind van de dag de verpakkingscapaciteit omhoog gaat, zodat je de vaak strakke ophaaltijden kunt halen. Door medewerkers flexibel in te zetten op meerdere taken en door voldoende verpakkingscapaciteit (verpakkingsstraten / foliewikkel- doosvulapparatuur e.a.) te realiseren, kun je de doorlooptijd verkorten en tussenbuffers reduceren.

Een praktisch voorbeeld:

• Een webshop had aan het eind van de dag steeds te maken met problemen bij het verpakken omdat het aantal artikelen dat werd verzameld bijna niet meer te overzien was. Hierdoor slipte de verpakkingsruimte helemaal dicht. Het bedrijf ging de tijdsduur van het verzamelen en van het verpakken meten, oftewel takten, en kon daardoor beter inschatten hoeveel verpakkingsstraten er nodig waren. Ook konden ze direct bij orderontvangst uitrekenen hoeveel medewerkers er ingezet moesten worden. Later heeft het bedrijf het verpakkingsproces nog verder verfijnd door rekening te houden met de snelheid van de verpakkers want daar bleken grote verschillen in te zitten. Goederenontvangers en inruimers werden ook opgeleid om te kunnen verpakken, waardoor het bedrijf de doorlooptijd enorm kon bekorten. Het werd op deze manier gemakkelijk de tijd te halen waarop de goederen voor expeditie klaar moeten staan.